Impostazione eRecord
È possibile creare record elettronici o "istantanee" di eventi che si verificano nel database. Grazie alle istantanee è possibile conservare l'intero record, incluse informazioni relative ad altre tabelle di database, per fornire informazioni storiche relative all'avanzamento dell'operazione. Ad esempio, l'istantanea di un'intestazione di un ordine di lavoro includerà tutte le informazioni dell'intestazione, oltre alle attività associate. È inoltre possibile stampare ed esportare le istantanee in formati esterni, quali il formato PDF (Portable Document Format) di Adobe Acrobat.
È possibile definire entità per ottenere istantanee del record quando viene modificato lo stato del record collegato all'entità. Ad esempio, se la propria organizzazione richiede record elettronici delle fasi specifiche di un ordine d'acquisto, è possibile definire l'istantanea per l'entità PORD. Viene eseguita un'istantanea del record.
Oltre a creare record elettronici per i dati contenuti nel database, è possibile impostare il sistema in modo che richieda una firma elettronica per autorizzare modifiche di stato per record specifici. Poiché la firma elettronica viene collegata a un'entità, quando un utente modifica lo stato di un record in base a criteri specifici, gli viene richiesto di specificare un ID, una password e il motivo della firma (ad esempio, revisione, approvazione, responsabilità, ecc.).