Kopgegevens van een inkooporder aanmaken
Voor een nieuwe inkooporder maakt u eerst de kopgegevens aan.
Als u de aanvrager van een inkooporder bent, kan er voor u een goedkeuringslimiet gelden. Deze limiet bepaalt de totale maximumwaarde van alle artikelen van een inkooporder. De goedkeuringslimiet kan worden ingesteld op het niveau van de kopgegevens van de inkooporder of op het niveau van alle details. Als het totaal uw limiet overschrijdt, moet u het bedrag wellicht laten goedkeuren door iemand anders (meestal een manager).
- Selecteer Inkoop > Inkooporders.
- Klik op Nieuwe record.
-
Geef de volgende gegevens op:
- Organisatie
- Voer hier de organisatie in waartoe de inkooporder behoort, als u met beveiliging per organisatie werkt. De omschrijving en de velden Status, Magazijn, Inkoper en Vervaldatum van de inkooporder worden automatisch ingevuld.
- Inkooporder
- Voer in het veld ernaast een omschrijving van de inkooporder in. Wanneer u de record opslaat, wordt automatisch een nummer aan de inkooporder toegewezen. Als er bij de inkooporder veel revisies horen, wordt Revisienummer automatisch ingevuld.
- Status
- Selecteer hier de status van de inkooporder.
NB
Uw autorisatieniveau bepaalt de beschikbare waarden voor Status.
- Magazijn
- Voer hier een magazijn in.
- Opsteller
- Voer hier de medewerker in die de inkooporder aanvraagt.
- Vervaldatum
- Voer hier de datum in waarop de artikelen naar verwachting zullen aankomen.
- Inkoper
- Voer hier de inkoper in die verantwoordelijk is voor de inkooporder.
- Afleveradres
- Voer hier het afleveradres voor de inkooporder in.
- Klasse
- Voer hier de klasse van de inkooporder in. Het veld Organisatie klasse wordt automatisch gevuld.
- Traceernummer verpakking
- Voer hier het unieke nummer in op basis waarvan de levering van de verzending voor de inkooporder wordt getraceerd.
- Naar ASN converteren
- Selecteer deze optie om een ontvangstdocument aan te maken in een extern of alternatief magazijnbeheersysteem om het ontvangstproces van de leverancier te voltooien.
- Leverancier
- Voer een leverancier in. De standaard Valuta, de huidige Wisselkoers, Taal en de Levertijd (dagen) van de leverancier worden automatisch ingevuld.
Als de artikelen vallen onder een specifiek contract met de leverancier, worden de velden Contract en Korting automatisch ingevuld nadat u de regels aan de inkooporder hebt toegevoegd. Contract en Korting zijn alleen van toepassing op afzonderlijke orders.
- Valuta
- Voer hier de valuta in die u gebruikt om het artikel te bestellen.
- Wisselkoers
- Voer hier de huidige wisselkoers in.
NB
U kunt Valuta bijwerken als er een wisselkoers is gedefinieerd voor de valuta. U kunt de Wisselkoers bijwerken wanneer de installatieparameter EXRTUPDT op YES staat.
- Standaardgoedkeurder
- Voer hier de persoon in die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de inkooporder.
- Verzenden met
- Voer hier in op welke manier de leverancier het specifieke artikel toestuurt.
- Betalingsvoorwaarden
- Voer hier in op welke manier de leverancier voor de bestelling wordt betaald.
- Vrachtvoorwaarden
- Voer hier in op welke manier en door wie de transportkosten worden betaald.
- FOB-punt
- Voer hier in waar u het eigendom van het artikel overneemt.
- Wijze van betaling
- Voer hier in op welke manier de leverancier wordt betaald.
NB
Klik op Standaardvoorwaarden. Bij Verzenden met, Betalingsvoorwaarden, Vrachtvoorwaarden, FOB-punt en Wijze van betaling worden automatisch de gegevens ingevuld die op het scherm Leveranciers zijn ingevoerd.
Nadat de inkooporder is goedgekeurd, worden Goedgekeurd door en Goedgekeurd op weergegeven.
Nadat regels aan de inkooporder zijn toegevoegd, worden Artikelregels, Serviceregels, Inkooporderregels, Totale belasting, Totaal extra kosten/kortingen, Totale artikelwaarde, Totale servicewaarde en Totale inkooporderwaarde weergegeven.
-
Klik op Record opslaan.
NB
Klik op Nieuwe revisie aanmaken om een nieuwe revisie van de inkooporder aan te maken.
Klik op Alle artikelen ontvangen om een ontvangst aan te maken voor alle openstaande artikelen.