Forstå flåtestyringsbegreper

Begrep	Definisjon
Kjøretøy	Et bestemt type aktivum som brukes i flåtestyringsmodulen Eksempel: For å klassifisere en varebil i en flåte som et kjøretøy i systemet velger du Kjøretøy på Aktiva-skjemaet.
Bilpark	Bilparken er en gruppering av kjøretøyer som enten leies ut til ansatte på kortsiktig basis (bilpark/utlånsbiler) eller tilbys som et fast transportmiddel for ansatte (oppdragskjøretøyer). Eksempel: Flåtestyringsmodulen vil administrere hele bilparken for en bedrift, organisasjon e.l.
Kjøretøyseddel	Spor utstedelse og retur av flåtekjøretøyer fra bilparken Eksempel: Opprett en kjøretøyseddel for å spore et bestemt kjøretøy. Fakturaen sporer når bilen blir utstedt til og returnert av ansatte, samt andre attributter for kjøretøyet, som kjørelengde, parkeringsplass og drivstoffnivå.
Seddelstatus	Statusen på en kjøretøyseddel endres etter hvert som fakturaen beveger seg gjennom livssyklusen. Denne listen beskriver statuskodene. Utstedt Indikerer at kjøretøyet per i dag er utstedt til en ansatt, og det er ikke lenger en tilgjengelig ressurs i bilparken. Returnert Viser at kjøretøyet har blitt returnert fra den ansatte og er tilbake i bilparken. Fullført Viser at fakturaen er ferdig og klar til å faktureres. Fakturaen er nå tilgjengelig for utstedelse.
Kjøretøytype	Tre typer kjøretøy utgjør bilparken. Denne listen beskriver kjøretøytypene. Bilpark En type kjøretøy som er et midlertidig transportmiddel for ansatte. Dersom en arbeidstaker trenger en bil fra parken for dagen for å utføre en bestemt oppgave, blir et bilparkkjøretøy utstedt fra bilparken. Utlånsbil Type kjøretøy som er en midlertidig transportmiddel for ansatte, spesielt når deres oppdrag biler er ikke tilgjengelig. Når en ansatt selskap kjøretøy trenger reparasjon, er en låne bilen utstedt fra bilparken før oppdraget bilen er reparert. Oppdrag Type kjøretøy som er tildelt til ansatte på en langsiktig basis. Oppdrags biler er ofte firmabiler som er utstedt til ansatte i uker, måneder eller år av gangen.
Unntak	Fester ekstraavgifter til kjøretøysedler for eksepsjonelle forhold som kan oppstå for kjøretøyer. Unntakskoder tilknyttes kjøretøysedler på siden Unntak på skjemaet Kjøretøyseddel. Eksempel: Tilknytt en unntakskode som belaster kunder med et ekstra gebyr for lavt drivstoffnivå i returnerte kjøretøy til kjøretøyseddelen.
Justering	Legger til krediteringer og debiteringer til tidligere fakturaer. Justeringer reflekteres på den påfølgende flåtefakturaen. For å rette opp en seddel som ble fakturert med feil kostnadskode angir du en ny Kostnadskode. Justeringer kan legges til bilpark, utlånsbiler og oppdragskjøretøyer. Eksempel: Hvis en flåtekunde ble belastet for mye for kjørelengden i forrige faktureringsperiode, kan du gi en kreditt som refunderer flåtekunde på neste flåtefaktura.
Regning	Flåtefakturaer genereres av faktureringsprosessen og korresponderer med hver spesifikke faktureringsplan. Frekvensen som fakturaer genereres i bestemmes av faktureringsperioden (faktureringsplanen). Flåtekunder kan også se på flåtefakturaer. Eksempel: Vis en faktura for en spesifikk kunde for en spesifikk fakturaperiode.
Periode	Faktureringsplaner som bestemmer faktureringsprosessen. Ved avslutning av fakturaplanen, generer kundefakturaer som tilsvarer periodens sluttdato på fakturaplanen. Eksempel: Velg å faktureres ukentlig, månedlig, kvartalsvis osv.
Regningskode	Bestemmer de vanlige avgiftene som kundene faktureres for ulike flåtefaktureringskategorier. Regningskoder og påslagskoder knyttet til spesifikke flåtekunder fastsetter de totale satsene for flåteregningskategoriene. Eksempel: Opprett en faktureringskode for brukskostnader, og tilknytt deretter en sats til denne faktureringskoden. Flåtekunder blir vanligvis fakturert dette beløpet for brukskostnader.
Påslagskode	Brukes til å belaste ytterligere avgifter utover de normale (faktureringskoder). Regningskoder og påslagskoder knyttet til spesifikke flåtekunder fastsetter de totale satsene for flåteregningskategoriene. Eksempel: Opprett en påslagskode for brukskostnader, og tilknytt deretter en sats til denne påslagskoden. Når påslagsavgifter er nødvendig, blir flåtekundene fakturert dette beløpet for brukskostnader.
Flåtekunde	En gruppe som brukes og faktureres for flåtekjøretøyer. Eksempel: Angi at en flåtekunde skal tilhøre en bestemt avdeling i et selskap; f.eks. kan et selskap konfigurere Vann- og avløpsavdelingen som én flåtekunde og parkavdelingen som en annen flåtekunde i flåtestyringsmodulen.

Kjøretøy

Et bestemt type aktivum som brukes i flåtestyringsmodulen

Eksempel: For å klassifisere en varebil i en flåte som et kjøretøy i systemet velger du Kjøretøy på Aktiva-skjemaet.

Bilpark

Bilparken er en gruppering av kjøretøyer som enten leies ut til ansatte på kortsiktig basis (bilpark/utlånsbiler) eller tilbys som et fast transportmiddel for ansatte (oppdragskjøretøyer).

Eksempel: Flåtestyringsmodulen vil administrere hele bilparken for en bedrift, organisasjon e.l.

Kjøretøyseddel

Spor utstedelse og retur av flåtekjøretøyer fra bilparken

Eksempel: Opprett en kjøretøyseddel for å spore et bestemt kjøretøy. Fakturaen sporer når bilen blir utstedt til og returnert av ansatte, samt andre attributter for kjøretøyet, som kjørelengde, parkeringsplass og drivstoffnivå.

Seddelstatus

Statusen på en kjøretøyseddel endres etter hvert som fakturaen beveger seg gjennom livssyklusen. Denne listen beskriver statuskodene.

Utstedt: Indikerer at kjøretøyet per i dag er utstedt til en ansatt, og det er ikke lenger en tilgjengelig ressurs i bilparken.

Returnert: Viser at kjøretøyet har blitt returnert fra den ansatte og er tilbake i bilparken.

Fullført: Viser at fakturaen er ferdig og klar til å faktureres. Fakturaen er nå tilgjengelig for utstedelse.

Kjøretøytype

Tre typer kjøretøy utgjør bilparken. Denne listen beskriver kjøretøytypene.

Bilpark: En type kjøretøy som er et midlertidig transportmiddel for ansatte. Dersom en arbeidstaker trenger en bil fra parken for dagen for å utføre en bestemt oppgave, blir et bilparkkjøretøy utstedt fra bilparken.

Utlånsbil: Type kjøretøy som er en midlertidig transportmiddel for ansatte, spesielt når deres oppdrag biler er ikke tilgjengelig. Når en ansatt selskap kjøretøy trenger reparasjon, er en låne bilen utstedt fra bilparken før oppdraget bilen er reparert.

Oppdrag: Type kjøretøy som er tildelt til ansatte på en langsiktig basis. Oppdrags biler er ofte firmabiler som er utstedt til ansatte i uker, måneder eller år av gangen.

Unntak

Fester ekstraavgifter til kjøretøysedler for eksepsjonelle forhold som kan oppstå for kjøretøyer. Unntakskoder tilknyttes kjøretøysedler på siden Unntak på skjemaet Kjøretøyseddel.

Eksempel: Tilknytt en unntakskode som belaster kunder med et ekstra gebyr for lavt drivstoffnivå i returnerte kjøretøy til kjøretøyseddelen.

Justering

Legger til krediteringer og debiteringer til tidligere fakturaer. Justeringer reflekteres på den påfølgende flåtefakturaen. For å rette opp en seddel som ble fakturert med feil kostnadskode angir du en ny Kostnadskode. Justeringer kan legges til bilpark, utlånsbiler og oppdragskjøretøyer.

Eksempel: Hvis en flåtekunde ble belastet for mye for kjørelengden i forrige faktureringsperiode, kan du gi en kreditt som refunderer flåtekunde på neste flåtefaktura.

Regning

Flåtefakturaer genereres av faktureringsprosessen og korresponderer med hver spesifikke faktureringsplan. Frekvensen som fakturaer genereres i bestemmes av faktureringsperioden (faktureringsplanen). Flåtekunder kan også se på flåtefakturaer.

Eksempel: Vis en faktura for en spesifikk kunde for en spesifikk fakturaperiode.

Periode

Faktureringsplaner som bestemmer faktureringsprosessen. Ved avslutning av fakturaplanen, generer kundefakturaer som tilsvarer periodens sluttdato på fakturaplanen.

Eksempel: Velg å faktureres ukentlig, månedlig, kvartalsvis osv.

Regningskode

Bestemmer de vanlige avgiftene som kundene faktureres for ulike flåtefaktureringskategorier. Regningskoder og påslagskoder knyttet til spesifikke flåtekunder fastsetter de totale satsene for flåteregningskategoriene.

Eksempel: Opprett en faktureringskode for brukskostnader, og tilknytt deretter en sats til denne faktureringskoden. Flåtekunder blir vanligvis fakturert dette beløpet for brukskostnader.

Påslagskode

Brukes til å belaste ytterligere avgifter utover de normale (faktureringskoder). Regningskoder og påslagskoder knyttet til spesifikke flåtekunder fastsetter de totale satsene for flåteregningskategoriene.

Eksempel: Opprett en påslagskode for brukskostnader, og tilknytt deretter en sats til denne påslagskoden. Når påslagsavgifter er nødvendig, blir flåtekundene fakturert dette beløpet for brukskostnader.

Flåtekunde

En gruppe som brukes og faktureres for flåtekjøretøyer.

Eksempel: Angi at en flåtekunde skal tilhøre en bestemt avdeling i et selskap; f.eks. kan et selskap konfigurere Vann- og avløpsavdelingen som én flåtekunde og parkavdelingen som en annen flåtekunde i flåtestyringsmodulen.