Creación de solicitudes de servicio

Cree solicitudes de servicio cuando los arrendatarios llamen para solicitar un mantenimiento. Utilice la barra de búsqueda para ubicar rápidamente la información asociada del autor de la llamada. Si no existe un registro del autor de la llamada, puede crear rápidamente uno nuevo. Si existe un registro del autor de la llamada, puede modificar la información del mismo y luego especificar detalles de la solicitud de servicio.

Para crear solicitudes de servicio:

  1. Seleccione Trabajo > Solicitudes de servicio.
  2. Haga clic en Nuevo registro.
    El sistema completa automáticamente Fecha/hora de informe con la fecha y hora actuales.
  3. Especifique esta información:
    Organización
    Especifique la organización a la que pertenece la solicitud de servicio si utiliza una seguridad de organización múltiple.
    Buscar autor de llamada por
    Seleccione los criterios de búsqueda deseados.

    Especifique un valor para que contenga y luego haga clic en Buscar. Se busca un registro del autor de la llamada que coincida con los criterios de búsqueda y se devuelve uno de los siguientes resultados:

    • Se ha localizado un registro coincidente del autor de la llamada
      El sistema completa automáticamente el Nombre del solicitante, Teléfono del solicitante, Correo electrónico del solicitante, Cliente, Tipo de cliente, Inmueble, Edificio y Piso/Unidad.
    • No se ha encontrado una coincidencia exacta con los criterios de búsqueda pero se han localizado varios registros del autor de la llamada que empiezan con el mismo criterio
      El sistema muestra la pantalla emergente Autores de llamada. Si ve en la lista el registro del autor de la llamada que necesita, seleccione el registro para el cual desee crear una solicitud de servicio y luego haga clic en Aceptar. El sistema completa automáticamente el Nombre del solicitante, Teléfono del solicitante, Correo electrónico del solicitante, Cliente, Tipo de cliente, Inmueble, Edificio y Piso/Unidad si están disponibles.
    • No se ha localizado ningún registro del autor de la llamada que coincida con los criterios de búsqueda
      Cree un nuevo registro del autor de la llamada.
    Solicitud de servicio
    Escriba una descripción de la solicitud de servicio en el campo adyacente.
    Código de servicio
    Especifique el código que identifica el servicio solicitado. Sistema, Prioridad, Tiempo de respuesta estándar, Tiempo de respuesta real, Tiempo real transcurrido, Coste estimado y divisa se introducen, si están disponibles.
    Sistema
    Especifique el código que identifica el sistema que necesita reparación.
    Prioridad
    Seleccione la prioridad de la solicitud de servicio.
    Clase
    Especifique la clase de la solicitud de servicio.
    Estado
    Seleccione el estado de la solicitud de servicio.
    Tipo de solicitud de servicio
    Seleccione el tipo de solicitud de servicio.
    Nombre del solicitante
    Especifique el nombre de la persona que solicita el servicio.
    Teléfono del solicitante
    Especifique el número de teléfono de la persona que solicita el servicio.
    Correo electrónico del solicitante
    Especifique la dirección de correo electrónico de la persona que solicita el servicio.
    Número de referencia
    Especifique el número de referencia para el servicio.
    Nombre del contacto
    Especifique el nombre del contacto de la persona que se encuentra en el sitio que necesita el servicio.
    Teléfono del contacto
    Especifique el número de teléfono de la persona de contacto.
    Correo electrónico del contacto
    Especifique la dirección de correo electrónico de la persona de contacto.
    Asignado a
    Especifique el nombre de la persona responsable de completar el trabajo.
    Cliente
    Especifique el nombre de cliente del solicitante, por ejemplo, el nombre de la empresa para la que trabaja el solicitante.
    Propiedad
    Escriba el nombre del inmueble que necesita servicio.
    Edificio
    Especifique el nombre del edificio que necesita el servicio.
    Piso/Unidad
    Especifique el nombre del piso/unidad que necesita servicio.
    Área
    Especifique el nombre del área que necesita servicio.
  4. Escriba cualquier comentario adicional sobre la solicitud de servicio.
  5. Haga clic en Guardar registro.
    El sistema completa automáticamente Responsable de la creación con el ID de usuario de la persona que creó la solicitud de servicio y completa Fecha de creación con la fecha y hora en las que se creó la solicitud de servicio.
    Nota

    El sistema verifica si la solicitud de servicio que se creó es una solicitud de servicio duplicada o repetida. Si la solicitud de servicio está duplicada o repetida, el sistema muestra un mensaje con una lista de posibles coincidencias y pregunta si debe marcar la nueva solicitud de servicio como un duplicado o una repetición. Si selecciona duplicar o repetir una orden de servicio existente, el sistema marca la solicitud de servicio ya sea como Duplicado principal o Principal repetido, respectivamente.

    Para ver una lista de todas las solicitudes del autor de la llamada especificado, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario Solicitud de servicio y luego elija Ver solicitudes para el autor de la llamada.

    Para ver una lista que muestre todas las solicitudes para el cliente especificado, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario Solicitudes de servicio y luego elija Ver solicitudes para el cliente.

    Para crear una orden de trabajo para la solicitud de servicio, haga clic con el botón secundario del mouse sobre el formulario Solicitudes de servicio y luego elija Crear OT. Una vez que haya elegido crear una orden de trabajo, el sistema genera una orden de trabajo para la cual puede asignar una o varias actividades. El nuevo número de la orden de trabajo es igual al número de la solicitud de servicio, pero también incluye un prefijo de "SR".