Asociación de documentos con registros

Asocie los documentos existentes con los registros mediante la ficha Documentos en cualquier registro en el sistema. Adjunte documentos a órdenes de trabajo, equipos, solicitudes del cliente, piezas, planes de tareas, órdenes de trabajo estándares, registros de centro de llamadas y la mayoría de registros del sistema. Por ejemplo, un técnico que crea un registro de equipo puede adjuntar esquemas, planos o documentos de garantía al registro de equipo.

Como opción, al asociar documentos a órdenes de trabajo o registros de órdenes de compra, especifique si el documento se copia o imprime con las órdenes de trabajo. También puede asociar documentos a trabajos de planes de tareas en las fichas Trabajos y Documentos del formulario Planes de tareas.

Para copiar e imprimir las opciones que aparecen en la ventana emergente Documentos, cambie dinámicamente dependiendo del registro al que está vinculando un documento. Los documentos pueden ser de cualquier tipo de archivo. Los documentos que se asocian ya se deben haber creado mediante el formulario Documentos.

Nota

Sólo puede imprimir los documentos adjuntos que sean archivos de formato de documento portátil Adobe Acrobat Portable Document Format (PDF) para órdenes de trabajo.

Desde cualquier formulario, haga clic en la ficha Documentos.
Haga clic en Añadir documento.
Especifique esta información:
Documento

Especifique el documento que desee a asociar.

Elija una o más de las siguientes opciones, según sea necesario:
- Imprimir con la orden de trabajo/Imprimir con la orden de compra
  
  Seleccione esta opción para habilitar la opción para imprimir los documentos adjuntos al imprimir la orden de trabajo o la orden de compra. Si se selecciona esta opción, se imprimen los archivos .PDF adjuntos a la orden de compra o a la orden de trabajo.
  Imprimir con la orden de trabajo sólo se muestra para los documentos adjuntos asociados con los activos, sistemas, posiciones, categorías, perfiles, órdenes de trabajo y programaciones de mantenimiento preventivo. Imprimir con la orden de compra sólo se muestra para los documentos asociados con piezas u órdenes de compra.
- Copiar en la orden de trabajo/Copiar en la orden de compra:
  
  Seleccione esta opción para habilitar la opción para copiar todos los documentos adjuntos asociados con una pieza en una línea de orden de compra para la orden de compra o para copiar todos los documentos adjuntos asociados con una pieza de equipo en una orden de trabajo a la orden de trabajo. Si se selecciona, se copian los documentos adjuntos de la pieza, el equipo, el MP o la orden de trabajo estándar en la orden de compra o en la nueva orden de trabajo.
  Copiar en la orden de trabajo sólo se muestra para los documentos adjuntos asociados con las entidades de OBJ, STWO o PPM. Copiar en la orden de compra sólo se muestra para los documentos adjuntos asociados con la entidad de PART.
  Nota
  Solo puede seleccionar copiar un documento adjunto en una orden de compra o una orden de trabajo cuando se crea originalmente la orden de compra o la orden de trabajo. Después de guardar una orden de compra o una orden de trabajo en la base de datos, el modificar la configuración de copiado para los documentos adjuntos para una pieza, equipo, MP u orden de trabajo estándar no transferirá y ni afectará ninguna de las órdenes de compra u órdenes de trabajo. Todos los cambios efectuados a las configuraciones de copiado para los documentos adjuntos después de guardarlos inicialmente en la base de datos sólo afectará las órdenes de compra o las órdenes de trabajo para la pieza, equipo, MP u orden de trabajo estándar al generar una orden de compra u orden de trabajo nuevas para la pieza modificada, equipo, MP u orden de trabajo estándar.
  
  Elija una de las siguientes opciones:
  - Copiar vínculo
    
    Seleccione esta opción para copiar el vínculo en el documento.
  - Copiar documento
    
    Seleccione esta opción para copiar el vínculo en la orden de trabajo.
- Imprimir con informe
  
  Seleccione esta opción para habilitar la opción para imprimir los documentos adjuntos al imprimir los informes. Si se selecciona esta opción, se imprimen los documentos en formato .PDF adjuntos del informe.
  Imprimir con informe no se muestra para los documentos adjuntos asociados con los activos, sistemas, posiciones, órdenes de trabajo, piezas, órdenes de compra o solicitudes del cliente.
  Nota
  Aunque la casilla de verificación Imprimir con informe está disponible en todas las entidades, sólo algunos informes admiten la opción Imprimir archivos adjuntos.
Como opción, para ver un documento antes de guardar el registro, haga clic en Ver documento.
Haga clic en Guardar.