Inkoopaanvragen aanmaken
Op het scherm Inkoopaanvragen maakt u aanvragen aan voor het bestellen van goederen of diensten bij externe leveranciers. Een inkoopaanvraag bestaat uit kopgegevens en regels. U kunt inkoopaanvragen aanmaken voor voorraadartikelen, directe materialen en services. Voorraadartikelen zijn materialen die in voorraad worden gehouden en waarvan de voorraad precies wordt getraceerd. Directe materialen zijn artikelen die u specifiek aanvraagt voor een werkorder (eenmalige bestellingen).
De levenscyclus van een inkoopaanvraag wordt gestuurd aan de hand van de status van de aanvraag. Wanneer u een inkoopaanvraag maakt, wordt de status Niet gereed aan de inkoopaanvraag toegewezen. Wanneer u alle benodigde artikelregels aan de inkoopaanvraag hebt toegevoegd, kunt u de status van de inkoopaanvraag naar wens bijwerken op basis van de rechten waarover u beschikt voor het doorvoeren van statuswijzigingen. De autorisaties voor wijzigingen van Status worden vastgelegd op het scherm Statusautorisaties.
Bij het bijwerken van de aanvraagstatus kunt u ook de andere gegevens van de inkoopaanvraag aanpassen. Welke velden u kunt aanpassen hangt echter af van het feit of er al dan niet regels aan de inkoopaanvraag zijn toegevoegd en welke statuswijziging u precies wilt doorvoeren.
Een gebruiker moet niet alleen over de juiste rechten voor statuswijzigingen beschikken, hij of zij moet voor de goedkeuring van inkoopaanvragen ook voldoende hoge limieten toegewezen hebben gekregen op het scherm Gebruikers. De installatieparameter LIMITLEV bepaalt of het systeem de goedkeuringslimiet van de inkoopaanvragen valideert op het niveau van de kopgegevens of op het niveau van de regels. Als de totale waarde van een inkoopaanvraag de goedkeuringslimiet van de gebruiker overschrijdt op kopgegevensniveau of op regelniveau, kan de gebruiker de betreffende inkoopaanvraag niet goedkeuren.
De valuta van de kopgegevens en regels van de inkoopaanvraag worden automatisch ingesteld op basis van de valuta van de organisatie waarvoor de inkoopaanvraag wordt aangemaakt. U kunt de valuta eventueel wijzigen voor een aparte inkoopaanvraagregel. Dit maakt het mogelijk om specifieke artikelen te bestellen in een andere valuta dan de valuta van de organisatie van de kopgegevens van de aanvraag. Hiervoor moet er wel een geldige wisselkoers zijn gedefinieerd voor de valuta die u voor de regel wilt gebruiken.
Wanneer de inkoopaanvraag is gecontroleerd en eventueel aangepast, verandert u de status in Klaar om af te drukken. Druk de inkoopaanvraag eventueel af. Wijzig de status vervolgens in Goedgekeurd/actief om de inkoopaanvraag klaar te maken voor de eigenlijke inkoop. De goedgekeurde inkoopaanvraag kunt u toevoegen aan een inkooporder voor bezorging bij een leverancier.