إعداد السجلات الإلكترونية
إنشاء سجلات إلكترونية، أو "لقطات" لأحداث جرت في قاعدة البيانات. تحفظ اللقطة كامل السجل بما في ذلك المعلومات المتعلقة بجداول قاعدة بيانات أخرى، لتقديم معلومات تاريخية تتعلقة بتقدم عملياتك. على سبيل المثال، تتضمن لقطة ترويسة أمر العمل جميع المعلومات على الترويسة إلى جانب النشاطات المرتبطة. كما يتيح النظام طباعة وتصدير اللقطات السريعة لصيغ خارجية مثل Adobe Acrobat Portable Document Format (.PDF).
قم بتحديد الهيئات لالتقاط لقطة من السجل عند تغيير حالة سجل مرفق مع وحدة. على سبيل المثال، إذا كانت مؤسستك تطلب سجلات إلكترونية لمراحل محددة من أمر الشراء، يمكنك تحديد لقطة سريعة لوحدة PORD. يأخذ النظام لقطة من السجل.
بالإضافة إلى إنشاء سجلات إلكترونية للمعلومات في قاعدة البيانات، يمكنك ضبط النظام لطلب التوقيع الإلكتروني لتفويض تغيير الحالة لسجلات معينة. يرفق التوقيع الإلكتروني بالوحدة، وعندما يقوم مستخدم النظام بتغيير حالة السجل استناداً إلى معايير محددة، يطلب النظام من المستخدم إدخال اسم المستخدم وكلمة المرور وسبب التوقيع (مثل المراجعة والموافقة والمسؤولية، إلخ.).