Toelichting op inkooporders automatisch genereren
Gebruikers die zijn geconfigureerd als inkoper met de juiste rechten kunnen automatisch inkooporders genereren met de status Niet gereed, Klaar om af te drukken of Goedgekeurd (of gelijkwaardige gebruikerscodes) op basis van bestaande inkoopaanvragen. Ze doen dit op het scherm Inkooporders genereren.
Als u gebruikers toestemming wilt verlenen om inkooporders te genereren en/of goedkeuren op basis van bestaande inkoopaanvragen, moet u de juiste autorisaties voor het genereren voor de entiteit PORD aanmaken op het scherm Statusautorisaties. Voor toewijzing aan gegenereerde inkooporders kunt u ook gebruikerscodes aanmaken voor de status Niet gereed, Klaar om af te drukken en Goedgekeurd.
U moet tevens een voldoende hoge goedkeuringslimiet hebben voor het bedrag van de inkooporder (regel of kopgegevens). Dit wordt ingesteld bij Inkooporder of Goedkeuring inkooporders op het scherm Gebruikers voor het genereren en/of goedkeuren van inkooporders.
De installatieparameter LIMITLEV bepaalt of de goedkeuringslimieten worden bepaald op het niveau van de kopgegevens of van de regels. De systeembeheerder kan LIMITLEV instellen voor Inkooporder en Goedkeuring inkooporders op het niveau van de kopgegevens of op het niveau van de regels via het scherm Installatiecodes.
Als u een inkooporder wilt aanmaken die uw financiële goedkeuringslimiet voor de inkooporder (regel of kopgegevens) overschrijdt, wordt de inkooporder niet gegenereerd.
De scenario's voor het automatisch genereren van inkooporders zijn van toepassing op zowel de kopgegevens als de regels van de inkooporder, en ze zijn hetzelfde ongeacht of LIMITLEV op het niveau van de kopgegevens of regels is ingesteld voor Inkooporderlimiet.
Als bovendien de installatieparameter ASSETASS op P staat en er zijn goedgekeurde aanvraagregels met artikelen die worden bijgehouden Per bedrijfsmiddel en die niet zijn gekoppeld aan een object, dan moet u een bedrijfsmiddel aanmaken voor elk artikel dat Per bedrijfsmiddel wordt bijgehouden.
Bij het genereren van automatische inkooporders kan het systeem meer dan één inkooporder genereren. Op basis van de zoekcriteria die u invoert op het scherm Inkooporders genereren kan het systeem aanvraagregels selecteren met verschillende combinaties van magazijn en/of leverancier. Wanneer u Inkooporder aanmaken selecteert, genereert het systeem voor elke combinatie van magazijn en leverancier een andere inkooporder. Dit concept wordt geïllustreerd aan de hand van de volgende tabel.
| Inkoopaanvraagnummer | Regel | Magazijn | Leverancier | Inkooporder die wordt aangemaakt |
|---|---|---|---|---|
| 10000 | 1 | Magazijn 1 | Leverancier 1 | 10000 |
| 10000 | 2 | Magazijn 1 | Leverancier 1 | 10000 |
| 10001 | 1 | Magazijn 2 | Leverancier 1 | 10001 |
| 10002 | 1 | Magazijn 1 | Leverancier 2 | 10002 |
| 10002 | 2 | Magazijn 2 | Leverancier 2 | 10003 |
Als de regel van een inkoopaanvraag betrekking heeft op een repareerbaar onderdeel dat extern moet worden gerepareerd en er zijn geen reparatiedetails aan het artikel toegewezen (automatisch of via het pop-upvenster Reparatiedetails), worden regels voor een externe reparatie als volgt verwerkt:
- Als Inkooporderstatus op Niet gereed is ingesteld in Inkooporderopties, wordt het extern te repareren onderdeel toegevoegd aan een nieuwe of bestaande inkooporder.
- Als de status van de inkooporder op Klaar om af te drukken is ingesteld, wordt het extern te repareren onderdeel toegevoegd aan een nieuwe inkooporder.
- Als de status van de inkooporder op Goedgekeurd is ingesteld, wordt het extern te repareren onderdeel niet aan een nieuwe of bestaande inkooporder toegevoegd, omdat een inkooporder niet Goedgekeurd kan zijn zonder reparatiedetails.
Als er aan de regel van een extern te repareren onderdeel details zijn toegewezen, wordt de regel toegevoegd aan een nieuwe of bestaande inkooporder op het moment waarop u de inkooporder(s) genereert. Wanneer de inkooporder op Goedgekeurd is ingesteld, wordt de Hvh. aangevraagd van het artikel verplaatst van Hoeveelheid defecte artikelen naar Hvh. bij leverancier in de voorraadrecord van het artikel. Ook wordt de hoeveelheid aangevraagd verwijderd uit Hoeveelheid defecte artikelen in de voorraadrecord (bergruimte) van het artikel.