Definizione dei documenti
Per definire i documenti, assegnare un codice, specificare le informazioni relative alle revisioni e identificare il percorso.
Nota
Quando vengono impostati file di documenti elettronici, prima di definire i documenti contattare l'amministratore di sistema per verificare se sono già state impostate directory.
- Selezionare Amministrazione > Impostazione > Documenti.
- Fare clic su Nuovo record.
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Specificare le seguenti informazioni:
- Organizzazione
- Specificare l'organizzazione alla quale appartiene il documento se si utilizzano le funzioni di sicurezza per più organizzazioni (MOS, Multi-Organization Security).
- Documento
- Specificare un codice univoco identificativo del documento, quindi inserire la relativa descrizione nel campo adiacente.
- Numero revisione
- Specificare il numero di revisione del documento. Se, ad esempio, il documento precedentemente inserito nel sistema è stato aggiornato, inserire 1.
- Codice originario
- Specificare il codice originario del documento.
- Percorso file
- Specificare l'ubicazione del file.
- Tipo file
- Specificare il tipo di file, ad esempio documento Word (.DOC), foglio di calcolo (.XLS) e così via.
- Tipo documento IDM
- Specificare il tipo di documento se viene caricato dal sistema Infor Document Management.
- Data di entrata in vigore
- Specificare la data a partire dalla quale rendere il documento disponibile agli utenti dell'organizzazione.
- Data scadenza
- Specificare la data in cui il documento non è più disponibile agli utenti nel sistema.
- Titolo
- Specificare il titolo del documento.
- Classe
- Specificare la classe del documento.
- Data revisione
- Specificare la data dell'ultima revisione del documento.
- Pagine
- Specificare il numero di pagine del documento.
- Percorso del file
- Specificare il percorso del documento, ad esempio l'URL (www.infor.net), il nome del file (infor.doc) e così via.
- Facoltativamente, selezionare Non attivo per impedire che il documento venga visualizzato nelle ricerche nel sistema.
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Fare clic su Salva record.
Nota
Fare clic su Carica documento per caricare sul server un documento esistente. Per caricarlo dalla maschera Documenti, deve già esistere un record documento e non può avere modifiche non salvate. Una volta caricato il documento, il campo Tipo file viene compilato automaticamente con Documento caricato e il campo Percorso del file con il nome del file.