Forstå automatisk generering av innkjøpsordrer
Brukere som er satt opp som kjøpere med riktig autorisasjon kan automatisk generere innkjøpsordrer med status Uferdig, Klar for utskrift eller Godkjent (eller tilsvarende brukerkoder) fra eksisterende rekvisisjoner på Generer innkjøpsordrer-skjemaet.
For å gi brukerne tillatelse til å generere og/eller godkjenne bestillinger fra eksisterende rekvisisjoner med Uferdig-status må du opprette hensiktsmessige statusfullmakter for generering for PORD-enheten på Statusfullmakter-skjemaet. Du kan også lage tilsvarende brukerkoder for statusen Uferdig, Klar for utskrift eller Godkjent som genererte innkjøpsordrer skal tildeles til.
Du må også ha tilstrekkelige økonomiske godkjenningsgrenser for innkjøpsordreraden eller hovedfeltnivået for Innkjøpsordren eller for IO-godkjenning på Brukere-skjemaet for å generere eller godkjenne innkjøpsordren.
LIMITLEV-installasjonsparameteren bestemmer om godkjenningsgrensene er satt til hovedfelt- eller radnivå. Systemadministratoren kan angi LIMITLEV for Innkjøpsordre og IO-godkjenning på enten hovedfeltnivå eller radnivå på Installasjonskoder-skjemaet.
Hvis du prøver å opprette en innkjøpsordre som overgår de økonomiske godkjenningsgrensene dine for innkjøpsordrerad eller hovedfeltnivå, vil ikke systemet generere innkjøpsordren.
Scenariene for automatisk generering av innkjøpsordre gjelder både innkjøpsordrens hovedfelt og rader, og de er de samme enten LIMITLEV er satt til hovedfelt- eller radnivå for innkjøpsordregrense.
I tillegg, hvis ASSETASS-installasjonsparameteren er satt til P og noen av de godkjente rekvisisjonsradene omfatter artikler sporet etter aktiva som ikke er tilknyttet objekter, må du opprette en ressurs for hver artikkel som spores etter aktiva.
Når du genererer automatiske innkjøpsordrer, kan systemet generere mer enn én innkjøpsordre. Basert på søkekriteriene du angir på Generer IO-skjemaet, kan systemet returnere rekvisisjonsrader med flere lagersted- og/eller leverandørkombinasjoner. Når du velger Opprett IO, genererer systemet en ny innkjøpsordre for hver enkelt lager/leverandør-kombinasjon. Følgende tabell illustrerer dette konseptet.
| Rekvisisjonsnummer | Rad | Lagersted | Leverandør | IO som skal opprettes |
|---|---|---|---|---|
| 10000 | 1 | Lagersted 1 | Leverandør 1 | 10000 |
| 10000 | 2 | Lagersted 1 | Leverandør 1 | 10000 |
| 10001 | 1 | Lagersted 2 | Leverandør 1 | 10001 |
| 10002 | 1 | Lagersted 1 | Leverandør 2 | 10002 |
| 10002 | 2 | Lagersted 2 | Leverandør 2 | 10003 |
Hvis en rekvisisjonsrad inneholder en reparerbar erstatningsartikkel som skal repareres eksternt og det ikke er tildelt noen reparasjonsdetaljer for artikkelen, hverken via auto-tildelingsprosessen eller sprettoppvinduet reparasjonsdetaljer, behandler systemet radene for ekstern reparasjon som følger:
- Hvis IO-status er Uferdig i Innkjøpsordre-alternativene, legger systemet til den eksterne reparasjonsartikkelen i en ny eller eksisterende innkjøpsordre
- Hvis statusen for innkjøpsordren er Klar for utskrift, legger systemet til den eksterne reparasjonsartikkelen i en ny innkjøpsordre
- Hvis statusen for ordren er Godkjent, legger ikke systemet den eksterne reparasjonsartikkelen til hverken i en ny eller en eksisterende innkjøpsordre, fordi en innkjøpsordre ikke kan godkjennes uten reparasjonsdetaljer.
Hvis en artikkelrad for ekstern reparasjon har fått tildelt reparasjonsdetaljer, legger systemet den eksterne reparasjonsraden til i en ny eller eksisterende innkjøpsordre når du genererer innkjøpsordren(e). Når innkjøpsordren er godkjent, vil Rekvirert ant. for artikkelen flyttes fra Kjerneant. til Ant. hos leverandør på beholdningsposten for en artikkel, og den fjernes også fra Kjerneant. på lagringsplassens beholdningspost for artikkelen.