Artikelen aan een inkoopaanvraag toevoegen

U kunt artikelen aan inkoopaanvragen toevoegen nadat de kopgegevens van de inkoopaanvraag zijn ingevoerd.

Als u niet precies weet wat het artikelnummer is van de artikelen die u aan de inkoopaanvraag wilt toevoegen, kunt u de artikelen opzoeken aan de hand van het referentienummer uit de catalogus van de leverancier of aan de hand van de artikelomschrijving van de producent.

Sommige velden van de aanvraagregel worden automatisch ingevuld op basis van de ingevoerde kopgegevens. Als u bijvoorbeeld een leverancier hebt ingevoerd in de kopgegevens van de inkoopaanvraag, wordt die leverancier automatisch als leverancier voor elke regel gebruikt. Zolang een regel de status Niet gereed heeft, kunt u de gegevens van die regel aanvullen of wijzigen. Sommige velden die automatisch worden ingevuld op basis van de kopgegevens van de inkoopaanvraag, zijn echter beschermd.

Wanneer u een artikel uit een catalogus (van het scherm Artikelen) aanvraagt, worden ook gegevens uit de artikelrecord opgevraagd en worden ook veel velden op basis daarvan automatisch ingevuld. Als u een artikel wilt aanvragen dat nog niet is aangemaakt op het scherm Artikelen, kunt u eventueel handmatig een nieuw artikel aanmaken. Wanneer u alle benodigde artikelen aan de inkoopaanvraag hebt toegevoegd, kunt u de Status van de inkoopaanvraag naar wens bijwerken op basis van de rechten waarover u beschikt voor het doorvoeren van statuswijzigingen. De rechten voor statuswijzigingen worden vastgelegd op het scherm Statusautorisaties. Welke velden u kunt aanpassen hangt echter af van de statuswijziging die u precies wilt doorvoeren

Om artikelen aan een inkoopaanvraag toe te voegen moet u het volgende doen:

Selecteer Materialen > Inkoopaanvragen.
Selecteer de inkoopaanvraag waaraan u artikelen wilt toevoegen en klik op het tabblad Artikelen.
Klik op Artikelregel toevoegen.

NB
Indien de inkoopaanvraagregel wordt gegenereerd op basis van een offerteaanvraag, worden de velden Offerteaanvraag, Org. offerteaanvraag, Offerte, Org. offerte en Offerteregel tijdens het aanmaken van de regel ingevuld.

Als een offerteaanvraag wordt gegenereerd op basis van de inkoopaanvraag, worden de velden Offerteaanvraag, Org. offerteaanvraag en Offerteaanvraagregel ingevuld zodra de offerteaanvraagregel is aangemaakt. Indien een offerteregel voor een bijbehorende offerteaanvraagregel is geaccepteerd, worden de offertegegevens ingevuld.

Geef de volgende gegevens op:

Leverancier: Geef de leverancier van het artikel op.

Producent: Voer hier de producent van het artikel in.

Catalogusreferentie leverancier: Voer hier het referentienummer voor het artikel uit de catalogus van de leverancier in. Als u een Catalogusreferentie leverancier invoert, worden de velden Artikel, de artikelomschrijving, Leverancier, Wisselkoers en Prijs op basis van de catalogus van de leverancier ingevuld.
NB
Als er voor het artikel geen prijs is opgegeven in de catalogus van de leverancier, wordt de prijs opgevraagd uit de voorraadrecord van het artikel.
Als u een Leverancier hebt ingevoerd en u voert ook een nieuwe Catalogusreferentie leverancier in, wordt in de catalogus van de leverancier automatisch een nieuwe record aangemaakt.

Artikelnummer producent: Voer hier het artikelnummer in van de producent voor het artikel. Als u een Artikelnummer fabrikant invoert, worden de Fabrikant en de artikelomschrijving automatisch ingevuld.
NB
Als u een Fabrikant hebt ingevoerd en u voert ook een nieuw Artikelnummer fabrikant in, wordt automatisch een nieuwe artikelrecord voor de fabrikant aangemaakt.

Artikel: Voer hier het artikel in dat u aan de aanvraag wilt toevoegen. De omschrijving van het artikel en de velden Organisatie artikel en Nieuwe orders niet toegestaan worden automatisch ingevuld als in het systeem is aangegeven dat er geen bijbestellingen van dit artikel mogen worden gedaan. In dat geval moet u een alternatief artikel selecteren.

Conditie: Voer de conditie in als het artikel een bovenliggend artikel is dat op conditie wordt getraceerd. Als het geselecteerde artikel een onderliggend artikel is dat op conditie wordt getraceerd, wordt het veld Conditie automatisch ingevuld.

Type: Selecteer hier het artikeltype voor de inkoopaanvraagregel.
NB
Als u Directe materialen selecteert als het Type voor de aanvraagregel, moet u een waarde invoeren bij Werkorder – activiteit.

Regel: U kunt hier desgewenst het regelnummer wijzigen van het artikel op de inkoopaanvraag. Het volgende regelnummer wordt automatisch ingevuld op basis van de installatieparameter INCRLINO.
NB
U kunt het Regelnummer alleen wijzigen bij het toevoegen van een record. Nadat de record is opgeslagen, kan Regel niet meer worden gewijzigd.

Hvh. aangevraagd: Geef hier de aangevraagde hoeveelheid van het artikel op.

Prijs: Voer hier de prijs van het artikel in. In het veld ernaast wordt automatisch de valuta van de organisatie uit de kopgegevens van de inkoopaanvraag ingevuld.
NB
Als u een leverancier selecteert in de regel of in de kopgegevens, wordt bij Prijs automatisch de prijs van het artikel uit de catalogus van de leverancier ingevuld. U kunt de leverancier op de regel desgewenst bijwerken.
Als de installatieparameter EXRTUPDT op YES staat, kunt u op het moment dat u de valuta van de inkoopaanvraagregel wijzigt ook de wisselkoers aanpassen voor die regel. Als u de wisselkoers wijzigt voor een specifieke regel van de inkoopaanvraag, wordt de waarde van de kopgegevens van de inkoopaanvraag berekend met de nieuwe koers.

Status: Voer de status van het artikel in. Het artikel krijgt automatisch de status Niet gereed (of de gelijkwaardige gebruikergedefinieerde statuscode).

Aangevraagd vóór: Voer hier de datum in waarop het aangevraagde artikel moet zijn ontvangen.

Ter attentie van: Voer hier de naam of de afdeling in die het artikel ontvangt.

Wisselkoers: Voer hier de koers voor het artikel op de inkoopaanvraag in.

Kostencode: Voer hier de kostencode in waaraan de kosten van de aanvraag moeten worden gekoppeld.

Werkorder - activiteit: Voer hier de werkorder en activiteit in waarvoor artikelen worden aangevraagd.
NB
Wanneer u een werkorder en activiteit invoert in de kopgegevens van de inkoopaanvraag, worden bij Werkorder – activiteit automatisch de werkorder en activiteit uit de kopgegevens ingevuld en wordt het Type van de regel automatisch ingesteld op Directe inkoop (PD). U kunt het Type echter wijzigen in Voorraadartikelen (PS) en de Werkorder – activiteit wordt automatisch gewist.
Als de geselecteerde Werkorder-activiteit een werkorder met meerdere objecten is, wordt Object ingeschakeld en is het een verplicht veld.

Job: Voer de werkzaamheden in voor de geselecteerde werkorderactiviteit.

Objecten

Kies een van de volgende opties als de werkorder een werkorder met meerdere objecten is:

Voer een specifiek object in waarnaar de kosten van het artikel moeten worden gedistribueerd.
Alle objecten invoeren om de kosten van het artikel gelijkmatig naar elke objectrecord van de werkorder te distribueren.
WO-kopgegevensobject invoeren om de kosten van het artikel alleen naar de kopgegevens van de werkorder te distribueren.

Als het geselecteerde Artikel per bedrijfsmiddel wordt getraceerd, worden de velden Object, Objectorganisatie en Gerelateerde werkorder gewist, omdat u een artikel dat per bedrijfsmiddel wordt getraceerd niet naar meerdere objecten kunt distribueren.

Afroeporderregel: Voer hier de afroeporderregel in die u aan het artikel wilt koppelen.
NB
Als u een Afroeporderregel selecteert, worden de velden Leverancier, Catalogusreferentie leverancier, Artikel, Omschrijving, Organisatie artikel, Hvh. aangevraagd, Prijs, Eenheid, Valuta en Inkoper automatisch ingevuld op basis van de afroeporderregel. Artikel en Beschrijving worden beschermd.
Als u een Artikel invoert en vervolgens een Afroeporderregel selecteert, wordt het geselecteerde Artikel overschreven door het artikel van de afroeporderregel.

Offerte-indicator

Selecteer een van de volgende opties om aan te geven of een offerte moet worden aangevraagd bij een leverancier voordat het artikel kan worden aangevraagd:


Optie	Omschrijving
Geen offerte gevraagd	Selecteer deze optie als geen offerte nodig is voordat het artikel wordt aangevraagd.
Offerte aanvragen	Selecteer deze optie als een offerte nodig is voordat het artikel wordt aangevraagd.
Offerte gevraagd vóór inkooporder	Selecteer deze optie als een offerte gewenst is voordat een artikel wordt ingekocht, maar niet absoluut noodzakelijk.

Opmerkingen

Voer desgewenst opmerkingen in.

Vul de velden Inkoper, Afleveradres, Onkostentype, Artikelsoort en Opmerkingen in.
Schakel het selectievakje Inspectie in om aan te geven dat het artikel moet worden geïnspecteerd.
Schakel het selectievakje Garantie in om aan te geven dat het artikel onder garantie valt.
Schakel het selectievakje Traceren per bedrijfsmiddel in om aan te geven dat het artikel per bedrijfsmiddel wordt getraceerd.
Klik op Bevestigen. De kosten van de artikelregel worden berekend en bij Artikelregeltotaal worden de kosten van de totale waarde van de regel ingevuld.

NB
Als u handmatig een artikel wilt aanmaken voor een inkoopaanvraag wanneer het artikel niet voorkomt in de catalogusreferentie van de leverancier of niet in de catalogus voorkomt van het scherm Artikelen, klikt u op Artikel aanmaken.
Als u meerdere artikelen aan een inkoopaanvraag wilt toevoegen, klikt u op Artikelen selecteren.

Klik op Artikelen toevoegen (iProcure-artikelen) als u een iProcure-artikel wilt toevoegen.

Als u iProcure-artikelen in de artikelcatalogus wilt bijwerken, klikt u op iProcure-artikelen bijwerken.

Als u iProcure-synchronisatiefouten wilt weergeven, klikt u op iProcure-synchronisatiefouten weergeven.

Als u een alternatief artikel wilt selecteren voor een artikel dat niet meer mag worden bijbesteld, klikt u op Alternatief artikel selecteren.