Associazione dei documenti ai record

È possibile associare i documenti esistenti ai record utilizzando la scheda Documenti relativa a qualsiasi record presente nel sistema. I documenti possono essere allegati a ordini di lavoro, oggetti, richieste dei clienti, pezzi, piani di attività, ordini di lavoro standard, record di call center e la maggior parte dei record nel sistema. Ad esempio, un tecnico che crea un record oggetto può allegare schemi, disegni o documenti di garanzia al record oggetto.

Quando si associano i documenti agli ordini di lavoro o ai record ordine d'acquisto, è possibile specificare se il documento viene copiato o stampato con gli ordini di lavoro. È inoltre possibile associare documenti a processi del piano operazioni nelle schede Processi e Documenti della maschera Piani operazioni.

Le opzioni di copia e stampa visualizzate nella finestra a comparsa Documenti cambiano dinamicamente a seconda del record a cui viene associato un documento. I documenti possono essere qualsiasi tipo di file. I documenti associati devono essere già stati creati utilizzando la maschera Documenti.

Nota

Per gli ordini d'acquisto è possibile stampare unicamente i documenti allegati che sono in formato PDF (Adobe Acrobat Portable Document Format).

In una maschera qualsiasi fare clic sulla scheda Documenti.
Fare clic su Aggiungi documento.
Specificare le seguenti informazioni:
Documento

Specificare il documento da associare.

Scegliere una o più delle opzioni seguenti:
- Stampa con ordine di lavoro/Stampa con ordine d'acquisto
  
  Selezionare queste opzioni per stampare i documenti allegati quando si stampa l'ordine di lavoro o l'ordine d'acquisto. Se selezionate, i documenti in formato PDF allegati all'ordine d'acquisto o all'ordine di lavoro vengono stampati.
  La casella di controllo Stampa con ordine di lavoro viene visualizzata unicamente per i documenti allegati associati ad asset, sistemi, posizioni, categorie, profili, ordini di lavoro e pianificazioni di manutenzione preventiva. La casella di controllo Stampa con ordine d'acquisto viene visualizzata unicamente per i documenti associati a pezzi e ordini d'acquisto.
- Copia in ordine di lavoro/Copia in ordine d'acquisto
  
  Selezionare queste opzioni per copiare nell'ordine d'acquisto i documenti allegati associati a un pezzo in una riga di ordine d'acquisto o per copiare nell'ordine di lavoro i documenti allegati associati a un oggetto in un ordine di lavoro. Se selezionate, i documenti allegati al pezzo, all'oggetto, alla manutenzione preventiva o all'ordine di lavoro standard vengono copiati nell'ordine d'acquisto o nel nuovo ordine di lavoro.
  La casella di controllo Copia in ordine di lavoro viene visualizzata unicamente per i documenti allegati associati a entità OBJ (oggetto), STWO (ordine di lavoro standard) o PPM (manutenzione preventiva pianificata). La casella di controllo Copia in ordine d'acquisto viene visualizzata unicamente per i documenti allegati associati all'entità PART (pezzo).
  Nota
  È possibile copiare un documento allegato a un ordine d'acquisto o a un ordine di lavoro soltanto se l'utente che desidera effettuare la copia è colui che ha che creato l'ordine d'acquisto o l'ordine di lavoro. Dopo aver salvato un ordine d'acquisto o un ordine di lavoro nel database, eventuali modifiche apportate alle impostazioni della copia per i documenti allegati a un pezzo, a un oggetto, a una MP o a un ordine di lavoro standard non si ripercuoteranno sugli ordini d'acquisto o gli ordini di lavoro esistenti. Eventuali modifiche apportate alle impostazioni della copia per i documenti allegati dopo che sono state salvati nel database avranno effetto unicamente sugli ordini d'acquisto o sugli ordini di lavoro per il pezzo, l'oggetto, la MP o l'ordine di lavoro standard quando un nuovo ordine d'acquisto o di lavoro viene generato per il pezzo, l'oggetto, la MP o l'ordine di lavoro standard modificati.
  
  Scegliere una delle opzioni seguenti:
  - Copia collegamento
    
    Selezionare questa opzione per copiare il collegamento al documento.
  - Copia documento
    
    Selezionare questa opzione per copiare il documento e collegare la copia all'ordine di lavoro.
- Stampa con report
  
  Selezionare questa opzione per stampare i documenti allegati quando si stampano i report. Se selezionata, i documenti in formato PDF allegati al report vengono stampati.
  La casella di controllo Stampa con report non viene visualizzata per i documenti allegati associati ad asset, sistemi, posizioni, ordini di lavoro, pezzi, ordini d'acquisto o richieste cliente.
  Nota
  Sebbene la casella di controllo Stampa con report sia disponibile per tutte le entità, soltanto alcuni report supportano l'opzione Stampa allegati.
Facoltativamente, per visualizzare un documento prima di salvare il record, fare clic su Visualizza documento.
Fare clic su Salva.