Comprensión de la generación automática de órdenes de compra

Los usuarios configurados como compradores con la autorización adecuada pueden generar órdenes de compra automáticamente con los estados de Incompleto, Listo para imprimir o Aprobado (o códigos de usuario equivalentes) de solicitudes de compra existentes en el formulario Generación de OC.

Para otorgar a los usuarios la autorización para generar o aprobar órdenes de compra desde solicitudes de compra existentes, se deben crear las autorizaciones de cambio de estado adecuadas para la creación, para la entidad PORD, en el formulario Autorización de estado. También puede crear códigos de usuario equivalentes para los estados Incompleto, Listo para impresión o Aprobado a asignar a las órdenes de compra generadas.

También debe tener límites de aprobación monetaria suficientes para el nivel de línea o encabezado de orden de compra para Orden de compra o para Aprobación de OC en el formulario Usuarios para generar o aprobar la orden de compra.

El parámetro de instalación LIMITLEV determina si los límites de aprobación están configurados en el nivel de encabezado o de línea. El administrador del sistema puede configurar LIMITLEV para Orden de compra o Aprobación de OC ya sea en el nivel de encabezado o en el nivel de línea en el formulario Códigos de instalación.

Si intenta crear una orden de compra que exceda sus límites de aprobación monetaria para el nivel de línea o encabezado de orden de compra, el sistema no generará la orden de compra.

Además, si el parámetro de instalación ASSETASS está configurado en P y cualquiera de las líneas de solicitud de compra aprobadas incluyen Por activo que no estén asociados con objetos, debe crear un activo para cada pieza con seguimiento Por activo.

Al generar órdenes de compra automáticas, el sistema puede generar más de una orden de compra. Según los criterios de búsqueda que especifique en el formulario Generar OC, el sistema puede devolver líneas de solicitud de compra con múltiples combinaciones de almacén o suministrador. Cuando selecciona Crear OC, el sistema genera una orden de compra distinta para cada combinación de almacén/suministrador individual. La siguiente tabla ilustra este concepto.

Número de solicitud de compra	Línea	Almacén	Suministrador	OC a crear
10000	1	Almacén 1	Suministrador 1	10000
10000	2	Almacén 1	Suministrador 1	10000
10001	1	Almacén 2	Suministrador 1	10001
10002	1	Almacén 1	Suministrador 2	10002
10002	2	Almacén 2	Suministrador 2	10003

Si la línea de solicitud de compra contiene un repuesto reparable para reparar externamente y no existen detalles de reparación asignados para la pieza ya sea por medio del proceso de asignación automática o la pantalla emergente Detalles de reparación, el sistema procesa las líneas de reparación externas de la siguiente forma:

• Si Estado de OC es Incompleto en Opciones de orden de compra, el sistema añade la pieza de reparación externa a una orden de compra nueva o existente.
• Si el estado de la orden de compra es Listo para impresión, el sistema añade la pieza de reparación externa a una nueva orden de compra
• Si el estado de la orden de compra es Aprobado, el sistema no añade la pieza de reparación externa ni a una orden de compra nueva ni existente, ya que las órdenes de compra no pueden estar Aprobadas sin detalles de reparación.

Si la pieza de reparación externa tiene asignados los detalles de reparación, el sistema añade la línea de pieza de reparación externa a una orden de compra nueva o existente al generar las órdenes de compra. Cuando la orden de compra está Aprobada, se mueve la Cantidad solicitada de la pieza de Cantidad de piezas reparables a Cantidad en suministrador en el registro de stock de la pieza y también se quita de Cantidad de piezas reparables en el registro de stock del estante de la pieza.