Hankintaehdotusten luonti

Luo hankintaehdotukset Hankintaehdotus-lomakkeessa materiaalien tai palvelujen pyytämiseksi ulkopuolisilta hankkijoilta. Hankintaehdotus koostuu hankintaehdotuksen otsakkeesta ja hankintaehdotuksen riveistä. Voit luoda hankintaehdotuksen varastonimikkeille, suorille materiaaleille tai palveluille. Varastonimikkeet ovat varastotilassa säilytettäviä materiaaleja, joiden varastoa seurataan. Suorat materiaalit ovat nimikkeitä, jotka hankit nimenomaan työmääräyksiä varten.

Hankintaehdotuksen elinkaaren määrää hankintaehdotuksen tila. Kun luot hankintaehdotuksen, järjestelmä antaa hankintaehdotuksen tilaksi Keskeneräinen. Kun olet lisännyt kaikki tarvittavat rivinimikkeet hankintaehdotukseen, voit tarvittaessa päivittää hankintaehdotuksen tilan, jos sinulla on tilan muuttamisen valtuutusoikeudet. Tilan muuttamisen valtuutukset määritetään Tilan valtuutukset -lomakkeessa.

Kun hankintaehdotuksen tilaa päivitetään, voit myös päivittää muut hankintaehdotuksessa olevat tiedot. Järjestelmä ottaa kuitenkin käyttöön ja/tai suojaa päivitettävissä olevat kentät sen perusteella, onko rivit lisätty hankintaehdotukseen, sekä sen tilan perusteella, johon ja josta päivitys tehdään.

Sen lisäksi, että käyttäjällä on asianmukainen tilan muuttamisen valtuutus hankintaehdotuksen tilan muuttamista varten, käyttäjälle pitää myös myöntää riittävät rahalliset hyväksyntärajat hankintaehdotuksia varten Käyttäjä-lomakkeessa, jotta käyttäjä voi hyväksyä hankintaehdotuksen. LIMITLEV-asennusparametri määrittää, vahvistaako järjestelmä hankintaehdotuksen hyväksyntärajan valtuutukset otsaketasolla vai rivitasolla, ja jos hankintaehdotuksen kokonaisarvo ylittää käyttäjän hankintaehdotuksen hyväksynnän joko otsake- tai rivitasolla, käyttäjä ei voi hyväksyä kyseistä hankintaehdotusta.

Järjestelmä asettaa automaattisesti hankintaehdotuksen otsakkeen ja rivien valuutan sen organisaation valuutan perusteella, jolle hankintaehdotusta luodaan. Voit muokata hankintaehdotusrivin valuuttaa, jotta voit hankkia hankintaehdotuksella tiettyjä materiaaleja eri valuutassa kuin hankintaehdotuksen otsakkeen organisaation valuutta, kunhan on määritetty kelvollinen valuuttakurssi sille valuutalle, jota käyttämään olet muuttamassa hankintaehdotusrivin.

Kun hankintaehdotus on tarkastettu ja tarvittaessa päivitetty, muuta tilaksi Valmis tulostettavaksi ja tulosta hankintaehdotus tarvittaessa. Muuta sitten tilaksi Hyväksytty/aktiivinen, jotta hankintaehdotus on käytettävissä hankinnassa. Kun hankintaehdotus on hyväksytty, voit lisätä sen ostotilaukseen toimittajalle välitettäväksi.