تعريف المستندات
لتحديد المستندات، قم بتعيين رمز لها، وحدد معلومات مراجعة المسار وحدد موقع المستند.
ملاحظة
عند إعداد ملفات مستند إلكترونية، استشر مسؤول النظام لديك قبل تحديد المستندات لتحديد فيما إذا تم إعداد الأدلة بشكل مسبق.
- قم بتحديد الإدارة > إعداد > مستندات.
- انقر فوق سجل جديد.
-
حدد المعلومات التالية:
- المؤسسة
- حدد المؤسسة التي يخصها المستند إذا كنت تستخدم أمن متعدد المؤسسات.
- المستند
- حدد رمزًا فريدًا يحدد المستند، ثم حدد وصفًا للمستند في الحقل المجاور.
- رقم المراجعة
- حدد رقم مراجعة المستند، على سبيل المثال، إذا قمت بتحديث المستند منذ إدخاله في النظام، فأدخل الرقم 1.
- الرمز الأصلي
- حدد الرمز الأصلي للمستند.
- موقع الملف
- حدد مكان الملف.
- نوع الملف
- حدد نوع الملف، مثل مستند word (DOC)، جدول بيانات (XLS)، وغير ذلك.
- نوع مستند IDM
- حدد نوع المستند إذا كنت تقوم بتحميله من نظام إدارة المستندات لدى Infor.
- تاريخ السريان
- حدد تاريخ إتاحة المستند في النظام لمستخدمي هذه المؤسسة.
- تاريخ انتهاء الصلاحية
- حدد تاريخ توقف إتاحة المستند لمستخدمي النظام.
- العنوان
- حدد عنوان المستند.
- التصنيف
- حدد فئة المستند.
- تاريخ المراجعة
- حدد تاريخ آخر مراجعة للمستند.
- الصفحات
- حدد عدد صفحات المستند.
- مسار الملف
- حدد مسار ملف المستند، مثل عنوان URL (www.infor.net)، واسم الملف (infor.doc)، وما إلى ذلك.
- اختياريًا، حدد مربع الاختيار خارج الخدمة لمنع عرض المستند في عمليات البحث التي تُجرى عبر النظام.
-
انقر فوق حفظ السجل.
ملاحظة
انقر فوق حمل المستند لتحميل سجل المستند الحالي على الخادم. يجب أن يكون سجل المستند موجود مسبقاً ولا يمكن أن يكون له تغييرات غير محفوظة لتحميله من نموذج مستندات. بعد تحميل أي مستند، يتم تلقائيًا ملء خانة نوع الملف بـ المستند المُحمل ومسار الملف باسم الملف.