Records archiveren

U kunt werkorders, inkooporders, voorraadtransacties, elektronische records en controlefunctierecords archiveren.

NB

Tijdens de archivering worden de gearchiveerde artikelen uit de normale weergave verwijderd. De artikelen worden aan aparte archieftabellen toegevoegd.

Gearchiveerde items zijn niet meer beschikbaar voor rapporten of budgetten.

  1. Selecteer Beheer > Instellen > Records archiveren.
  2. Klik op Nieuwe record.
  3. Geef de volgende gegevens op:
    Archiveren tot en met
    Geef hier de datum op tot en met wanneer u wilt archiveren.
  4. Schakel desgewenst het selectievakje Werk in om werkorders te archiveren waarbij Systeemstatus=C en Gereedmeldingsdatum <=Archiveren tot en met. Geef vervolgens Type werkorder op om het beschikbare werk verder te filteren voor archivering.

    De volgende gegevens worden gearchiveerd met betrekking tot werkorder en werkorderactiviteiten:

    Gearchiveerde artikelen
    Kwalificaties
    Schema's
    Extra kosten
    Materiaallijsten met gebeurtenis
    Picklijsten voor de werkorder
    Geboekte uren
    Offertes met services voor de werkorder
    Inkooporders met directe materialen voor werkorderactiviteiten
    Artikelen voor reparatie
    Berekende kosten voor de werkorder
    Kosten
    Instrumenten (kalibratie)
    Standaarden (kalibratie)
    Systemen (EMRS)
    Meetpunten (kalibratie)
    Aspecten (inspectie)
    Punten (inspectie)
    Lineaire referenties
    Rekeninggegevens
    Gecontroleerde facturen voor inkooporders
    Inkoopaanvragen met werkorder in kopgegevens
    Offertes die verwijzen naar de inkoopaanvraag
    Ontvangsten voor directe materialen voor werkorderactiviteiten
    Ontvangsten op dock voor directe materialen voor werkorderactiviteiten
    Uitgiften/retouren voor werkorderactiviteiten
    Evaluaties van leverancier voor werkorderactiviteiten
    Vorderingen voor werkorderactiviteiten
    Reserveringen voor werkorderactiviteiten
    Aangevraagde gereedschappen voor werkorderactiviteiten
    Gebruik van gereedschap voor werkorderactiviteiten
    Klantencontracten voor de werkorder
    Klantfacturen met regels voor de werkorder
    Vaste betalingen voor het klantcontract
    Klussen voor activiteiten van verzamelwerkorders
    NB

    Alleen artikelen met de Status Goedgekeurd of Gereedgemeld worden gearchiveerd.

  5. Schakel het selectievakje Inkoop in om inkooptransacties te archiveren.
    De volgende gegevens worden gearchiveerd met betrekking tot gearchiveerde facturen:
    Gearchiveerde artikelen
    Facturen met de status Gecontroleerd of Geannuleerd
    Regels
    Extra kosten en kortingen
    Extra kosten voor tabblad Kosten
    Factuurtoewijzingen
    Rekeninggegevens

    De volgende gegevens worden gearchiveerd met betrekking tot gearchiveerde inkooporders:

    Gearchiveerde artikelen
    Kopgegevens van inkooporder: orderclausules, regels, extra kosten, revisies
    Afroeporders
    Geboekte uren
    Ontvangsten op dock
    Verzendbonnen
    Facturen
    Traceren van orders
    Evaluatie van leverancier

    De volgende gegevens worden gearchiveerd met betrekking tot gearchiveerde inkoopaanvragen:

    Gearchiveerde artikelen
    Kopgegevens van inkoopaanvragen met de status Goedgekeurd of Geannuleerd
    Regels
    Werkorders
    WO-reparatieartikelen die verwijzen naar de inkoopaanvraag/inkoopaanvraagregel
    Garantievorderingen die verwijzen naar de inkoopaanvraag/inkoopaanvraagregel
    Transacties

    De volgende gegevens worden gearchiveerd met betrekking tot gearchiveerde offertes:

    Gearchiveerd artikel
    Kopgegevens en regels van offertes
  6. Schakel het selectievakje Voorraadtransacties in om voorraadtransacties met de Status Goedgekeurd of Geannuleerd te archiveren.

    De volgende gegevens worden gearchiveerd met betrekking tot voorraadtransacties:

    Gearchiveerde artikelen
    Uitgiften/retouren
    Prijscorrectie
    Handmatige wijziging van prijstype
    Retour voor reparatie
    Voorraadcontrole met de status Goedgekeurd of Geannuleerd
  7. Schakel het selectievakje Controlefunctie in om de controlefunctie, een historie van gewijzigde records te archiveren.
  8. Schakel het selectievakje Elektronische records in om elektronische records te archiveren.

    De volgende gedeelde tabellen worden gearchiveerd met betrekking tot gearchiveerde werkorders, werkordertransacties, inkooptransacties en voorraadtransacties.

    Gearchiveerde artikelen
    Beschrijvingen
    Controlefunctierecords
    Elektronische handtekeningen
    Gebeurtenisadressen
    Documenten
    Opmerkingen
    Extra kenmerken
    Gekoppelde artikelen
    Vergunningen
    Rekeninggegevens
    NB

    Selecteer een waarde tussen 0 en 23 voor de installatieparameter ARCHTIME om een tijd te plannen voor het archiveren tussen 12:00 en 23:00. Selecteer bijvoorbeeld 0 voor 12:00 en 23 voor 23:00.

    Stel ARCHTIME in op null om het archiveringsproces onmiddellijk te laten uitvoeren wanneer op de knop Starten wordt geklikt.

  9. Klik op Starten om met archiveren te beginnen.
  10. De archiefrecord wordt opgeslagen.
    NB

    Klik op Status om het aantal gearchiveerde records weer te geven.

    Klik op Stoppen om het archiveren te stoppen. Hierdoor wordt het archiveren gestopt maar niet geannuleerd. De huidige archiefrecord wordt beëindigd voordat wordt gestopt. De reeds gearchiveerde transacties worden niet ongedaan gemaakt.

Gerelateerde onderwerpen