Parameters aanmaken voor wagenparkconfiguratie

Door parameters te definiëren bepaalt u de precieze werking van het scherm Voertuigbonnen en de manier waarop de kosten van het gebruik van de voertuigen in rekening worden gebracht.

  1. Selecteer Werk > Wagenpark > Wagenparkconfiguratie.
  2. Geef de volgende gegevens op:
    PO-details bon bijwerken
    Kies een van de volgende opties:
    • Bij uitgifte

      Selecteer deze optie om de onderhoudsdetails van de voertuigbon bij te werken op het moment waarop het voertuig wordt uitgegeven.

    • Bij retour

      Selecteer deze optie om de onderhoudsdetails van de voertuigbon bij te werken op het moment waarop het voertuig wordt geretourneerd.

    • Uitgifte en retour

      Selecteer deze optie om de onderhoudsdetails van de voertuigbon bij te werken op het moment waarop het voertuig wordt uitgegeven en waarop het voertuig wordt geretourneerd.

      NB

      Op het geselecteerde moment worden op de bon de details van het vorige en volgende PO bijgewerkt.

    Min. uren gefactureerd
    Geef het minimumaantal uren op dat moet worden gefactureerd. Als bijvoorbeeld bij Min. uren gefactureerd vier is opgegeven en het voertuig wordt na twee uur teruggebracht, krijgt de klant een rekening voor vier uur.
    Uren facturering buiten dienst
    Geef het aantal uren op als het voertuig is gebruikt buiten de begin- en eindtijd voor de facturering. Als de normale uren voor de facturering van 8 uur 's ochtends tot 5 uur 's middags lopen, worden alle uren vóór 8 uur en na 5 uur beschouwd als uren buiten de dienst. Voertuigen die buiten de factureringsuren worden uitgegeven of geretourneerd, worden dienovereenkomstig gefactureerd. De uren buiten de dienst worden eenmaal per periode van 24 uur gefactureerd.
    Vragen als er geen factureringscode is
    Selecteer deze optie om een waarschuwing te geven als geen facturerings- of prijsverhogingscode op de voertuigbon wordt gevonden op het moment waarop het voertuig wordt uitgegeven.
    Begintijd facturering
    Selecteer de uren (links) en minuten (rechts) van de begintijd van de normale factureringsuren van de dag.
    Eindtijd facturering
    Selecteer de uren (links) en minuten (rechts) van de eindtijd van de normale factureringsuren van de dag.
    NB

    Als geen Begintijd facturering en geen Eindtijd facturering worden opgegeven, wordt automatisch een factureringscyclus van 24 uur genomen. De Begintijd facturering moet vóór de Eindtijd facturering liggen.

    Uren facturering afronden naar boven.
    Geef hier aan of de uren moeten worden afgerond naar het dichtstbijzijnde kwartier of het dichtstbijzijnde halve of hele uur.
    NB

    Als er geen afronding van de gefactureerde uren moet plaatsvinden, moet u geen waarde voor Uren facturering afronden naar boven invoeren.

    Poolauto
    Selecteer deze optie om aan te geven dat de gegevens van de voertuigrecord (klant van wagenpark en kostencode) moeten worden bijgewerkt met de waarden van de bon wanneer een bon voor een poolauto wordt aangemaakt.
    Leenauto
    Selecteer deze optie om aan te geven dat de gegevens van de voertuigrecord (klant van wagenpark en kostencode) moeten worden bijgewerkt met de waarden van de bon wanneer een bon voor een leenauto wordt aangemaakt.
    Vast toegewezen auto
    Selecteer deze optie om aan te geven dat de gegevens van de voertuigrecord (klant van wagenpark en kostencode) moeten worden bijgewerkt met de waarden van de bon wanneer een bon voor een vast toegewezen auto wordt aangemaakt.
  3. Klik op Record opslaan.
    NB

    Als het proces niet automatisch wordt gestart zoals gepland, moet u op Factureringsproces uitvoeren klikken om het proces handmatig te starten. De facturen voor de klant worden gegenereerd, te beginnen bij de vroegste Einddatum periode (opgegeven op het tabblad Factureringsschema's van het scherm Wagenparkconfiguratie) die voorbij de vervaldatum ligt.

    Zie Factureringsschema's instellen voor wagenparkconfiguratie.

    Het is alleen mogelijk om het factureringsproces met de hand te starten als de Begindatum proces/Begintijd proces op het tabblad Factureringsschema's vóór de huidige systeemdatum en -tijd vallen, als de periode nog niet is gefactureerd, als het selectievakje Gefactureerd op het tabblad Factureringsschema's niet is ingeschakeld en als het factureringsproces voor de record momenteel niet aan het lopen is of als het factureringsproces voor de record wel loopt maar het proces al langer dan dertig minuten loopt.