Kopgegevens voor een inkoopaanvraag aanmaken
Bij het aanmaken van de kopgegevens van een inkoopaanvraag voert u de leverancier(s) in bij wie u artikelen wilt bestellen.
Om de kopgegevens van een inkoopaanvraag aan te maken moet u het volgende doen:
- Selecteer Materialen > Inkoopaanvragen.
- Klik op Nieuwe record.
-
Geef de volgende gegevens op:
- Organisatie
- Voer hier de organisatie in waarvoor u de inkoopaanvraag wilt aanmaken. De organisatie die u selecteert moet een specifieke organisatie zijn waartoe u behoort. Bij Ingevoerd door wordt de Gebruiker-ID van de aangemelde gebruiker ingevuld en bij Aangevraagd op de datum van vandaag.
- Aanvraag
- Geef in het veld ernaast een omschrijving van de inkoopaanvraag. Wanneer u de record opslaat, wordt automatisch een inkoopaanvraagnummer toegewezen.
- Status
- Geef hier de status van de inkoopaanvraag op.
- Magazijn
- U kunt hier desgewenst het magazijn invoeren waarin het artikel zal worden ontvangen.
NB
Als er aan de aangemelde gebruiker een Standaardmagazijn is gekoppeld, wordt Magazijn automatisch ingevuld. U kunt een Standaardmagazijn koppelen aan een Afdeling. Het Standaardmagazijn kan vervolgens worden gekoppeld aan een Gebruiker-ID door een gebruiker toe te wijzen aan een Afdeling. Deze afdeling koppelt vervolgens een Standaardmagazijn aan de Gebruiker-ID. Als er echter geen Standaardmagazijn is gekoppeld aan de aangemelde gebruiker, wordt Magazijn niet automatisch ingevuld en moet u het Magazijn handmatig invoeren.
- Aanvrager
- Voer hier de naam in van de medewerker die de artikelen van de inkoopaanvraag nodig heeft.
- Ter attentie van
- Voer hier de naam of de afdeling in die het artikel ontvangt.
- Afleveradres
- Voer hier het adres in waar het artikel moet worden geleverd.
- Leverancier
- Voer hier de leverancier voor de inkoopaanvraag in. Leveranciersorganisatie wordt automatisch gevuld.
NB
Wanneer u een leverancier selecteert in de kopgegevens van de inkoopaanvraag, wordt deze leverancier automatisch toegewezen aan elk van de regels van de inkoopaanvraag. Indien nodig kan deze leverancier echter per regel worden aangepast.
- Klasse
- Geef hier de klasse van de inkoopaanvraag op. De getoonde klassen behoren tot de entiteit REQ.
- Kostencode
- Voer hier de kostencode in waaraan de kosten van de aanvraag moeten worden gekoppeld.
- Werkorder - activiteit
- Voer hier de werkorder en activiteit in waarvoor artikelen worden aangevraagd.
NB
Wanneer u een werkorder en activiteit opgeeft in de kopgegevens van de inkoopaanvraag, worden deze werkorder en activiteit automatisch toegewezen aan elk van de regels van de inkoopaanvraag. U kunt deze werkorder en activiteit niet wijzigen voor de verschillende regels van de inkoopaanvraag.
Bovendien kunt u alleen maar werkorders van het type JOB of PPM selecteren met de status Vrijgegeven of Afgesloten waarvoor de Gereedmeldingsdatum op de werkorder vroeger valt dan het aantal dagen dat is vastgelegd met de installatieparameter REQDAYS.
Als de geselecteerde Werkorder – activiteit een werkorder met meerdere objecten is, wordt Object ingeschakeld en is het een verplicht veld.
- Job
- Voer de werkzaamheden in voor de geselecteerde werkorderactiviteit.
- Objecten
- Kies een van de volgende opties als de werkorder een werkorder met meerdere objecten is:
- Een specifiek object invoeren waarnaar de kosten van de inkoopaanvraag moeten worden gedistribueerd.
- Alle objecten invoeren om de kosten van de inkoopaanvraag gelijkmatig te distribueren over alle objectrecords van de werkorder.
- WO-kopgegevensobject invoeren om de kosten van de inkoopaanvraag alleen naar de kopgegevens van de werkorder te distribueren.
- Standaardgoedkeurder
- Voer hier de naam in van degene die de aanvragen goedkeurt.
-
Klik op Record opslaan.
NB
Wanneer artikelen en services aan de inkoopaanvraag worden toegevoegd of wanneer de status van de aanvraag wordt gewijzigd of goedgekeurd, worden de volgende velden ingevuld en/of bijgewerkt: Artikelregels, Serviceregels, Aanvraagregels, Totale artikelwaarde, Totale servicewaarde, Totale aanvraagwaarde, Goedgekeurd door en Goedgekeurd op.
Als de status van de inkoopaanvraag op Afgewezen staat, moet een Afwijzingsreden worden ingevuld. U moet dus aangeven waarom de inkoopaanvraag is afgewezen.
Wanneer u de gevraagde artikelen/services aan de inkoopaanvraag hebt toegevoegd, klikt u op Inkooporder genereren om met de hand een inkoopaanvraag te genereren.
Als u de inkoopaanvraag afdrukt, wordt automatisch Afgedrukt geselecteerd.