Records ondertekenen

Wanneer de status wordt gewijzigd van een record waarvoor is gedefinieerd dat een elektronische handtekening verplicht is, wordt u gevraagd een gebruiker-ID, wachtwoord en reden voor de handtekening in te voeren. De gebruiker-ID en het wachtwoord zijn gelijk aan de gegevens waarmee men zich aanmeldt bij het systeem. Iedereen met een geldige gebruiker-ID en een geldig wachtwoord kan echter elektronische records ondertekenen, zelfs als men niet fysiek bij het systeem is aangemeld. Na controle van de gegevens van de gebruiker maakt het systeem een momentopname van de record. Deze gegevens worden opgeslagen in de database. Als u meerdere records tegelijk bijwerkt, wordt u bij elke afzonderlijke record om een handtekening gevraagd.

Open het scherm waarvoor u elektronische handtekeningen verplicht wilt stellen bij statuswijzigingen.
Zoek de record waarvan u de status wilt wijzigen. Van een statuswijziging is bijvoorbeeld sprake wanneer records worden ingevoegd of verwijderd of er kan sprake zijn van een specifieke wijziging zoals gedefinieerd op het scherm E-records instellen.
Wijzig de status van de geselecteerde record en klik vervolgens op Opslaan.
Geef de volgende gegevens op:

Gebruiker-ID

Geef hier de gebruiker-ID op.

Wachtwoord

Geef hier het wachtwoord op dat bij de gebruiker-ID hoort.

Type handtekening

Geef hier de reden voor de elektronische handtekening op (controle, goedkeuring enzovoort). Definieer de handtekeningtypen voor de entiteit ESTP op het scherm Systeemcodes.

Certificaatnummer

Geef hier het unieke certificaatnummer voor de elektronische handtekening op.

Certificaattype

Wijzig indien nodig het certificaattype.
NB
Met de installatieparameter FAAMOD wordt bepaald of u verplicht bent een certificaatnummer en certificaattype in te voeren voor elektronische handtekeningen. Als FAAMOD op ON staat, worden Certificaatnummer en Certificaattype weergegeven in het pop-upvenster Elektronische handtekening en moet u een geldig certificaatnummer en -type invoeren om de record te ondertekenen. Het veld Certificaattype wordt automatisch ingevuld op basis van het geselecteerde Certificaatnummer. Certificaatnummers en -typen worden gekoppeld aan medewerkerrecords op het tabblad Kwalificaties van het scherm Medewerkers. Het tabblad Kwalificaties is niet beschikbaar in Infor EAM voor SQL Server.
Het systeem geeft alleen certificaatnummers en -typen weer die zijn gekoppeld aan opleidingsrecords waarvoor de medewerker momenteel is gekwalificeerd in de zoekvakken voor Certificaatnummer en Certificaattype.

Daarnaast worden certificaatnummers en -typen gekoppeld aan medewerkers op basis van de gebruikersgroep van de medewerker op het scherm Medewerkers. Als FAAMOD is ingesteld op ON, moet u daarom een Gebruiker selecteren voor elke medewerker die een certificaatnummer en -type moet invoeren bij het ondertekenen van elektronische records.
Klik op OK.

NB
Als u op Annuleren klikt, wordt het scherm afgesloten en worden geen wijzigingen vastgelegd.
Zonder invoer van een elektronische handtekening zijn wijzigingen in de record niet toegestaan. Als u een ongeldige of verlopen ID en wachtwoord invoert of als u geen geldig certificaatnummer en type invoert, of als u niet het recht hebt om statuswijzigingen door te voeren, wordt een aanmeldingsschending geregistreerd en wordt de elektronische handtekening niet geregistreerd. Als het aantal mislukte handtekeningpogingen het aantal overschrijdt dat in de installatieparameter SECUVIOL is opgegeven, wordt de gebruiker vergrendeld. Neem contact op met de systeembeheerder om weer toegang aan gebruikers te verlenen.