レコードのアーカイブ

作業オーダ、購買オーダ、在庫処理、電子記録、監査追跡レコードをアーカイブします。

アーカイブ処理中はアーカイブした品目は通常の画面から削除されます。品目は別のアーカイブテーブルに追加されます。

アーカイブした品目は、レポートや予算の対象になりません。

  1. [管理] > [設定] > [レコードをアーカイブ] を選択します。
  2. [新しいレコード]をクリックします。
  3. 次の情報を指定します。
    アーカイブ最終日
    アーカイブの最終日を指定します。
  4. オプションで、システムステータスがC、完了日がアーカイブ最終日以前の作業オーダをアーカイブするには[作業]チェックボックスを選択し、アーカイブに利用可能な作業オーダをさらにフィルタするために、[作業オーダタイプ]を指定します。

    作業オーダと作業オーダ活動に関連して以下がアーカイブされます。

    アーカイブされる品目
    資格
    スケジュール
    追加料金
    機材リストとイベント
    作業オーダのピックリスト
    記録済時間数
    作業オーダのサービスと見積
    作業オーダ活動用の直接機材の購買オーダ
    修理部品
    作業オーダの計算済コスト
    コスト
    機器(校正)
    規格(校正)
    システム(EMRS)
    テストポイント(校正)
    アスペクト(検査)
    ポイント(検査)
    線状参照
    勘定詳細
    POの照合済請求書
    作業オーダと購買要求ヘッダ
    購買要求を参照する見積
    作業オーダ活動用の直接機材の受領
    作業オーダ活動用の直接機材のドック受領
    作業オーダ活動の発行と返品
    作業オーダ活動の仕入先評価
    作業オーダ活動の保証請求
    作業オーダ活動の予約
    作業オーダ活動で依頼されたツール
    作業オーダ活動でのツール使用量
    作業オーダの顧客契約
    作業オーダの顧客請求書と明細
    顧客契約の固定支払
    受領待ち作業オーダ活動の雑作業処理

    [ステータス]が[承認済]または[完了]になっている品目しかアーカイブされません。

  5. 購買チェックボックスを選択して購買処理をアーカイブします。
    アーカイブされる請求書に関連する次の品目がアーカイブされます。
    アーカイブされる品目
    照合済または取消済の請求書
    明細
    追加料金と割引
    コストタブの追加料金
    請求書割当
    勘定詳細

    アーカイブ済購買オーダに関連する次の品目がアーカイブされます。

    アーカイブされる品目
    POヘッダの条項、明細、追加料金、改訂
    一括発注
    記録済時間数
    ドック受領
    梱包伝票
    請求書
    発注のトラッキング
    仕入先評価

    アーカイブ済みの購買要求に関連する次の品目がアーカイブされます。

    アーカイブされる品目
    承認済または取消済の購買要求のヘッダ
    明細
    作業オーダ
    購買要求/購買要求明細を参照する作業オーダの修理部品
    購買要求/明細を参照する保証請求
    処理

    アーカイブ済みの見積に関連する次の品目がアーカイブされます。

    アーカイブされる品目
    見積のヘッダと明細
  6. [ステータス]が[承認済]または[取消済]の在庫処理をアーカイブするには、[在庫処理]チェックボックスを選択します。

    アーカイブ済みの在庫処理に関連する次の品目がアーカイブされます。

    アーカイブされる品目
    発行/返品
    価格の修正
    マニュアル価格タイプ変更
    修理返品
    承認済または取消済の棚卸
  7. 監査追跡(レコードの変更履歴)をアーカイブするには[監査追跡]チェックボックスを選択します。
  8. 電子記録をアーカイブするには、[電子記録]チェックボックスを選択します。

    アーカイブ済みの作業オーダ、作業オーダの処理、購買処理、在庫処理に関連する次の共有テーブルがアーカイブされます。

    アーカイブされる品目
    説明
    監査追跡レコード
    電子署名
    イベントアドレス
    書類
    コメント
    カスタムフィールド
    関連部品
    作業許可
    勘定詳細

    午前12時から午後11時の間にアーカイブ処理を実行するスケジュールを設定するにはARCHTIMEインストールパラメータの値を0から23(午前12時が0、午後11時が23に相当)に指定します。

    [開始]をクリックしてすぐにアーカイブ処理を開始する場合はARCHTIMEをNULLに設定します。

  9. アーカイブ処理を開始するには[スタート]をクリックします。
  10. アーカイブレコードが保存されます。

    アーカイブされたレコードの数を確認するには、[ステータス]をクリックします。

    アーカイブ処理を停止するには、[停止]をクリックします。処理は停止しますが、取り消されません。現在のアーカイブレコードは停止する前に終了します。すでにアーカイブした処理が、元に戻されることはありません。