Opprette kjøretøysedler
Opprett kjøretøysedler som sporer utstedelse og retur av flåtekjøretøyer fra bilparken Bilparken er en gruppe kjøretøyer som enten leies ut til ansatte på kortsiktig basis (bilpark/utlånsbil) eller tilbys som langsiktig transportform (oppdragskjøretøy).
Du må ha konkrete kjøretøyseddelfullmakter for å legge inn, oppdatere og slette kjøretøyseddel-poster.
Opprette kjøretøysedler:
- Velg Arbeid > Flåte > Flåtekjøretøysedler.
-
Klikk på Ny post.
Systemet fyller automatisk ut Dato opprettet og Opprettet av.
-
Spesifiser denne informasjonen:
- Seddeltype
- Velg et av følgende alternativer:
-
- Bilpark
- Velg for å indikere at kjøretøyet er et kjøretøy fra bilparken.
-
- Utlånsbil
- Velg for å indikere at kjøretøyet er et utlånskjøretøy.
-
- Oppdrag
- Velg for å indikere at kjøretøy er et oppdragskjøretøy.
-
- Seddelstatus
- Velg et av følgende alternativer:
-
- Utstedt
- Velg for å indikere at bilen vil bli utstedt.
-
- Returnert
- Velg for å vise at bilen har blitt returnert.
-
- Fullført
- Velg for å indikere at fakturaen er ferdig og klar til fakturering.
-
- Kjøretøy
- Spesifiser kjøretøyet som skal tilknyttes kjøretøyseddelen. Systemet fyller automatisk ut kjøretøysbeskrivelse, Kjøretøyorg., Verksted, Kjøretøystatus, Utstedt drivstoffnivå, Utstedt parkeringsplass og Utstedt kjørelengde.
- Mottatt kjøretøy
- Spesifiser mottatt kjøretøy som skal tilknyttes kjøretøyseddelen. Systemet fyller automatisk ut en beskrivelse av mottatt kjøretøy, Mottatt kjøretøy-org. og Mottatt kjøretøy-status.
Merk
Du kan bare spesifisere Mottatt kjøretøy for utlånskjøretøyer.
- Utstedt til
- Spesifiser den ansatte som kjøretøyet skal utstedes til. Systemet fyller automatisk ut Kostnadskode, Flåtekunde, Flåtekundeorg., Førerkortnr. og Telefonnr.
- Kostnadskode
- Spesifiser kostnadskode som du vil tilknytte kjøretøyseddelen.
- Førerkortnummer
- Spesifiser den ansattes førerkortnummer.
- Annet
- Spesifiser besøkende ansatt som kjøretøyet skal utstedes til.
Merk
Du må oppgi en ansatt i Utstedt til og/eller Andre.
- Telefonnr.
- Skriv inn den ansattes telefonnummer.
- Flåtekunde
- Spesifiser flåtekunden å tilknytte kjøretøyseddelen. Systemet fyller automatisk ut Flåtekundeorg.
- Seddelklasse
- Spesifiser klasse for seddelen.
- Utstedt drivstoffnivå
- Spesifiser mengden drivstoff i bilen på tidspunktet for utstedelse. Systemet henter tallet fra den siste fakturaen, hvis tilgjengelig.
- Utstedt parkeringsplass
- Spesifiser lokasjonen av kjøretøyet på utstedelsestidspunktet. Systemet henter lokasjonen fra den siste fakturaen, hvis tilgjengelig.
- Utstedt kilometerstand
- Spesifiser kjørelengde på bilen på tidspunktet for utstedelse. Systemet henter kjørelengden fra det som er høyest av siste faktura og siste måleravlesning.
- Utstedt dato/tid
- Spesifiser dato og klokkeslett for når kjøretøyet utstedes.
Merk
Utstedt dato/tid kan ikke være etter systemets dato/klokkeslett eller Returnert dato/klokkeslett.
- Est. retur dato/tid
- Spesifiser den estimerte datoen og klokkeslettet som kjøretøyet forventes å bli returnert.
Bruk følgende felt for å returnere tidligere utstedte biler:
- Returnert drivstoffnivå
- Spesifiser mengden drivstoff i bilen på tidspunktet den returneres.
- Returnert parkeringsplass
- Spesifiser lokasjonen av bilen når den returneres.
- Returnert kilometerstand
- Spesifiser kjørelengde på bilen på tidspunktet den returneres.
- Returnert dato/tid
- Spesifiser dato og klokkeslett når kjøretøyet returneres. Systemet fyller automatisk ut Timer brukt og Kjørelengde brukt.
- Timer
- Spesifiser antall timer å fakturere kjøretøyet for.
- Kilometerstand
- Spesifiser antall km å fakturere kjøretøyet for.
-
Klikk på Lagre post. Systemet fyller automatisk ut Seddel, Utstedt dato/tid og Utstedt av. Systemet fyller også automatisk ut Faktureringskode og Påslagskode tilknyttet Kjøretøy, Klasse, Kategori, Type og Flåtekunde.
Merk
Hvis det har blitt tilknyttet unntak med kjøretøyseddelen, velges Unntak.
Ved å lagre en kjøretøyseddel med statusen Returnert, fyller systemet automatisk ut Returnert til, Timekostnader og valuta, Kilometerkostnader og valuta, Unntakskostnad og valuta, Totalkostnad og valuta og Periodesluttdato.
Ved lagring av en kjøretøyseddel med statusen Fullført, fyller systemet automatisk ut Fullført dato/tid.
Klikk på Oppdragsfakturering for å se faktureringsopplysninger for hver periode der oppdragsfakturaen har blitt fakturert.