Asiakirjojen määritys

Määritä asiakirjat määrittämällä asiakirjoille koodi, määrittämällä muutosten seurantatiedot ja yksilöimällä asiakirjan sijainti.

Huomautus

Sähköisiä asiakirjatiedostoja määritettäessä sinun on pyydettävä apua järjestelmän pääkäyttäjältä ennen asiakirjojen määrittämistä, jotta saat tietoosi, onko hakemistot jo luotu.

  1. Valitse Hallinta > Asetukset > Asiakirjat.
  2. Valitse Uusi tietue.
  3. Määritä seuraavat tiedot:
    Organisaatio
    Määritä organisaatio, johon asiakirja kuuluu, jos käytät monen organisaation tietoturvaa.
    Asiakirja
    Määritä yksilöllinen asiakirjan yksilöivä koodi ja määritä sitten asiakirjan kuvaus viereiseen kenttään.
    Versionumero
    Määritä asiakirjan versionumero; jos olet esim. päivittänyt asiakirjan järjestelmään kirjaamisen jälkeen, syötä arvoksi 1.
    Alkuperäinen koodi
    Määritä asiakirjan alkuperäinen koodi.
    Tiedostosijainti
    Määritä tiedoston sijainti.
    Tiedostotyyppi
    Määritä tiedoston tyyppi, kuten Word-asiakirja (DOC), laskentataulukko (XLS) jne.
    IDM-asiakirjatyyppi
    Määritä asiakirjatyyppi, jos olet lataamassa sitä Infor Document Manager -järjestelmästä.
    Voimaantulopäivä
    Määritä päivämäärä, jona asiakirja on käytettävissä järjestelmässä tämän organisaation käyttäjille.
    Vanhentumispäivä
    Määritä asiakirjan päivämäärä, jona asiakirja ei ole enää näiden järjestelmän käyttäjien käytettävissä.
    Otsikko
    Määritä asiakirjan nimi.
    Luokka
    Määritä asiakirjan luokka.
    Version päivämäärä
    Määritä asiakirjan viimeisimmän muutoksen päivämäärä.
    Sivut
    Määritä asiakirjan sivumäärä.
    Tiedostopolku
    Määritä asiakirjan tiedostopolku, kuten URL (www.infor.net), tiedostonimi (infor.doc) jne.
  4. Valitse valinnaisesti Ei käytössä -valintaruutu, jos haluat, ettei asiakirja näy hauissa järjestelmässä.
  5. Valitse Tallenna tietue.
    Huomautus

    Lähetä olemassa oleva tietue palvelimelle valitsemalla Lähetä asiakirja. Asiakirjatietueen on oltava jo olemassa, eikä siinä voi olla tallentamattomia muutoksia, jotta sen voi ladata Asiakirjat-lomakkeesta. Kun olet ladannut asiakirjan järjestelmään, Tiedostotyyppi-kohta täytetään automaattisesti Lähetetty asiakirja -tiedolla ja Tiedostopolku-kohta tiedostonimellä.