أرشفة السجلات

أرشفة أوامر العمل و أوامر الشراء وحركات المخزون والسجلات الإلكترونية وسجلات متابعة التدقيق.

ملاحظة

أثناء عملية الأرشيف، تتم إزالة العناصر المؤرشفة من طريقة العرض العادية. تتم إضافة البنود إلى جداول أرشفة منفصلة.

لن تكون البنود المؤرشفة متاحة للتقارير أو الموازنات.

  1. قم بتحديد الإدارة > إعداد > سجلات الأرشفة.
  2. انقر فوق سجل جديد.
  3. حدد المعلومات التالية:
    أرشف من خلال
    حدد تاريخ نهاية الأرشفة.
  4. اختياريًا، حدد مربع اختيار العمل لأرشفة أوامر العمل حيث حالة النظام=C وتاريخ الإكمال <=أرشف من خلال، ثم حدد نوع أمر العمل لإجراء المزيد من الفلترة لأوامر العمل المتاحة للأرشفة.

    تتم أرشفة التالي المتعلق بأمر العمل ونشاطات أمر العمل:

    البنود المؤرشفة
    المؤهلات
    الجداول
    رسوم اضافية
    قوائم المواد مع الحدث
    بطاقات الاختيار لأمر العمل
    الساعات المحجوزة
    عروض السعر مع الخدمات لأمر العمل
    اوامر الشراء مع المواد المباشرة لنشاطات أمر العمل
    قطع التصليح
    التكاليف المحسوبة لأمر العمل
    التكاليف
    الأدوات (معايرة)
    المقاييس (معايرة)
    الأنظمة (مقياس الصيانة وإصلاح المعدات)
    نقاط الاختبار (معايرة)
    جوانب (فحص)
    نقاط (فحص)
    مراجع خطية
    تفاصيل الحساب
    الفواتير المتطابقة لأوامر الشراء
    الطلبات مع أمر العمل على الترويسة
    عروض الأسعار التي تشير إلى الطلب
    إيصالات المواد المباشرة لنشاطات أمر العمل
    إيصالات على الرصيف للمواد المباشرة لنشاطات أمر العمل
    إصدارات/مردودات نشاطات أمر العمل
    تقييم المزود لنشاطات أمر العمل
    مطالبات الكفالة لنشاطات أمر العمل
    حجوزات نشاطات أمر العمل
    الادوات المطلوبة لنشاطات أمر العمل
    الاستخدام الكلي لنشاطات أمر العمل
    عقود عميل لأمر العمل
    فواتير العميل مع الأسطر لأمر العمل
    دفعات ثابتة لعقد العميل
    الإيفادات لنشاطات أمر العمل القائمة
    ملاحظة

    تتم أرشفة السجلات التي بالحالة تمت الموافقة أو مكتمل فقط.

  5. حدد مربع اختيار الشراء لأرشفة معاملات الشراء.
    تتم أرشفة التالي فيما يتعلق بالفواتير المؤرشفة:
    البنود المؤرشفة
    الفواتير بحالة متطابق أو ملغى
    البنود
    رسوم وخصومات إضافية
    رسوم إضافية لتبويب التكاليف
    مخصصات الفاتورة
    تفاصيل الحساب

    تتم أرشفة التالي فيما يتعلق بأوامر الشراء المؤرشفة:

    البنود المؤرشفة
    عبارات ترتيب-ترويسات أوامر الشراء، الأسطر، الرسوم الإضافية، المراجعات
    أوامر مفتوحة
    الساعات المسجلة
    ايصالات على الرصيف
    كشوفات التعبئة
    فواتير
    تعقب الأمر
    تقييم المزود

    تتم أرشفة التالي فيما يتعلق بالطلبات المؤرشفة:

    البنود المؤرشفة
    ترويسات الطلبات مع الحالة تمت الموافقة أو ملغى
    البنود
    أوامر العمل
    قطع تصليح أمر العمل تشير إلى سطر الطلب/الطلب
    مطالبات الكفالة تشير إلى سطر الطلب/الطلب
    الحركات

    تتم أرشفة التالي فيما يتعلق بعروض الأسعار المؤرشفة:

    البند المؤرشف
    ترويسات وأسطر عرض السعر
  6. حدد مربع اختيار معاملات المخزون لأرشفة معاملات المخزون مع وضع الحالة تمت الموافقة أو تم الإلغاء.

    تتم أرشفة التالي فيما يتعلق بمعاملات الأسهم المؤرشفة:

    البنود المؤرشفة
    صادرات/مرتجعات
    تصحيح السعر
    تغيير نوع السعر اليدوي
    إرجاع للتصليح
    جرد المخزون مع الحالة تمت الموافقة أو ملغى
  7. حدد مربع اختيار سجل المراجعة لأرشفة سجل المراجعة، تاريخ السجلات التي تغيرت.
  8. حدد مربع الاختيار سجلات إلكترونية لأرشفة السجلات الإلكترونية.

    تتم أرشفة الجداول المشتركة التالية المتعلقة بأوامر العمل المؤرشفة، حركت أمر العمل، حركات الشراء، وحركات المخزون.

    البنود المؤرشفة
    الأوصاف
    سجلات سجل المراجعة
    التواقيع الإلكترونية
    عناوين الحدث
    مستندات
    التعليقات
    حقول مخصصة
    قطع مرتبطة
    التصاريح
    تفاصيل الحساب
    ملاحظة

    حدد قيمة من 0 إلى 23 لمعلّمة التثبيت ARCHTIME لجدولة وقت لعملية الأرشفة لتعمل بين 12:00 ص و11:00 م. لتحديد 12:00 ص مثلاً حدد 0 ولتحديد 11:00 م، حدد 23.

    عيّن ARCHTIME على لا شيء لتجعل عملية الأرشيف تعمل بمجرد النقر على البدء.

  9. انقر على البدء لبدء عملية الأرشفة.
  10. تم حفظ سجل الأرشيف.
    ملاحظة

    انقر على حالة لعرض عدد السجلات المؤرشفة.

    انقر على إيقاف لإيقاف عملية الأرشفة. سيعمل هذا على إيقاف العملية ولكن لن يلغيها. ستنتهي أرشفة السجل الحالي قبل التوقف. لن يتم استرجاع المعاملات المؤرشفة بالفعل.