Definición de documentos
Para definir documentos, asigne un código a los documentos, especifique la información de revisión de seguimiento e identifique la ubicación del documento.
Nota
Cuando configure los archivos de documento electrónico, consulte a su administrador del sistema antes de definir los documentos para determinar si los directorios ya han sido configurados.
- Seleccione Administración > Configuración > Documentos.
- Haga clic en Nuevo registro.
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Especifique esta información:
- Organización
- Especifique la organización a la que pertenece el documento si utiliza una seguridad de organización múltiple.
- Documento
- Especifique un código único que identifique el documento y, a continuación, una descripción del documento en el campo adyacente.
- Número de revisión
- Especifique el número de revisión del documento, por ejemplo, si ha actualizado el documento desde su introducción en el sistema, escriba 1.
- Código original
- Especifique el código original del documento.
- Ubicación del archivo
- Especifique la ubicación del archivo.
- Tipo de archivo
- Especifique el tipo de archivo, como documento de texto (.DOC), hoja de cálculo (.XLS), etc.
- Tipo de documento de IDM
- Especifique el tipo de documento si lo carga desde el sistema Infor Document Management.
- Fecha de entrada en vigor
- Especifique la fecha en la que el documento estará disponible en el sistema para los usuarios de esta organización.
- Fecha de vencimiento
- Especifique la fecha en la que el documento dejará de estar disponible para los usuarios del sistema.
- Título
- Especifique el título del documento.
- Clase
- Especifique la clase del documento.
- Fecha de la revisión
- Indique la fecha de la última revisión del documento.
- Páginas
- Especifique la cantidad de páginas que tiene el documento.
- Ruta del archivo
- Especifique la ruta del archivo del documento, como la dirección URL (www.infor.net), el nombre del archivo (infor.doc), etc.
- O bien, seleccione la casilla de verificación Fuera de servicio para evitar que el documento aparezca en resultados de búsquedas en el sistema.
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Haga clic en Guardar registro.
Nota
Haga clic en Cargar documento para cargar un registro de documento existente en el servidor. Debe existir un registro de documento previamente y no puede tener cambios sin guardar para cargarlo desde el formulario Documentos. Después de cargar un documento, el sistema completa automáticamente el Tipo de archivo con Documento cargado y la Ruta del archivo con el nombre del archivo.