Inkoopaanvragen genereren

Wanneer u een methode opgeeft voor het aanvullen van de voorraad (en de gewenste opties voor het genereren), kunt u inkoopaanvragen laten genereren en aanmaken op basis van voorraad. Het systeem kent drie manieren om de voorraad aan te vullen: Min./Max., Bestelniveau en Op aanvraag. Ook kunt u inkoopaanvragen genereren voor de externe reparatie van op defects getraceerde artikelen.

Voor het genereren van inkoopaanvragen op basis van voorraad wordt de actuele voorraad in de magazijnen gecontroleerd en wordt een controle uitgevoerd op de gereserveerde artikelen en de artikelen die op inkoopaanvragen en inkooporders staan vermeld, en de artikelen die onderweg (in transit) zijn. Vervolgens wordt een standaardinkoopaanvraag gegenereerd voor alle artikelen die onder een aanvaardbaar niveau zitten. Op deze manier wordt opnieuw het opgegeven voorraadniveau van de artikelen bereikt. Er wordt een inkoopaanvraag gegenereerd voor de standaardbestelhoeveelheid tot het opgegeven voorraadniveau is bereikt. Het is ook mogelijk dat gewoon het benodigde aantal artikelen wordt besteld, afhankelijk van de informatie die u hebt ingevoerd voor de voorraadrecord.

NB

Als u de methode Op aanvraag gebruikt, hoeft van het artikel geen bepaalde minimumhoeveelheid te worden aangehouden. Het systeem genereert gewoon een inkoopaanvraag wanneer het betreffende artikel nodig is, zoals wanneer er materiaal wordt gereserveerd terwijl er van dat artikel onvoldoende voorraad is. Als u reserveringen doet voor een gebeurtenis in de toekomst, wordt voor de benodigde materialen een inkoopaanvraag gegenereerd. Infor EAM raadt u aan regels vast te leggen voor uw bedrijf, waarin wordt gesteld dat het reserveren beperkt moet blijven tot een redelijk tijdsbestek, zodat te grote voorraden worden voorkomen.

Als u een bepaalde aanvulmethode wilt toepassen, moet u de gewenste methode voor het betreffende artikel opgeven en in de voorraadrecord een Minimumhoeveelheid, Maximumhoeveelheid, Bestelhoeveelheid en/of een Bestelniveau opgeven, afhankelijk van de geselecteerde voorraadmethode. U moet ook een Voorkeursleverancier opgeven.

Stel Status automatische aanvraag op het scherm Magazijnen in op Goedgekeurd. Alle voorraadaanvragen die automatisch worden gegenereerd voor het opgegeven magazijn, krijgen de status Goedgekeurd. Anders moet u met de hand alle inkoopaanvragen goedkeuren die zijn gegenereerd met de status Niet gereed.

Bij het genereren van inkoopaanvragen kan meer dan één inkoopaanvraag worden gegenereerd. Op basis van de parameters die u invoert op het scherm Inkoopaanvragen genereren kan het systeem artikelregels selecteren met verschillende combinaties van magazijn, leverancier en/of inkoper. Wanneer u op Genereren klikt, wordt voor elke combinatie van magazijn, leverancier en/of inkoper een andere inkoopaanvraag gegenereerd. Dit concept wordt geïllustreerd aan de hand van de volgende tabel.

Magazijn Leverancier Inkoper Aanvraag aangemaakt
Magazijn 1 Leverancier 1 10000
Magazijn 1 Leverancier 2 10001
Magazijn 2 Leverancier 1 10002
Magazijn 2 Leverancier 1 Inkoper 1 10003
Magazijn 2 Leverancier 1 Inkoper 2 10004
NB

Gebruikerslimieten gelden niet voor het tabblad Inkoopaanvragen genereren.

  1. Selecteer Materialen > Proces > Inkoopaanvragen genereren.
  2. Selecteer de opgeslagen selectieparameters uit de Parameterlijst.
  3. Geef de volgende gegevens op:
    Organisatie
    Voer hier de organisatie in op basis waarvan u de inkoopaanvraag wilt genereren, als u met beveiliging per organisatie werkt.
    Magazijn dat aanvraagt
    Voer hier het magazijn in waarvoor inkoopaanvragen moeten worden gegenereerd.
    NB

    Als u inkoopaanvragen wilt genereren voor alle magazijnen die met een bepaalde letter beginnen, voert u de letter in gevolgd door een procentteken. Als u bijvoorbeeld inkoopaanvragen wilt genereren voor al uw locaties in Houston, geeft u ‘H%’ in Magazijn in.

    Leverancier
    Voer hier de leverancier in waarvoor inkoopaanvragen moeten worden gegenereerd.
    Inkoper
    Voer hier de inkoper in van de artikelen waarvoor inkoopaanvragen moeten worden gegenereerd.
    Voorkeursmagazijn
    Voer hier het magazijn in waarvoor inkoopaanvragen moeten worden gegenereerd als het artikel in het magazijn naar een ander magazijn moet worden verplaatst.
    ABC-klasse
    Selecteer klasse A, B of C van de artikelen waarvoor inkoopaanvragen moeten worden gegenereerd.
    Artikelklasse
    Voer hier de klasse van de artikelen in waarvoor inkoopaanvragen moeten worden gegenereerd.
    NB

    Als u inkoopaanvragen wilt genereren voor alle artikelklassen die met een bepaalde letter beginnen, voert u de letter in gevolgd door een procentteken.

    Aanvrager
    Voer hier de naam in van degene die de inkoopaanvragen nodig heeft.
    Standaardgoedkeurder
    Voer hier de naam in van degene die de inkoopaanvragen goedkeurt.
    NB

    De informatie die u invoert bij Standaardgoedkeurder wordt gebruikt om Goedgekeurd door in te vullen op het scherm Inkoopaanvragen. Als Status automatische aanvraag op het scherm Magazijnen op A (Goedgekeurd) staat en u voert geen standaardgoedkeurder in, wordt bij Goedgekeurd door op het scherm Inkoopaanvragen automatisch uw Gebruiker-ID ingevuld.

    Kostencode
    Voer hier de kostencode voor de inkoopaanvraag in.
    Consignatieartikelen
    Selecteer deze optie om alleen voor consignatieartikelen inkoopaanvragen te genereren.
    Niet-consignatieartikelen
    Selecteer deze optie om alleen voor niet-consignatieartikelen inkoopaanvragen te genereren.
    Alle artikelen
    Selecteer deze optie om zowel voor consignatieartikelen als niet-consignatieartikelen inkoopaanvragen te genereren.
    Artikelaanvragen genereren
    Selecteer deze optie om artikelaanvragen te genereren.
    NB

    Als u een inkoopaanvraag wilt genereren voor artikelen die moeten worden besteld, moet u een Voorkeursleverancier instellen op het tabblad Magazijnen van het scherm Artikelen of een Voorkeursleverancier op het tabblad Recordweergave van het scherm Artikelen.

    Serviceaanvragen genereren
    Selecteer deze optie om serviceaanvragen te genereren.
    Aanvragen voor externe reparatie genereren
    Selecteer deze optie om aanvragen voor externe reparatie te genereren
    NB

    Als u zowel Artikelaanvragen genereren als Aanvragen voor externe reparatie genereren selecteert, worden de aanvragen voor externe reparaties eerst gegenereerd. Hierdoor worden de op defects getraceerde artikelen gerepareerd in plaats van dat er nieuwe artikelen worden besteld. Als u zowel Inkoopaanvragen genereren als Aanvragen voor externe reparatie genereren selecteert en u hebt meer artikelen nodig dan de hoeveelheid die voor reparatie is aangeduid, wordt één inkoopaanvraag gegenereerd met daarop zowel een regel voor de reparatie als een regel voor de inkoop.

    Voor het genereren van aanvragen voor externe reparatie van op defects getraceerde artikelen moeten deze artikelen voldoen aan de opgegeven criteria. Voordat een inkoopaanvraag voor het artikel kan worden gegenereerd, moeten ook de volgende condities van kracht zijn (of zijn ingesteld voor een op defecten getraceerd artikel op het tabblad Reparatiedetails van het scherm Artikelen): De waarde van Hoeveelheid defecte artikelen moet groter zijn dan 0, Externe reparatie moet zijn geselecteerd, u moet een Leverancier voor het artikel hebben ingevoerd en de Hoeveelheid defecte artikelen moet groter zijn dan of gelijk zijn aan de waarde bij Min. reparatiehvh.

    Als u een Voorkeursleverancier definieert op het tabblad Reparatiedetails van het scherm Artikelen, maar niet op het tabblad Magazijnen van het scherm Artikelen, worden alleen regels van het type Externe reparatie gegenereerd, ongeacht uw selectie van Inkoopaanvragen genereren en Aanvragen voor externe reparatie genereren. Als u een Voorkeursleverancier hebt gedefinieerd op het tabblad Magazijnen van het scherm Artikelen, maar niet op het tabblad Reparatiedetails van het scherm Artikelen, worden alleen regels van het type Voorraadartikelen gegenereerd, ongeacht uw selectie van Inkoopaanvragen genereren en Aanvragen voor externe reparatie genereren.

    Als u een Min. reparatiehvh. hebt opgegeven op het tabblad Reparatiedetails van het scherm Artikelen, worden alleen reparatieaanvragen gegenereerd als de Hoeveelheid defecte artikelen groter is dan de Min. reparatiehvh.

    Als u Automatisch toewijzen hebt geselecteerd voor een artikel op het tabblad Reparatiedetails van het scherm Artikelen, worden automatisch reparatiedetails toegewezen voor extern gerepareerde artikelen.

    Inkoopaanvragen tussen magazijnen onderling genereren
    Selecteer de optie om inkoopaanvragen tussen magazijnen te genereren
    NB

    Als u Inkoopaanvragen tussen magazijnen genereren hebt geselecteerd, wordt de formule gebruikt waarmee ook Hvh. aangevraagd voor inkoopaanvragen wordt berekend.

    Incl. hoeveelheid van onderliggend(e) magazijn(en)
    Selecteer deze optie om de hoeveelheden van alle onderliggende magazijnen van het geselecteerde magazijn mee te nemen tijdens het genereren.
    Records in voorbeeld automatisch selecteren
    Selecteer deze optie om automatisch alle records te selecteren op de tabbladen Voorbeeld artikelen en Voorbeeld services.
    Inkoopaanvraag afdrukken
    Selecteer deze optie om de gegenereerde inkoopaanvragen af te drukken.
  4. Klik op Verwerken. Afhankelijk van de opties die u voor genereren hebt geselecteerd, haalt het systeem artikelregels op voor repareerbare reserveonderdelen die extern moeten worden gerepareerd en/of artikelen met weinig voorraad die niet op een bestaande inkoopaanvraag staan.

    De artikelen die aan de inkoopaanvraag moeten worden toegevoegd, worden berekend op basis van de volgende formule en de door u geselecteerde opties:

    (Hoeveelheid in voorraad + Hvh. in werkplaats + Hvh. bij leverancier + de hoeveelheid van het artikel op inkoopaanvragen + de hoeveelheid van het artikel op inkooporders zonder aanvraag + de hoeveelheid die onderweg is zonder inkoopaanvraag) – (Hoeveelheid gereserveerd + Hoeveelheid aangevraagd uit magazijn) = Hoeveelheid

    Als u uitgaat van het bestelniveau
    Er wordt een inkoopaanvraag gegenereerd als de Hoeveelheid kleiner is dan of gelijk is aan Bestelniveau. De Hoeveelheid aangevraagd wordt berekend als een veelvoud van de Bestelhoeveelheid die nodig is om de Hoeveelheid een voorraadpeil te laten bereiken dat groter is dan het Bestelniveau.
    Als u uitgaat van de Min./max.-methode
    Er wordt een inkoopaanvraag gegenereerd als Hoeveelheid kleiner is dan Minimumhoeveelheid. De Hoeveelheid aangevraagd wordt berekend als het verschil van de Maximumhoeveelheid en de Hoeveelheid.
    Als u uitgaat van de vraag
    Er wordt een inkoopaanvraag gegenereerd als de Hoeveelheid kleiner is dan de gevraagde hoeveelheid De Hoeveelheid aangevraagd wordt berekend als het verschil van de gevraagde hoeveelheid en de Hoeveelheid.
  5. Selecteer de artikelregels waarvoor u een inkoopaanvraag wilt genereren. Alle artikelregels worden automatisch geselecteerd. U kunt afzonderlijke regels uit de lijst verwijderen door het selectievakje uit te schakelen. Voor de regels die niet zijn geselecteerd, wordt geen inkoopaanvraag gegenereerd. Alle artikelregels worden automatisch geselecteerd. U kunt afzonderlijke regels uit de lijst verwijderen door het selectievakje uit te schakelen. Voor de regels die niet zijn geselecteerd, wordt geen inkoopaanvraag gegenereerd.
    NB

    Een inkoopaanvraagregel wordt voor artikelen nooit gegenereerd indien Bijbestellingen voorkomen op het scherm Artikelen is geselecteerd.

  6. Klik op Verwerken.
    NB

    Het hangt van uw systeemconfiguratie af of een elektronische handtekening nodig is als autorisatie voor statuswijzigingen van inkoopaanvragen. Het venster voor elektronische handtekeningen wordt geopend bij het toewijzen van een status aan elke aangemaakte inkoopaanvraag.