Comprensión de las condiciones de administración de la flota

Condición	Definición
Vehículo	Un tipo específico de activo utilizado en el módulo de administración de la flota Ejemplo: Para clasificar una furgoneta de la flota como vehículo en el sistema, seleccione Vehículo en el formulario Activos.
Conjunto de vehículos motorizados	El conjunto de vehículos motorizados es una agrupación de vehículos que se alquilan a corto plazo a los empleados (vehículos de reserva/de sustitución) o se proporcionan como medio de transporte a largo plazo (vehículos asignados). Ejemplo: El módulo de administración de flota se encargará de todo el conjunto de vehículos motorizados de una empresa, organización, etc.
Tique de vehículo	Hace un seguimiento de la emisión y devolución de los vehículos de la flota desde el conjunto de vehículos motorizados Ejemplo: Cree un tique de vehículo para hacer un seguimiento de un vehículo específico. El tique hace el seguimiento del momento de emisión y devolución del vehículo por los empleados y también otros atributos de los vehículos, tales como el kilometraje, la ubicación de estacionamiento y los niveles de combustible.
Estado del tique	El estado del tique del vehículo cambia a medida que el tique cumple con su ciclo de vida. Esta lista describe los códigos de estado. Emitido Indica que el vehículo está actualmente emitido a un empleado y ya no es un activo disponible en el conjunto de vehículos motorizados. Devuelto Indica que el vehículo fue devuelto por el empleado y está de regreso en el conjunto de vehículos motorizados. Completado Indica que el tique está completado y listo para ser facturado. El tique se encuentra ahora disponible para su emisión.
Tipo de vehículo	El conjunto de vehículos motorizados está compuesto por tres tipos de vehículos. Esta lista describe los tipos de vehículos. Vehículo de reserva Tipo de vehículo destinado a ser un medio de transporte temporal para los empleados. Si un empleado necesita un automóvil un día para llevar a cabo una tarea específica, se emite un vehículo de reserva desde el conjunto de vehículos motorizados. Vehículo de sustitución Tipo de vehículo destinado como medio de transporte temporal para los empleados, particularmente cuando sus vehículos asignados no se encuentran disponibles. Cuando el vehículo de un empleado de la empresa necesita reparaciones, se emite un vehículo de sustitución desde el conjunto de vehículos motorizados hasta que el vehículo asignado es reparado. Vehículo asignado Tipo de vehículo asignado a largo plazo a los empleados. Los vehículos asignados son a menudo vehículos de la empresa emitidos a los empleados por semanas, meses o años al mismo tiempo.
Excepción	Adjunte tarifas adicionales a los tiques de vehículo para condiciones excepcionales que los vehículos experimenten. Los códigos de excepción se asocian con los tiques de vehículos en la página de Excepciones del formulario Tique de vehículo. Ejemplo: Asocie al tique de vehículo un código de excepción que cobre a los clientes una tarifa adicional por el bajo nivel de combustible en los vehículos devueltos.
Ajustes	Añade créditos y débitos a facturas anteriores. Los ajustes se reflejarán en la factura de la flota subsiguiente. Para corregir un tique que se facturó en un código de coste incorrecto, introduzca un Nuevo código de coste. Los ajustes se pueden añadir a los vehículos de reserva, de sustitución y asignados. Ejemplo: Si un cliente de flota fue cobrado en exceso por kilometraje durante el período previo a la facturación, entonces se provee un crédito que reembolsará al cliente en la próxima factura de la flota.
Factura	El proceso de facturación genera las facturas de la flota y corresponden a cada programación de facturación específica. El período de facturación (programación de facturación) determina la frecuencia con la cual se generan las facturas. Los clientes de flota también pueden ver las facturas. Ejemplo: Vea una factura de un cliente específico en un período de facturación específico.
Período	Las programaciones de facturación que determinan el proceso de facturación. Al final de la programación de pagos, genere facturas de clientes que correspondan con la Fecha de finalización del período de la programación de facturación. Ejemplo: Elija si desea ser facturado semanalmente, mensualmente, trimestralmente, etc.
Código de facturación	Determina las tarifas normales que son facturadas a los clientes en varias categorías de facturación de la flota. Juntos, los códigos de facturación y los códigos de margen, cuando se asocian a clientes específicos de flota, determinan las tasas totales para las categorías de facturación de la flota. Ejemplo: Cree un código de facturación para cargos de uso y luego asocie una tasa al código. A los clientes de la flota se les suele facturar ese importe por cargos de uso.
Código del margen	Utilizado para cobrar tarifas adicionales por encima de las tarifas regulares (códigos de facturación). Juntos, los códigos de facturación y los códigos de margen, cuando se asocian a clientes específicos de flota, determinan las tasas totales para las categorías de facturación de la flota. Ejemplo: Cree un código de margen para cargos de uso y luego asocie una tasa a ese código de margen. Cuando se necesitan tarifas de margen, ese importe para cargos de uso se factura a los clientes de la flota.
Cliente de flota	Un grupo utilizado y facturado para vehículos de la flota. Ejemplo: Cree un cliente de flota que corresponda a un departamento específico en una empresa, es decir, una empresa específica establecerá el departamento de agua y alcantarillas como un cliente de la flota y al departamento de Parques y Áreas de recreo como otro cliente de la flota dentro de su módulo de administración de flota.

Vehículo

Un tipo específico de activo utilizado en el módulo de administración de la flota

Ejemplo: Para clasificar una furgoneta de la flota como vehículo en el sistema, seleccione Vehículo en el formulario Activos.

Conjunto de vehículos motorizados

El conjunto de vehículos motorizados es una agrupación de vehículos que se alquilan a corto plazo a los empleados (vehículos de reserva/de sustitución) o se proporcionan como medio de transporte a largo plazo (vehículos asignados).

Ejemplo: El módulo de administración de flota se encargará de todo el conjunto de vehículos motorizados de una empresa, organización, etc.

Tique de vehículo

Hace un seguimiento de la emisión y devolución de los vehículos de la flota desde el conjunto de vehículos motorizados

Ejemplo: Cree un tique de vehículo para hacer un seguimiento de un vehículo específico. El tique hace el seguimiento del momento de emisión y devolución del vehículo por los empleados y también otros atributos de los vehículos, tales como el kilometraje, la ubicación de estacionamiento y los niveles de combustible.

Estado del tique

El estado del tique del vehículo cambia a medida que el tique cumple con su ciclo de vida. Esta lista describe los códigos de estado.

Emitido: Indica que el vehículo está actualmente emitido a un empleado y ya no es un activo disponible en el conjunto de vehículos motorizados.

Devuelto: Indica que el vehículo fue devuelto por el empleado y está de regreso en el conjunto de vehículos motorizados.

Completado: Indica que el tique está completado y listo para ser facturado. El tique se encuentra ahora disponible para su emisión.

Tipo de vehículo

El conjunto de vehículos motorizados está compuesto por tres tipos de vehículos. Esta lista describe los tipos de vehículos.

Vehículo de reserva: Tipo de vehículo destinado a ser un medio de transporte temporal para los empleados. Si un empleado necesita un automóvil un día para llevar a cabo una tarea específica, se emite un vehículo de reserva desde el conjunto de vehículos motorizados.

Vehículo de sustitución: Tipo de vehículo destinado como medio de transporte temporal para los empleados, particularmente cuando sus vehículos asignados no se encuentran disponibles. Cuando el vehículo de un empleado de la empresa necesita reparaciones, se emite un vehículo de sustitución desde el conjunto de vehículos motorizados hasta que el vehículo asignado es reparado.

Vehículo asignado: Tipo de vehículo asignado a largo plazo a los empleados. Los vehículos asignados son a menudo vehículos de la empresa emitidos a los empleados por semanas, meses o años al mismo tiempo.

Excepción

Adjunte tarifas adicionales a los tiques de vehículo para condiciones excepcionales que los vehículos experimenten. Los códigos de excepción se asocian con los tiques de vehículos en la página de Excepciones del formulario Tique de vehículo.

Ejemplo: Asocie al tique de vehículo un código de excepción que cobre a los clientes una tarifa adicional por el bajo nivel de combustible en los vehículos devueltos.

Ajustes

Añade créditos y débitos a facturas anteriores. Los ajustes se reflejarán en la factura de la flota subsiguiente. Para corregir un tique que se facturó en un código de coste incorrecto, introduzca un Nuevo código de coste. Los ajustes se pueden añadir a los vehículos de reserva, de sustitución y asignados.

Ejemplo: Si un cliente de flota fue cobrado en exceso por kilometraje durante el período previo a la facturación, entonces se provee un crédito que reembolsará al cliente en la próxima factura de la flota.

Factura

El proceso de facturación genera las facturas de la flota y corresponden a cada programación de facturación específica. El período de facturación (programación de facturación) determina la frecuencia con la cual se generan las facturas. Los clientes de flota también pueden ver las facturas.

Ejemplo: Vea una factura de un cliente específico en un período de facturación específico.

Período

Las programaciones de facturación que determinan el proceso de facturación. Al final de la programación de pagos, genere facturas de clientes que correspondan con la Fecha de finalización del período de la programación de facturación.

Ejemplo: Elija si desea ser facturado semanalmente, mensualmente, trimestralmente, etc.

Código de facturación

Determina las tarifas normales que son facturadas a los clientes en varias categorías de facturación de la flota. Juntos, los códigos de facturación y los códigos de margen, cuando se asocian a clientes específicos de flota, determinan las tasas totales para las categorías de facturación de la flota.

Ejemplo: Cree un código de facturación para cargos de uso y luego asocie una tasa al código. A los clientes de la flota se les suele facturar ese importe por cargos de uso.

Código del margen

Utilizado para cobrar tarifas adicionales por encima de las tarifas regulares (códigos de facturación). Juntos, los códigos de facturación y los códigos de margen, cuando se asocian a clientes específicos de flota, determinan las tasas totales para las categorías de facturación de la flota.

Ejemplo: Cree un código de margen para cargos de uso y luego asocie una tasa a ese código de margen. Cuando se necesitan tarifas de margen, ese importe para cargos de uso se factura a los clientes de la flota.

Cliente de flota

Un grupo utilizado y facturado para vehículos de la flota.

Ejemplo: Cree un cliente de flota que corresponda a un departamento específico en una empresa, es decir, una empresa específica establecerá el departamento de agua y alcantarillas como un cliente de la flota y al departamento de Parques y Áreas de recreo como otro cliente de la flota dentro de su módulo de administración de flota.