書類の定義

書類を定義し、コードを書類に割り当て、トラッキング改訂情報を指定することで、書類の場所を識別します。

注

電子書類ファイルを設定する場合は、管理者に連絡して、書類を定義する前に、ディレクトリがすでに設定されているかどうかを確認してください。

  1. [管理] > [設定] > [文書] を選択します。
  2. [新しいレコード]をクリックします。
  3. 次の情報を指定します。
    組織
    複組織セキュリティを使用する場合、書類が属する組織を指定します。
    書類
    書類を識別する一意のコードを指定し、続くフィールドに書類の説明を指定します。
    改訂番号
    書類の改訂番号を入力します。たとえば、システムに入力した後で書類を更新した場合は、1を指定します。
    元コード
    書類の元々のコードを指定します。
    ファイル場所
    ファイルの場所を指定します。
    ファイルタイプ
    Word書類(DOC)やスプレッドシート(XLS)などのファイルのタイプを指定します。
    IDM書類タイプ
    Infor Document Managementシステムからアップロードする場合は、書類タイプを指定します。
    発効日
    システム上でこの組織のユーザが書類を利用できるようになる日付を指定します。
    有効期限日
    システム上のユーザに書類が利用できなくなる日付を指定します。
    タイトル
    書類のタイトルを指定します。
    クラス
    書類のクラスを指定します。
    改訂日
    最後の書類改訂日を指定します。
    ページ
    書類のページ数を指定します。
    ファイルパス
    URL(www.infor.net)やファイル名(infor.doc)など、書類のファイルパスを入力します。
  4. 必要に応じて、書類がシステム内の検索で表示されないようにするには[使用中止]チェックボックスを選択します。
  5. [レコードを保存]をクリックします。
    注

    既存の文書レコードをサーバにアップロードする場合は、[書類をアップロード]をクリックします。[書類]フォームからアップロードを行う場合には、文書レコードがすでに存在している必要があります。また、変更はすべて保存しておく必要があります。書類のアップロードが終了すると、[ファイルタイプ]には[アップロード済書類]が、[ファイルパス]にはファイル名がそれぞれ自動的に挿入されます。