Automaattisen ostotilauksen luonnin esittely
Käyttäjät, jotka on määritetty ostajiksi ja joilla on asianmukainen valtuutus, voivat luoda automaattisesti ostotilauksia Keskeneräinen-, Valmis tulostettavaksi- tai Hyväksytty -tilassa (tai vastaavilla käyttäjäkoodeilla) olemassa olevista hankintaehdotuksista Luo OT:t -lomakkeessa.
Voit myöntää käyttäjille luoda ja/tai hyväksytä ostotilauksia olemassa olevista hankintaehdotuksista luomalla asianmukaiset tilan muuttamisen valtuutukset luontia varten PORD-entiteetille Tilan valtuutukset -lomakkeessa. Voit myös luoda vastaavat käyttäjäkoodit Keskeneräinen-, Valmis tulostettavaksi- tai Hyväksytty-tilalle, johon luodut ostotilaukset määritetään.
Jotta voit luoda tai hyväksyä ostotilauksen, sinulla on lisäksi oltava riittävät rahalliset hyväksyntärajat ostotilausriville tai otsaketasolla Ostotilaus-kohdassa tai OT:n hyväksyntä -kohdassa Käyttäjät-lomakkeessa.
LIMITLEV-asennusparametri määrittää, asetetaanko hyväksyntärajat otsake- vai rivitasolla. Järjestelmän pääkäyttäjä voi asettaa LIMITLEV-parametrin Ostotilaukselle ja OT:n hyväksynnälle joko otsaketasolla tai rivitasolla Asennuskoodit-lomakkeessa.
Jos yrität luoda ostotilauksen, joka ylittää ostotilausrivin tai otsaketason rahalliset hyväksyntärajat, järjestelmä ei luo ostotilausta.
Automaattisen ostotilauksen luonnin skenaariot koskevat sekä ostotilauksen otsaketta että rivejä, ja ne ovat samat huolimatta siitä, onko LIMITLEV asetettu otsake- vai rivitasolle ostotilauksen rajalle.
Jos lisäksi ASSETASS-asennusparametrin asetuksena on P ja jokin hyväksytyistä hankintaehdotusriveistä sisältää Omaisuuseräjälj. osia, joita ei ole liitetty objekteihin, sinun on luotava omaisuuserä kullekin Omaisuuseräjälj. osalle.
Kun luodaan automaattisia ostotilauksia, järjestelmä voi luoda useamman kuin yhden ostotilauksen. Sen mukaan, mitkä hakuehdot on määritetty Luo OT -lomakkeessa, järjestelmä voi palauttaa hankintaehdotusrivit, joilla on useita varastotilan ja/tai toimittajan yhdistelmiä. Kun valitset Luo OT, järjestelmä luo erilaisen ostotilauksen kullekin yksittäiselle varastotilan ja toimittajan yhdistelmälle. Tämä konsepti esitellään seuraavassa taulukossa.
| Hankintaehdotuksen numero | Rivi | Varastotila | Toimittaja | Luotava OT |
|---|---|---|---|---|
| 10000 | 1 | Varastotila 1 | Toimittaja 1 | 10000 |
| 10000 | 2 | Varastotila 1 | Toimittaja 1 | 10000 |
| 10001 | 1 | Varastotila 2 | Toimittaja 1 | 10001 |
| 10002 | 1 | Varastotila 1 | Toimittaja 2 | 10002 |
| 10002 | 2 | Varastotila 2 | Toimittaja 2 | 10003 |
Jos hankintaehdotusrivi sisältää korjattavan varaosan, joka on tarkoitus korjata ulkoisesti eikä osalle ole määritetty korjaustietoja joko automaattisen kohdistusprosessin tai Korjauksen tiedot -ponnahdusikkunan kautta, järjestelmä käsittelee ulkoiset korjausrivit seuraavasti:
- Jos OT:n tila on Keskeneräinen Ostotilaus-asetuksissa, järjestelmä lisää ulkoisen korjattavan osan uuteen tai olemassa olevaan ostotilaukseen.
- Jos ostotilauksen tila on Valmis tulostettavaksi, järjestelmä lisää ulkoisesti korjattavan osan uuteen ostotilaukseen
- Jos ostotilauksen tila on Hyväksytty, järjestelmä ei lisää ulkoisesti korjattavaa osaa joko uuteen tai olemassa olevaan ostotilaukseen, koska ostotilausta ei voida hyväksyä ilman korjaustietoja.
Jos ulkoisen korjattavan osan riville on annettu korjaustietoja, järjestelmä lisää ulkoisen korjauksen rivin uuteen tai olemassa olevaan ostotilaukseen, kun ostotilaus/-tilaukset luodaan. Kun ostotilaus on Hyväksytty, osan Pyydetty määrä siirretään Ydinosien määrä -kohdasta Toimittajalla oleva määrä -kohtaan osan varastotietueessa, ja se poistetaan myös Ydinosien määrä -kohdasta osan varastopaikan varastotietueessa.