Creación de solicitudes de compra

Cree las solicitudes de compra en el formulario Solicitud de compra para solicitar los materiales o los servicios desde distribuidores externos. Una solicitud de compra consta de un encabezado de solicitud de compra y de líneas de solicitud de compra. Puede crear una solicitud de compra para los artículos en stock, los materiales directos o los servicios. Los artículos en stock son materiales que se almacenan en el almacén y se hace un seguimiento para el inventario. Los materiales directos son los artículos que solicita específicamente para las órdenes de compra.

El ciclo de vida de una solicitud de compra es controlado por el estado de la solicitud de compra. Al crear una solicitud de compra, el sistema asigna Incompleto como el estado de la solicitud de compra. Después de añadir todos los artículos de línea necesarios, puede actualizar el estado de la solicitud de compra según sea necesario a partir de sus privilegios de autorización de cambio de estado. Las autorizaciones de cambio de estado están configuradas en el formulario Autorizaciones de estado.

También puede actualizar otra información en la solicitud de compra en el momento de actualizar el estado de la solicitud de compra. Sin embargo, el sistema habilita o protege los campos disponibles para actualización según se hayan añadido líneas a la solicitud de compra o no, así como también el estado desde el cual está actualizando.

Además de tener la autorización de cambio de estado apropiada para cambiar el estado de una solicitud de compra, el usuario también debe tener suficientes límites monetarios de aprobación para las solicitudes de compra en el formulario Usuario para aprobar una solicitud de compra. El parámetro de instalación LIMITLEV determina si el sistema valida las autorizaciones de límite de aprobación de solicitud de compra en el nivel de encabezado o en el nivel de línea, y si el valor total de la solicitud de compra excede la aprobación de solicitud de compra del usuario ya sea en el nivel de encabezado o en el de línea, por lo que el usuario no puede aprobar la solicitud de compra.

El sistema configura automáticamente la divisa del encabezado de la solicitud de compra y las líneas según la divisa de la organización para la cual se crea la solicitud de compra. Puede modificar la divisa de una línea de solicitud de compra para permitirse pedir materiales específicos en una divisa distinta de la que usa la organización del encabezado de la solicitud de compra, siempre y cuando se haya definido un tipo de cambio válido para la divisa a la que cambia la línea de solicitud de compra.

Una vez que la solicitud de compra se ha revisado y actualizado según sea necesario, cambie el estado a Listo para imprimir e imprima la solicitud de compra si lo necesita. Luego, cambie el estado a Aprobado/activo para hacer que la solicitud de compra quede disponible para la compra. Después de que la solicitud de compra se apruebe, puede añadirla a una orden de compra para enviarla a un suministrador.