Opprette kjøretøysedler

Opprett kjøretøysedler som sporer utstedelse og retur av flåtekjøretøyer fra bilparken Bilparken er en gruppe kjøretøyer som enten leies ut til ansatte på kortsiktig basis (bilpark/utlånsbil) eller tilbys som langsiktig transportform (oppdragskjøretøy).

Merk

Du må ha konkrete kjøretøyseddelfullmakter for å legge inn, oppdatere og slette kjøretøyseddel-poster.

Opprette kjøretøysedler:

  1. Velg Arbeid > Flåte > Flåtekjøretøysedler.
  2. Klikk på Ny post.
    Systemet fyller automatisk ut Dato opprettet og Opprettet av.
  3. Spesifiser denne informasjonen:
    Seddeltype
    Velg et av følgende alternativer:
    • Bilpark
      Velg for å indikere at kjøretøyet er et kjøretøy fra bilparken.
    • Utlånsbil
      Velg for å indikere at kjøretøyet er et utlånskjøretøy.
    • Oppdrag
      Velg for å indikere at kjøretøy er et oppdragskjøretøy.
    Seddelstatus
    Velg et av følgende alternativer:
    • Utstedt
      Velg for å indikere at bilen vil bli utstedt.
    • Returnert
      Velg for å vise at bilen har blitt returnert.
    • Fullført
      Velg for å indikere at fakturaen er ferdig og klar til fakturering.
    Kjøretøy
    Spesifiser kjøretøyet som skal tilknyttes kjøretøyseddelen. Systemet fyller automatisk ut kjøretøysbeskrivelse, Kjøretøyorg., Verksted, Kjøretøystatus, Utstedt drivstoffnivå, Utstedt parkeringsplass og Utstedt kjørelengde.
    Mottatt kjøretøy
    Spesifiser mottatt kjøretøy som skal tilknyttes kjøretøyseddelen. Systemet fyller automatisk ut en beskrivelse av mottatt kjøretøy, Mottatt kjøretøy-org. og Mottatt kjøretøy-status.
    Merk

    Du kan bare spesifisere Mottatt kjøretøy for utlånskjøretøyer.

    Utstedt til
    Spesifiser den ansatte som kjøretøyet skal utstedes til. Systemet fyller automatisk ut Kostnadskode, Flåtekunde, Flåtekundeorg., Førerkortnr. og Telefonnr.
    Kostnadskode
    Spesifiser kostnadskode som du vil tilknytte kjøretøyseddelen.
    Førerkortnummer
    Spesifiser den ansattes førerkortnummer.
    Annet
    Spesifiser besøkende ansatt som kjøretøyet skal utstedes til.
    Merk

    Du må oppgi en ansatt i Utstedt til og/eller Andre.

    Telefonnr.
    Skriv inn den ansattes telefonnummer.
    Flåtekunde
    Spesifiser flåtekunden å tilknytte kjøretøyseddelen. Systemet fyller automatisk ut Flåtekundeorg.
    Seddelklasse
    Spesifiser klasse for seddelen.
    Utstedt drivstoffnivå
    Spesifiser mengden drivstoff i bilen på tidspunktet for utstedelse. Systemet henter tallet fra den siste fakturaen, hvis tilgjengelig.
    Utstedt parkeringsplass
    Spesifiser lokasjonen av kjøretøyet på utstedelsestidspunktet. Systemet henter lokasjonen fra den siste fakturaen, hvis tilgjengelig.
    Utstedt kilometerstand
    Spesifiser kjørelengde på bilen på tidspunktet for utstedelse. Systemet henter kjørelengden fra det som er høyest av siste faktura og siste måleravlesning.
    Utstedt dato/tid
    Spesifiser dato og klokkeslett for når kjøretøyet utstedes.
    Merk

    Utstedt dato/tid kan ikke være etter systemets dato/klokkeslett eller Returnert dato/klokkeslett.

    Est. retur dato/tid
    Spesifiser den estimerte datoen og klokkeslettet som kjøretøyet forventes å bli returnert.

    Bruk følgende felt for å returnere tidligere utstedte biler:

    Returnert drivstoffnivå
    Spesifiser mengden drivstoff i bilen på tidspunktet den returneres.
    Returnert parkeringsplass
    Spesifiser lokasjonen av bilen når den returneres.
    Returnert kilometerstand
    Spesifiser kjørelengde på bilen på tidspunktet den returneres.
    Returnert dato/tid
    Spesifiser dato og klokkeslett når kjøretøyet returneres. Systemet fyller automatisk ut Timer brukt og Kjørelengde brukt.
    Timer
    Spesifiser antall timer å fakturere kjøretøyet for.
    Kilometerstand
    Spesifiser antall km å fakturere kjøretøyet for.
  4. Klikk på Lagre post. Systemet fyller automatisk ut Seddel, Utstedt dato/tid og Utstedt av. Systemet fyller også automatisk ut Faktureringskode og Påslagskode tilknyttet Kjøretøy, Klasse, Kategori, Type og Flåtekunde.
    Merk

    Hvis det har blitt tilknyttet unntak med kjøretøyseddelen, velges Unntak.

    Ved å lagre en kjøretøyseddel med statusen Returnert, fyller systemet automatisk ut Returnert til, Timekostnader og valuta, Kilometerkostnader og valuta, Unntakskostnad og valuta, Totalkostnad og valuta og Periodesluttdato.

    Ved lagring av en kjøretøyseddel med statusen Fullført, fyller systemet automatisk ut Fullført dato/tid.

    Klikk på Oppdragsfakturering for å se faktureringsopplysninger for hver periode der oppdragsfakturaen har blitt fakturert.