Services aan inkoopaanvragen toevoegen

U kunt services aan inkoopaanvragen toevoegen als uw organisatie externe capaciteit moet inhuren.

U kunt services alleen aan inkoopaanvragen met de status Niet gereed toevoegen.

Op het toevoegen van services zijn de invoerlimieten voor inkoopaanvragen van toepassing. Neem contact op met de systeembeheerder als uw rechten niet toereikend zijn.

Om services toe te voegen aan een inkoopaanvraag moet u het volgende doen:

Selecteer Materialen > Inkoopaanvragen.
Selecteer de inkoopaanvraag waaraan u een service wilt toevoegen en klik op het tabblad Services. Bij Aangevraagd vóór wordt automatisch de datum van vandaag ingevuld, bij Status wordt Niet gereed ingevuld en bij Type wordt Ingekochte uren ingevuld.

NB
Werkorder-activiteit wordt automatisch ingevuld als er een werkorder en activiteit zijn opgegeven voor de geselecteerde aanvraagrecord.
Als Werkorder - activiteit wordt ingevuld, worden ook Vakgroep, PrijsPrijs, Taak en Uren aangevraagd ingevuld op basis van de gegevens die zijn ingevoerd voor de geselecteerde Werkorder - activiteit en de bijbehorende Taak.
Klik op Serviceregel toevoegen.

NB
Indien de inkoopaanvraagregel wordt gegenereerd op basis van een offerteaanvraag, worden de velden Offerteaanvraag, Org. offerteaanvraag, Offerte, Org. offerte en Offerteregel tijdens het aanmaken van de regel ingevuld.
Als een offerteaanvraag wordt gegenereerd op basis van de inkoopaanvraag, worden de velden Offerteaanvraag, Org. offerteaanvraag en Offerteaanvraagregel ingevuld zodra de offerteaanvraagregel is aangemaakt. Indien een offerteregel voor een bijbehorende offerteaanvraagregel is geaccepteerd, worden de offertegegevens ingevuld.

Geef de volgende gegevens op:

Leverancier: Voer hier de leverancier van de service in of pas de leverancier eventueel aan. Als een leverancier is ingevoerd in de kopgegevens van de inkoopaanvraag, wordt bij Leverancier automatisch de leverancier uit de kopgegevens ingevuld. Door een leverancier op te geven kunt u gedetailleerder te werk gaan bij het opgeven van zoekcriteria voor het toewijzen van regels aan een inkoopaanvraag.
NB
In het veld Leverancierorganisatie wordt automatisch de organisatie van de geselecteerde leverancier ingevuld. Als er een catalogusreferentie voor de leverancier bestaat, wordt ook Catalogusreferentie leverancier ingevuld.

Werkorder-activiteit: Voer hier de werkorder en activiteit voor de service in. Als een Werkorder - activiteit is ingevoerd in de kopgegevens van deinkoopaanvraag, wordt bij Werkorder - activiteit automatisch de werkorder/activiteit uit de kopgegevens ingevuld.

De werkorder en activiteit uit de kopgegevens kunnen alleen automatisch worden ingevuld op de aanvraagregel als Ingehuurde capaciteit is geselecteerd voor de activiteit op de werkorder. Als de activiteit niet is toegestaan voor ingehuurde services, blijft Activiteit leeg en moet u zelf een geldige activiteit aanmaken of invoeren.

Als u een werkorder en activiteit wilt aanmaken, klikt u op Werkorder/activiteit aanmaken.

Als u een Werkorder – activiteit selecteert of aanmaakt, kan een aantal velden automatisch worden ingevuld op basis van de werkorder/activiteit. Dit hangt af van de gegevens die voor de werkorder/activiteit zijn ingevuld, zoals Object, Vakgroep Taakhoeveelheid (en de eenheid), Prijs (van de taakrecord), Aangevraagd vóór, Organisatie object, Afdeling, Taak, Inkoper, Garantie en Artikelsoort. Bij Serviceregeltotaal worden automatisch de totale kosten van de services op de serviceregel ingevuld. Als de geselecteerde werkorder/activiteit aan een project en budget is gekoppeld, worden Project en Budget ingevuld op basis van de gegevens van de werkorder/activiteit.

Als de geselecteerde Werkorder-activiteit een werkorder met meerdere objecten is, wordt Object ingeschakeld en is het een verplicht veld.

Job: Geef hier het artikel op dat u aan de werkorderactiviteit wilt toevoegen.

Objecten

Kies een van de volgende opties als de werkorder een werkorder met meerdere objecten is:

Een specifiek object invoeren waarnaar de kosten van de services moeten worden gedistribueerd.
Alle objecten invoeren om de kosten van de services gelijkmatig te verdelen over alle objectrecords van de werkorder.
WO-kopgegevensobject invoeren om de kosten van de services alleen te verdelen over de objecten in de kopgegevens van de werkorder.

Wanneer een orderregel wordt gekoppeld aan een werkorder met meerdere objecten, wordt de inkooporderregel alleen naar de activiteit van de moederwerkorder met meerdere objecten gekopieerd. De inkooporderregel wordt niet ingevuld voor de activiteiten van de gerelateerde werkorder.

Regel: Wijzig hier desgewenst het regelnummer van de service op de inkoopaanvraag. Het volgende regelnummer wordt automatisch ingevuld op basis van de installatieparameter INCRLINO.
NB
U kunt het Regelnummer alleen wijzigen bij het toevoegen van een record. Nadat de record is opgeslagen, kan Regel niet meer worden gewijzigd.

Prijs: Voer hier de prijs van de service in.
NB
Als de leverancier en werkorder/activiteit wel aan een vakgroep maar niet aan een taak zijn gekoppeld, wordt bij Prijs het tarief van de leverancier voor de opgegeven Vakgroep ingevuld. Als er geen leverancier bestaat, wordt bij Prijs het tarief ingevuld dat is opgegeven voor de vakgroep en afdeling.

Aangevraagd vóór: Voer hier de datum in waarop de aangevraagde service moet zijn uitgevoerd.

Status: Selecteer hier de status van de service.
NB
Als u de status van de regel probeert te wijzigen in Niet gereed (U) van een vorige status van Geannuleerd (C) of Afgewezen (R) wanneer de kopgegevens de status Niet gereed hebben en de Werkorder - activiteit aan een andere inkoopaanvraagregel is gekoppeld, wordt er een fout weergegeven.

Kostencode: Selecteer hier de kostencode van de service. Als een Kostencode is ingevoerd in de kopgegevens van de inkoopaanvraag, wordt bij Kostencode automatisch de kostencode uit de kopgegevens ingevuld.

Afleveradres: Selecteer hier het afleveradres van de service. Als een Afleveradres is ingevoerd in de kopgegevens van de inkoopaanvraag, wordt bij Afleveradres automatisch het adres uit de kopgegevens ingevuld.

Onkostentype: Selecteer hier het onkostentype van de service.

Offerte-indicator

Selecteer een van de volgende opties om aan te geven of een offerte moet worden aangevraagd bij een leverancier voordat de service kan worden aangevraagd:


Opties	Omschrijving
Geen offerte gevraagd	Selecteer deze optie als geen offerte nodig is voordat de service wordt aangevraagd.
Offerte aanvragen	Selecteer deze optie als een offerte nodig is voordat de service wordt aangevraagd.
Offerte gevraagd vóór inkooporder	Selecteer deze optie als een offerte gewenst is voordat een artikel wordt ingekocht, maar niet absoluut noodzakelijk.

Type

Selecteer een van de volgende opties:


Opties	Omschrijving
Betaling aannemer	Selecteer deze optie als de aangevraagde service wordt uitgevoerd onder een contract. Als u Betaling aannemer selecteert, moet u een Vakgroep invoeren. U kunt geen Werkorder - activiteit invoeren.
Vaste prijs	Selecteer deze optie als de aangevraagde service wordt uitgevoerd voor een vast bedrag. Als u Vaste prijs selecteert, moet u een Werkorder - activiteit invoeren. Bij Uren aangevraagd wordt 1 ingevuld en Prijs wordt op basis van het ingevoerde tarief voor de geselecteerde Vakgroep ingevuld. NB Als u een Leverancier invoert, wordt de Prijs ingevuld op basis van de voor de geselecteerde Taak ingevoerde catalogusprijs van de leverancier. Als u geen Taak opgeeft, wordt de Prijs ingevuld op basis van het voor de geselecteerde Vakgroep ingevoerde tarief van de leverancier.
Ingekochte uren	Selecteer deze optie als de aangevraagde service wordt uitgevoerd tegen uurtarief. Als u Ingekochte uren selecteert, moet u een Werkorder - activiteit invoeren.

Uren aangevraagd: Voer hier het aantal uren in dat naar verwachting nodig is om de service te voltooien.

Als voor de taak een waarde is ingevoerd bij Uren geschat wordt een bepaalde verhouding toegepast en kunt u een Taakhoeveelheid invoeren. Op basis daarvan wordt vervolgens de waarde bij Uren aangevraagd aangepast. Deze verhouding is altijd gebaseerd op de Taak, nooit op de activiteit. Als u een waarde invoert bij Uren aangevraagd, geldt het omgekeerde en wordt de Taakhoeveelheid aangepast. Als er bij Uren geschat geen waarde is opgegeven voor de Taak, worden de velden Taakhoeveelheid en Uren aangevraagd niet gekoppeld De verhouding tussen de Taakhoeveelheid en Uren aangevraagd wordt berekend aan de hand van de volgende formule:

Uren aangevraagd / Taakhoeveelheid = Verhouding

Als de waarde van Uren aangevraagd bijvoorbeeld 1,5 is en de waarde van Taakhoeveelheid is 1, wordt de verhouding als volgt berekend:

1,5 / 1 = 1,5

Als u Uren aangevraagd verandert in 4, wordt de Taakhoeveelheid als volgt berekend:

4 / 1,5 = 2,67

Als u de Taakhoeveelheid verandert, is het omgekeerde van toepassing. Dus als u de Taakhoeveelheid verandert in 4, worden de Uren aangevraagd als volgt berekend:

4 x 1,5 = 6

Als u Uren aangevraagd wist, dan blijft de huidige waarde van Taakhoeveelheid behouden.

Inkoper: Voer hier de inkoper van de service in (of wijzig deze).

Garantie: Selecteer deze optie als de service onder garantie valt.

Artikelsoort: Voer hier de artikelsoort van de service in (of pas deze aan).

Klik op Bevestigen.