Datensätze archivieren

Sie können Arbeitsaufträge, Bestellungen, Lagerbestandstransaktionen, elektronische Datensätze und Belegsystemdatensätze archivieren.

Hinweis

Während des Archivierungsprozesses werden die archivierten Elemente aus der normalen Ansicht entfernt. Die Elemente werden separaten Archivtabellen hinzugefügt.

Archivierte Elemente stehen nicht mehr für Berichte oder Budgets zur Verfügung.

  1. Wählen Sie Administration > Einrichtung > Datensätze archivieren aus.
  2. Klicken Sie auf Neuer Datensatz.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen an:
    Archivieren bis
    Geben Sie das Datum ein, bis zu dem archiviert werden soll.
  4. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Arbeit, um Arbeitsaufträge zu archivieren, wobei gilt: Systemstatus = C und Abschlussdatum <= Archivieren bis. Geben Sie dann den Arbeitsauftragstyp an, um die zur Archivierung verfügbaren Arbeitsaufträge weiter zu filtern.

    Folgendes wird in Verbindung zu Arbeitsaufträgen und Arbeitsauftragstätigkeiten archiviert:

    Archivierte Elemente
    Qualifikationen
    Zeitpläne
    Kostenzuschlag
    Materiallisten mit Ereignis
    Entnahmenscheine für den Arbeitsauftrag
    Erfasste Stunden
    Angebote mit Fremdleistungen für den Arbeitsauftrag
    Bestellungen mit Direktmaterialien für Arbeitsauftrags-Aktivitäten
    Reparaturteile
    Berechnete Kosten für den Arbeitsauftrag
    Kosten
    Instrumente (Kalibrierung)
    Standards (Kalibrierung)
    Systeme (EMRS)
    Messpunkte (Kalibrierung)
    Aspekte (Inspektion)
    Punkte (Inspektion)
    Lineare Referenzen
    Kontodetails
    Abgeglichene Rechnungen für Bestellungen
    Anforderungen mit Arbeitsauftrag in der Kopfzeile
    Angebote mit Verweis auf die Anforderung
    Eingänge von Direktmaterialien für Arbeitsauftrags-Aktivitäten
    Dock-Eingänge von Direktmaterialien für Arbeitsauftrags-Aktivitäten
    Ausgaben/Rückgaben für Arbeitsauftragstätigkeiten
    Lieferantenbewertungen für Arbeitsauftragstätigkeiten
    Garantieansprüche für Arbeitsauftragstätigkeiten
    Reservierungen für Arbeitsauftragstätigkeiten
    Angeforderte Werkzeuge für Arbeitsauftragstätigkeiten
    Werkzeugnutzung für Arbeitsauftragstätigkeiten
    Kundenverträge für den Arbeitsauftrag
    Kundenrechnungen mit Zeilen für den Arbeitsauftrag
    Feste Zahlungen für den Kundenvertrag
    Kleinaufträge für Dauerarbeitsauftragstätigkeiten
    Hinweis

    Nur Datensätze mit dem Status Genehmigt oder Abgeschlossen werden archiviert.

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Einkauf", um Einkaufstransaktionen zu archivieren.
    Das System archiviert Folgendes in Verbindung mit archivierten Rechnungen:
    Archivierte Elemente
    Rechnungen mit dem Status "Abgeglichen" oder "Storniert"
    Zeilen
    Kostenzuschläge und Rabatte
    Kostenzuschläge für die Registerkarte "Kosten"
    Rechnungszuordnungen
    Kontodetails

    Das System archiviert Folgendes in Verbindung mit archivierten Bestellungen:

    Archivierte Elemente
    Bestellungskopfzeilen/Bestellklauseln, Zeilen, Kostenzuschläge, Revisionen
    Pauschalbestellungen
    Gebuchte Stunden
    Dock-Eingänge
    Packzettel
    Rechnungen
    Auftragsverfolgung
    Lieferantenbewertung

    Das System archiviert Folgendes in Verbindung mit archivierten Anforderungen:

    Archivierte Elemente
    Anforderungskopfzeilen mit dem Status "Genehmigt" oder "Storniert"
    Zeilen
    Arbeitsaufträge
    Reparaturteile für Arbeitsaufträge mit Bezugnahme auf die Anforderungs-/Anforderungszeile
    Garantieansprüche mit Bezugnahme auf die Anforderungs-/Anforderungszeile
    Transaktionen

    Das System archiviert Folgendes in Verbindung mit archivierten Angeboten:

    Archiviertes Element
    Angebotskopfzeilen und Zeilen
  6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Lagerbestandstransaktionen, um Lagerbestandstransaktionen mit dem Status Genehmigt oder Storniert zu archivieren.

    Das System archiviert Folgendes in Verbindung mit Lagerbestandstransaktionen:

    Archivierte Elemente
    Ausgaben/Rückgaben
    Preiskorrektur
    Manuelle Preisartänderung
    Rückgabe zur Reparatur
    Inventur mit dem Status "Genehmigt" oder "Storniert"
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Belegsystem, um das Belegsystem (Historie der geänderten Datensätze) zu archivieren.
  8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elektronische Datensätze, um elektronische Datensätze zu archivieren.

    Die folgenden gemeinsam genutzten Tabellen werden in Bezug auf archivierte Arbeitsaufträge, Arbeitsauftragstransaktionen, Einkaufstransaktionen und Lagerbestandstransaktionen archiviert.

    Archivierte Elemente
    Beschreibungen
    Belegsystemdatensätze
    Elektronische Signaturen
    Ereignisadressen
    Dokumente
    Bemerkungen
    Kundenspezifische Felder
    Zugehörige Teile
    Genehmigungen
    Kontodetails
    Hinweis

    Wählen Sie für den Installationsparameter ARCHTIME einen Wert zwischen 0 und 23 aus, um für die Ausführung des Archivierungsprozesses einen Zeitpunkt zwischen 00:00 Uhr und 23:00 Uhr einzuplanen, z. B. wählen Sie für 00:00 Uhr "0" und für 23:00 Uhr "23" aus.

    Stellen Sie ARCHTIME ARCHTIME auf einen Nullwert ein, damit der Archivierungsprozess sofort beim Klicken auf Start ausgeführt wird.

  9. Klicken Sie auf Start, um den Archivierungsprozess zu starten.
  10. Der Archivdatensatz wird gespeichert.
    Hinweis

    Klicken Sie auf Status, um die Anzahl der archivierten Datensätze anzuzeigen.

    Klicken Sie auf Stoppen, um den Archivierungsprozess anzuhalten. Dadurch wird der Prozess gestoppt, jedoch nicht abgebrochen. Die Archivierung des aktuellen Datensatzes wird beendet, bevor der Prozess gestoppt wird. Bereits archivierte Transaktionen werden nicht zurückgenommen.

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