Configuración de registros electrónicos
Cree registros electrónicos, o instantáneas, de los eventos que se producen en la base de datos. Una instantánea conserva todo el registro, lo que incluye la información relacionada con otras tablas de la base de datos, para proporcionar información histórica relacionada con el progreso de su operación. Por ejemplo, una instantánea del encabezado de una orden de trabajo incluirá toda la información del encabezado además de las actividades asociadas. El sistema también proporciona la capacidad de imprimir y exportar instantáneas a formatos externos como por ejemplo un formato de documento portátil de Adobe Acrobat (.PDF).
Defina las entidades para tomar una instantánea del registro cuando cambie el estado del registro adjunto a la entidad. Por ejemplo, si su organización exige registros electrónicos de las etapas específicas de una orden de compra, puede definir la instantánea para la entidad PORD. El sistema toma una instantánea del registro.
Además de crear registros electrónicos de la información en la base de datos, puede configurar el sistema para que exija una firma electrónica para autorizar cambios de estado en registros específicos. La firma electrónica se adjunta a una entidad y cuando un usuario del sistema cambia el estado de un registro basándose en un criterio específico, el sistema le pide al usuario un ID, una contraseña y un motivo para la firma (como revisión, aprobación, responsabilidad, etc.).