E-records instellen
U kunt elektronische records (een soort momentopname) aanmaken van de gebeurtenissen die optreden in de database. Zo'n momentopname bewaart de volledige record, inclusief informatie die is gerelateerd aan andere databasetabellen. Op deze manier krijgt u een historisch overzicht van de ontwikkeling van uw activiteiten. Zo bevat een momentopname van de kopgegevens van een werkorder alle eigenlijke kopgegevens, maar ook alle gekoppelde activiteiten. Bovendien is het mogelijk om deze momentopnamen af te drukken en te exporteren in diverse bestandsindelingen, zoals de PDF-indeling van Adobe Acrobat.
U definieert entiteiten om momentopnamen te maken van een record wanneer de status wordt gewijzigd van de record die aan de entiteit is gekoppeld. Als uw organisatie bijvoorbeeld elektronische records wil bijhouden van de specifieke stadia van een inkooporder, kunt u een momentopname definiëren voor de entiteit PORD. De momentopname van de record wordt gemaakt.
Naast de mogelijkheid om elektronische records aan te maken van de gegevens in de database kunt u het systeem zo instellen dat een elektronische handtekening nodig is voordat de status van bepaalde records kan worden gewijzigd. De elektronische handtekening wordt aan een entiteit gekoppeld. Wanneer een systeemgebruiker de status van een record wijzigt (afhankelijk van bepaalde criteria), wordt deze gebruiker gevraagd om een ID, wachtwoord en reden voor de handtekening (zoals controle, goedkeuring of verantwoordelijkheid).