فهم مصطلحات إدارة الأسطول

نوع محدد من الأصول مستخدم في وحدة إدارة الأسطول

مثال: لتصنيف فان في أسطول على أنها مركبة في النظام، اختر مركبة على نموذج أصول.

مجمع المركبات عبارة عن تجمع للمركبات سواء المؤجرة للموظفين على المدى القصير (مركبات المجمع/المؤجرة) أو التي يتم تقديمها كوسيلة نقل دائمة للموظفين (مركبات التعيين).

مثال: تدير وحدة إدارة الأسطول كامل مجمع المركبات للشركة أو المؤسسة، إلخ.

تعمل على تتبع المركبات الصادرة والمعادة لأسطول المركبات من مجمع المركبات

مثال: انشاء بطاقة مركبة لمتابعة مركبة محددة. تعمل البطاقة على متابعة اصدار وارجاع المركبات من قبل الموظفين، وغيرها من خصائص المركبات مثل المسافة المقطوعة وموقع الاصطفاف ومستويات الوقود.

تتغير حالة بطاقة المركبات عند تغيير وضع البطاقة خلال العمر التشغيلي لها. تصف هذه القائمة رموز الحالة.

تم إصداره

تشير إلى أن المركبة مصدرة حالياً لموظف، ولم تعد من الأصول المتاحة في مجمع المركبات.

تم إرجاعه

تشير إلى أنه قد تم ارجاع المركبة من الموظف وتمت إعادتها إلى مجمع المركبات.

مكتمل

تشير إلى أن البطاقة كاملة وجاهزة لإصدار الفاتورة. البطاقة متاحة حالياً للإصدار.

هناك ثلاث أنواع للمركبات في مجمع المركبات. تصف هذه القائمة أنواع المركبات.

تجمع

نوع المركبة الذي يمثل وسيلة النقل المؤقتة للموظفين. إذا احتاج الموظف إلى سيارة من المجمع ليوم لمهمة معينة، يتم اصدار مركبة تجمع له من مجمع المركبات.

الدائن

نوع المركبة الذي يمثل وسيلة النقل المؤقتة للموظفين، خاصة عندما تكون مركبات المهمة غير متاحة. عندما تكون مركبات مركبة الصيانة بحاجة لصيانة، يتم اصدار المركبات المعارة من مجمع المركبات إلى أن يتم اصلاح مركبة المهمة.

تخصيص

نوع من المركبات مخصص للموظفين على المدى الطويل. تكون مركبات المهمة عادةً مركبات الشركة المصدرة للموظفين لأسابيع أو أشهر أو سنوات.

يضيف رسوم إضافية على بطاقات المركبات لأسباب استثنائية تحدث للمركبات. يتم ربط رموز الاستثناءات مع بطاقات المركبة على صفحة استثناءات من نموذج بطاقة مركبة.

مثال: قم بربط رمز استثناء يفرض رسوم على العملاء بمبالغ متدنية بدل الوقود في المركبات المعادة ذات بطاقة المركبات.

يضيف ارصدة مدينة ودائنة على الفواتير السابقة. يتم عكس التعديلات على فاتورة الأسطول اللاحقة. لتصحيح الفاتورة التي تم اصدارها إلى رمز تكلفة جديد، ادخل رمز تكلفة جديد. يمكن إضافة التعديلات على مركبات التجمع والمهمة والمعارة.

مثال: في حال تم رسوم زيادة على العميل للمسافة المقطوعة خلال فترة الفواتير السابقة، ثم قم بتقديم مبلغ لتعويض عميل الاسطول على فاتورة الأسطول التالية.

يتم اصدار فواتير الأسطول بواسطة عملية اصدار الفواتير وتتوافق مع كل جدول فواتير محددة. تحدد دورية اصدار الفواتير بحسب فترة الفواتير (جدول الفواتير). يستطيع عملاء الأسطول عرض فواتير الأسطول.

مثال: يعرض فاتورة لعميل محدد لفترة فاتورة محددة.

جداول الفاتورة التي تحدد عملية الفاتورة. في نهاية جدول الفوترة، قم بإصدار فواتير العميل التي تتوافق مع تاريخ انتهاء الفترةلجدول الفوترة.

مثال: اختر الفوترة بشكل أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي، الخ.

يحديد الرموز العادية التي يتم اصدار فواتير العملاء لها لفئات فاتورة أسطول متعددة. رموز الفاتورة ورموز القيمة المضافة معاً، عند ربطها مع عملاء أسطول محددين، حدد إجمالي أسعار فئات فواتير الأسطول.

مثال: يقوم بانشاء رمز الفاتورة لرسوم الاستخدام، ومن ثم قم بربط السعر المرتبط مع رمز الفاتورة. يتم عادة اصدار فواتير لعملاء الأسطول بمبلغ رسوم الاستخدام.

يستخدم لفرض رسوم إضافية أكثر من الرسوم العادية (رموز الفواتير). رموز الفاتورة ورموز القيمة المضافة معاً، عند ربطها مع عملاء أسطول محددين، حدد إجمالي أسعار فئات فواتير الأسطول.

مثال: يقوم بانشاء رمز قيمة مضافة لرسوم الاستخدام، ومن ثم قم بربط السعر المرتبط مع رمز القيمة المضافة. عندما تكون رسوم القيمة المضافة مطلوبة، يتم اصدار فواتير لعملاء الأسطول بمبلغ رسوم الاستخدام.

مجموعة تستخدم ويتم اصدار فواتير لها لمركبات الأسطول.

مثال: قم بإنشاء عميل أسطول موافق لقسم معين ضمن شركة، على سبيل المثال، تقوم شركة معينة بإعداد أقسام المياه والصرف الصحي كعميل أسطول واحد والحدائق العامة وقسم الترفيه لعميل أسطول آخر ضمن وحدة إدارة أسطولها.