Documenten definiëren

Als u documenten wilt definiëren, kunt u een code aan documenten toekennen, specifieke revisiegegevens invoeren en de locatie van het document opgeven.

NB

Als u elektronische documentbestanden instelt, raadpleegt u voordat u documenten definieert eerst de systeembeheerder om na te gaan of de juiste directory's (mappen) al zijn ingesteld.

  1. Selecteer Beheer > Instellen > Documenten.
  2. Klik op Nieuwe record.
  3. Geef de volgende gegevens op:
    Organisatie
    Geef hier de organisatie op waartoe het document behoort, als u met beveiliging per organisatie werkt.
    Document
    Geef hier een unieke code voor het document op en geef in het veld ernaast een omschrijving ervan.
    Revisienummer
    Geef hier het revisienummer van het document op. Als u het document bijvoorbeeld hebt aangepast na de oorspronkelijke invoer in het systeem, voert u 1 in.
    Oorspronkelijke code
    Geef hier de oorspronkelijke code van het document op.
    Bestandslocatie
    Geef hier de locatie van het bestand op.
    Bestandstype
    Geef het type bestand op, zoals een Word-document (DOC), spreadsheet (XLS) enzovoort.
    Documenttype IDM
    Geef hier het documenttype op als u het document vanuit het documentbeheersysteem van Infor uploadt.
    Ingangsdatum
    Geef hier de datum op waarop het document in het systeem beschikbaar wordt gemaakt voor gebruikers van deze organisatie.
    Vervaldatum
    Geef hier de datum op waarop het document voor die gebruikers niet meer beschikbaar is in het systeem.
    Titel
    Geef hier de titel van het document op.
    Klasse
    Geef hier de klasse van het document op.
    Revisiedatum
    Voer hier de datum van de laatste documentrevisie in.
    Pagina's
    Voer hier het aantal pagina's van het document in.
    Bestandspad
    Geef hier het bestandspad van het document op, zoals URL (www.infor.net), bestandsnaam (infor.doc) enzovoort.
  4. Schakel desgewenst het selectievakje Niet in gebruik in om het document niet te laten weergeven in zoekvakken in het systeem.
  5. Klik op Record opslaan.
    NB

    Klik op Document uploaden om een bestaande documentrecord naar de server te verzenden. Er moet al een documentrecord bestaan die geen niet-opgeslagen wijzigingen mag bevatten als deze wordt verzonden van het scherm Documenten. Nadat een document is geüpload, wordt in het veld Bestandstype automatisch Geüpload document ingevuld, en in het veld Bestandspad de bestandsnaam.