Definere dokumenter

For å definere dokumenter, tilordne en kode til dokumentene, spesifiser sporingsrevisjonsinformasjon og identifiser lokasjonen av dokumentet.

Merk

Når du setter opp elektroniske dokumentfiler, må du kontakte systemadministratoren før du definerer dokumentene for å finne ut om kataloger allerede har blitt satt opp.

  1. Velg Administrasjon > Oppsett > Dokumenter.
  2. Klikk på Ny post.
  3. Spesifiser denne informasjonen:
    Organisasjon
    Spesifiser organisasjonen som dokumentet tilhører hvis du bruker multiorganisasjonssikkerhet.
    Dokument
    Spesifiser en unik kode som identifiserer dokumentet, og spesifiser deretter en beskrivelse av dokumentet i feltet ved siden av.
    Revisjonsnummer
    Spesifiser revisjonsnummeret til dokumentet. Hvis du f.eks. har oppdatert dokumentet etter at dokumentet ble registrert i systemet, angir du 1.
    Opprinnelig kode
    Spesifiser originalkoden for dokumentet.
    Fillokasjon
    Spesifiser lokasjonen av filen.
    Filtype
    Spesifiser filtypen, for eksempel Word-dokument (DOC), regneark (XLS) e.l.
    IDM-dokumenttype
    Spesifiser dokumenttypen hvis du laster den opp fra Infors dokumentstyringssystem.
    Effektiv dato
    Spesifiser datoen da dokumentet skal gjøres tilgjengelig i systemet til brukere av denne organisasjonen.
    Utløpsdato
    Spesifiser datoen da dokumentet ikke lenger skal være tilgjengelig for disse brukerne i systemet.
    Tittel
    Spesifiser tittelen på dokumentet.
    Klasse
    Spesifiser klassen for dokumentet.
    Revisjonsdato
    Spesifiser datoen for den siste dokumentrevisjonen.
    Sider
    Spesifiser antall sider i dokumentet.
    Filbane
    Spesifiser filbanen for dokumentet, for eksempel en nettadresse (www.infor.net), et filnavn (infor.doc) osv.
  4. Du kan også velge avkrysningsboksen Ikke i bruk for å forhindre at dokumentet vises i søk i hele systemet.
  5. Klikk på Lagre post.
    Merk

    Klikk på Last opp dokument hvis du vil laste opp en eksisterende dokumentpost til serveren. En dokumentpost må allerede finnes og kan ikke ha ulagrede endringer hvis du vil laste den opp fra skjemaet Dokumenter. Etter opplasting av et dokument, fylles Filtype automatisk ut med Opplastet dokument, og Filbane med filnavnet.