Definere reservasjoner

Definer en reservasjon for en kunde for å registrere leie av utstyr for korte perioder av gangen, samt kostnadene basert på bruk over en periode (timer, dager og uker) og/eller for bruk målt etter en bestemt måleenhet (miles, kilometer eller kjørte timer). Reservasjonen kan også omfatte faste kostnader som drivstoffkostnader eller reparasjonskostnader for å håndtere eventuelle skader som kan oppstå under reservasjonsperioden.

Definere reservasjoner:

  1. Velg Arbeid > Kontraktadministrasjon > Reservasjoner.
  2. Klikk på Ny post.
  3. Spesifiser denne informasjonen:
    Organisasjon
    Spesifiser organisasjonen som reservasjonen er opprettet for hvis du bruker multiorganisasjonssikkerhet.
    Reservasjon
    Oppgi en unik kode som identifiserer reservasjonen og deretter en beskrivelse i feltet ved siden av. Et reserverasjonsnummer tildeles etter at du lagrer posten.
    Status
    Velg en status for reservasjonen. Velg en av følgende statuser:
    Status Beskrivelse
    Uferdig Reservasjonen er redigerbar og har ikke blitt godkjent.
    Merk

    Når status er Uferdig, kan alle feltene redigeres, bortsett fra følgende:

    • Kundeutleie
    • Organisasjon
    • Opprettet av
    • Dato opprettet
    • Fullført

    Utstedt Status må endres til Utstedt når reservasjonensutstyret er utstedt til kunden.
    Returnert Status må endres fra Utstedt til Returnert når kunden returnerer reservasjonsutstyr.
    Fullført Statusen må endres fra Returnert til Fullført når reservasjonen er fullført.
    Merk

    Systemet oppdaterer automatisk statusen fra Fullført til Ferdig basert på Leie fullført-dato og CCFIDAYS-installasjonsparameteren som er definert på Alternativer-fanen under Organisasjon.

    Kansellert Velg hvis kontrakten ikke lenger påvirker reservasjoner.
    Reservasjonstype
    Spesifiser leietype for reservasjonen.
    Merk

    Hvis brukeren velger Låne-alternativet, aktiveres Mottatt utstyr. Hvis brukeren velger På lager er Mottatt utstyr skrivebeskyttet.

    Utstyr
    Spesifiser utstyr som reservasjonen gjelder.
    Mottatt utstyr
    Spesifiser detaljer for det mottatte utstyret.
    Merk

    Utstyret valgt for Leietype er utstyret som lånes ut mens det mottatte utstyret er til reparasjon. Dette feltet er bare aktivert når Leietype er satt til Utlånsenhet.

    Utleiemal
    Spesifiser malen som skal gjelde for kundereservasjonen.
    Klasse
    Spesifiser klassen for reservasjonen.
    Utsted til
    Spesifiser kunden som mottar utstyret for reservasjonen.
    Kunde
    Spesifiser en unik kode som identifiserer kunden.
    Kundekontakt
    Spesifiser kundekontaktens navn.

    Spesifiser kundens arbeidstelefonnummer og e-postadresse.

    E-postfaktura
    Velg for å sende kundereservasjonsfakturaen på e-post til kunden.

    Spesifiser sjåførens sertifikatnr., kostnadskode og avgiftskode.

    Spesifiser Utstedelsesdato/-klokkeslett, Utstedelsessted, Utstedelsesavlesning og Utstedelsesdrivstoffnivå for leieutstyret.

    Spesifiser Returdato/-klokkeslett, Retursted, Returavlesning og Retur-drivstoffnivå for leieutstyr.

    Spesifiser Korrigerte timer, Korrigerte dager, Korrigert bruk og Korrigert drivstofforbruk hvis de beregnede verdiene må overskrives.
    Merk

    Systemet fyller ut verdiene for faktureringsdetaljer, som f.eks. Beregnede timer, Beregnet drivstofforbruk, Nettobeløp, Avgiftsbeløp og Bruttobeløp.

  4. Klikk på Lagre post. Reservasjonsnummeret genereres.
    Merk

    For å generere en faktura høyreklikker du på skjermen og velger deretter Generer faktura.