Dokumente definieren

Zum Definieren von Dokumenten können Sie Dokumenten einen Code zuordnen, Verfolgungsrevisionsinformationen angeben und den Speicherort von Dokumenten festlegen.

Hinweis

Wenn Sie elektronische Dokumentdateien einrichten, wenden Sie sich vor der Definition von Dokumenten an Ihren Systemadministrator zwecks Klärung, ob bereits entsprechende Verzeichnisse eingerichtet wurden.

  1. Wählen Sie Administration > Einrichtung > Dokumente aus.
  2. Klicken Sie auf Neuer Datensatz.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen an:
    Organisation
    Geben Sie bei Verwendung von organisationsübergreifender Sicherheit die Organisation an, zu der das Dokument gehört.
    Dokument
    Geben Sie einen eindeutigen Code zur Identifizierung des Dokuments und dann in das nebenstehende Feld eine Beschreibung des Dokuments an.
    Revisionsnummer
    Geben Sie die Revisionsnummer des Dokuments ein. Geben Sie z. B. "1" ein, wenn Sie das Dokument seit der Eingabe in das System aktualisiert haben.
    Ursprungscode
    Geben Sie den Ursprungscode des Dokuments ein.
    Dateiablage
    Geben Sie den Speicherort der Datei an.
    Dateityp
    Geben Sie den Typ der Datei ein, z. B. Word-Dokument (.DOC), Arbeitsblatt (.XLS) usw.
    IDM - Dokumenttyp
    Geben Sie den Dokumenttyp an, wenn Sie das Dokument vom Infor Document Management-System hochladen.
    Stichtag
    Geben Sie das Datum an, zu dem das Dokument im System für Benutzer der Organisation zur Verfügung stehen soll.
    Ablaufdatum
    Geben Sie das Datum an, zu dem das Dokument im System für Benutzer nicht mehr verfügbar sein soll.
    Titel
    Geben Sie den Titel des Dokuments an.
    Klasse
    Geben Sie die Klasse des Dokuments an.
    Revisionsdatum
    Geben Sie das Datum der letzten Überarbeitung des Dokuments an.
    Seiten
    Geben Sie die Anzahl der Seiten in dem Dokument ein.
    Dateipfad
    Geben Sie den Dateipfad des Dokuments ein, d. h. URL (www.infor.net), Dateiname (infor.doc) usw.
  4. Wenn das Dokument nicht bei Suchen im System angezeigt werden soll, markieren Sie ggf. das Kontrollkästchen Außer Betrieb/Nicht benutzt.
  5. Klicken Sie auf Datensatz speichern.
    Hinweis

    Klicken Sie auf Dokument hochladen, um einen vorhandenen Dokumentdatensatz zum Server hochzuladen. Zum Hochladen in das Formular Dokumente muss ein Dokumentdatensatz bereits vorhanden sein und darf keine ungespeicherten Änderungen enthalten. Nach dem Hochladen eines Dokuments wird automatisch in Dateityp Hochgeladenes Dokument und in Dateipfad der Dateinamen eingetragen.