Gestione delle firme e dei record elettronici

È possibile creare record elettronici, o "istantanee", di eventi che si verificano nel database. Grazie alle istantanee è possibile conservare l'intero record, incluse informazioni relative ad altre tabelle di database, per fornire informazioni storiche relative all'avanzamento dell'operazione. Ad esempio, l'istantanea di un'intestazione di un ordine di lavoro includerà tutte le informazioni dell'intestazione, oltre alle attività associate. È inoltre possibile stampare ed esportare le istantanee in formati esterni, quali il formato PDF (Portable Document Format) di Adobe Acrobat.

Oltre a creare record elettronici per i dati contenuti nel database, è possibile impostare il sistema in modo che richieda una firma elettronica per autorizzare modifiche di stato per record specifici. Poiché la firma elettronica viene collegata a un'entità, quando un utente modifica lo stato di un record in base a criteri specifici, gli viene richiesto di specificare un ID, una password e il motivo della firma (ad esempio, revisione, approvazione, responsabilità, ecc.).

È anche possibile scegliere di associare certificazioni a firme elettroniche per facilitare la corretta autorizzazione di modifiche di stato richiedendo agli utenti autorizzati di inserire un numero e un tipo di certificazione durante l'immissione della firma, come richiesto dalla FAA (Federal Aviation Administration) per le firme elettroniche. Il parametro di installazione FAAMOD determina se è necessario inserire un numero e un tipo di certificazione per le firme elettroniche. Se il parametro FAAMOD è impostato su ON, nella finestra di dialogo Firme elettroniche vengono visualizzati i campi Numero certificazione e Tipo certificazione ed è necessario inserire un numero e un tipo di certificazione validi per la firma del record.

Consultare Firma dei record.