Documenten aan records koppelen

U kunt bestaande documenten koppelen aan records met het tabblad Documenten in elke record in het systeem. Documenten kunt u aan werkorders, objecten, klantaanvragen, artikelen, taakplannen, standaardwerkorders, callcenterrecords en de meeste records in het systeem koppelen. Een technicus die een objectrecord aanmaakt, kan bijvoorbeeld schema's, tekeningen of garantiedocumenten bij de objectrecord voegen.

Bij het koppelen van documenten aan werkorders of inkooporderrecords kunt u desgewenst opgeven of het document wordt gekopieerd of afgedrukt bij de werkorders. Het is ook mogelijk om documenten te koppelen aan de werkzaamheden van het taakplan op de tabbladen Jobs en Documenten van het form Taakplannen.

De kopieer- en afdrukopties die in het pop-upvenster Documenten worden weergegeven, veranderen dynamisch. Dit is afhankelijk van de record waaraan u een document koppelt. De documenten kunnen van elk gewenst bestandstype zijn. De documenten die worden gekoppeld moeten al met het scherm Documenten zijn aangemaakt.

NB

U kunt voor werkorders alleen documentbijlagen afdrukken als dit bestanden zijn die de bestandsindeling van Adobe Acrobat (PDF) hebben.

  1. Klik op een scherm op het tabblad Documenten.
  2. Klik op Document toevoegen.
  3. Geef de volgende gegevens op:
    Document
    Geef het document op dat u wilt koppelen.

    Kies desgewenst een of meer van de volgende opties:

    • Afdrukken bij inkoop-/werkorder
      Selecteer deze optie als u wilt dat documentbijlagen worden meegenomen bij het afdrukken van de inkoop- of werkorder. Als deze optie is geselecteerd, worden de PDF-bijlagen uit de inkooporder of werkorder afgedrukt.

      Afdrukken bij werkorder wordt alleen weergegeven voor documentbijlagen die aan bedrijfsmiddelen, systemen, posities, categorieën, profielen, werkorders en PO-schema's zijn gekoppeld. Afdrukken bij inkooporder wordt alleen weergegeven voor documenten die aan artikelen en inkooporders zijn gekoppeld.

    • Kopiëren naar inkoop-/werkorder
      Selecteer deze optie om de documentbijlagen die aan een artikel op een inkooporderregel zijn gekoppeld te kopiëren naar de inkooporder, of om de documentbijlagen die aan een object op een werkorder zijn gekoppeld te kopiëren naar de werkorder. Als deze optie is geselecteerd, worden de documentbijlagen van het artikel, het object, het PO of de standaardwerkorder gekopieerd naar de inkooporder of de nieuwe werkorder.
      Kopiëren naar werkorder wordt alleen weergegeven voor documentbijlagen die aan de entiteit OBJ, STWO of PPM zijn gekoppeld. Kopiëren naar inkooporder wordt alleen weergegeven voor documentbijlagen die aan de entiteit PART zijn gekoppeld.
      NB

      U kunt een documentbijlage alleen naar een inkooporder of werkorder kopiëren wanneer u de inkooporder of werkorder zelf hebt aangemaakt. Nadat een inkooporder of werkorder in de database is opgeslagen, wordt een wijziging in de kopieerinstellingen voor documentbijlagen van een artikel, object, PO of standaardwerkorder niet doorgegeven naar bestaande inkooporders of werkorders. Alle wijzigingen die in de kopieerinstellingen voor documentbijlagen worden aangebracht nadat ze voor de eerste keer in de database zijn opgeslagen, zijn alleen van invloed op nieuwe inkooporders of werkorders die voor het gewijzigde artikel, object, PO of de gewijzigde standaardwerkorder worden gegenereerd.

      Kies een van de volgende opties:

      • Koppeling kopiëren
        Selecteer deze optie om de koppeling naar het document te kopiëren.
      • Document kopiëren
        Selecteer deze optie om het document te kopiëren en de kopie aan de werkorder te koppelen.
    • Afdrukken bij rapport
      Selecteer deze optie als u wilt dat documentbijlagen worden afgedrukt bij het afdrukken van rapporten. Als deze optie wordt geselecteerd, worden de PDF-bijlagen vanuit het rapport afgedrukt.

      Afdrukken bij rapport wordt niet weergegeven voor documentbijlagen die zijn gekoppeld aan bedrijfsmiddelen, systemen, posities, werkorders, artikelen, inkooporders of klantaanvragen.

      NB

      Hoewel het selectievakje Afdrukken bij rapport beschikbaar is voor alle entiteiten, wordt de optie Bijlagen afdrukken slechts in enkele rapporten ondersteund.

  4. Als u een document wilt weergeven voordat u de record opslaat, klikt u op Document weergeven.
  5. Klik op Opslaan.