Servicedetails aan een inkooporder toevoegen

U kunt servicedetails toevoegen aan uw inkooporders. Maak een serviceregel aan voor een bepaalde hoeveelheid en een bepaald aantal uren, en voor een bepaalde prijs of een bepaald tarief.

U kunt alleen details van services toevoegen aan een inkooporder als de inkooporder de status Niet gereed heeft.

U kunt de details van de services alleen wijzigen als de serviceregel de status Niet gereed heeft.

Als de installatieparameter POCURR op NO staat, wordt de valuta van de kopgegevens van de inkooporder gekopieerd naar alle afzonderlijke regels van de inkooporder en wordt de Valuta beschermd. De valuta voor de serviceregels moet overeenstemmen met de valuta van de kopgegevens van de inkooporder. Als de installatieparameter POCURR op YES staat, kan voor de serviceregels echter wel een andere valuta worden gebruikt dan voor de kopgegevens van de inkooporder.

Als er voor de invoer van inkooporders een maximumbedrag is opgegeven als limiet, kunt u geen bedragen opslaan die boven deze limiet liggen.

Selecteer Inkoop > Inkooporders.
Selecteer de inkooporder waaraan u services wilt toevoegen en klik op het tabblad Services. Type, Status, de valuta en de Vervaldatum worden automatisch ingevuld.
Klik op Serviceregel toevoegen.

Geef de volgende gegevens op:

Type

Kies een van de volgende opties voor de service:


Optie	Omschrijving
Vaste prijs of Ingekochte uren	Selecteer deze opties als de regel betrekking heeft op een activiteit voor een werkorder die is gemarkeerd om extern te worden ingehuurd. Als u Vaste prijs of Ingekochte uren selecteert, moet u een Werkorder - activiteit invoeren of een werkorder of werkorderactiviteit aanmaken.
Betaling aannemer	Selecteer deze optie als de service van deze regel wordt uitgevoerd onder een contract. Als u Betaling aannemer selecteert, moet u een Vakgroep invoeren. U kunt geen Werkorder - activiteit invoeren als u Betaling aannemer selecteert.

Status

Selecteer hier de status van de serviceregel.

Wanneer u de Status van de service een andere waarde dan Niet gereed geeft en de status van de kopgegevens van de inkooporder op Geaccepteerd, Geannuleerd of Afgewezen staat, dan kunt u de status niet meer terugzetten op Niet gereed.

Als u de status van de regel van de service wijzigt in Niet gereed (U) van een vorige status van Geannuleerd (C) of Afgewezen (R) wanneer de kopgegevens de status Niet gereed hebben en de Werkorder - activiteit aan een andere inkooporderregel is gekoppeld, wordt er een fout weergegeven.

Als de serviceregel is gekoppeld aan een werkorder/activiteit met een projectbudget, moet u – om de serviceregel te kunnen goedkeuren – ook de persoon zijn die goedkeuring verleent aan het projectbudget. Maar als er op het tabblad Autorisaties van het scherm Projecten geen gebruikers staan vermeld, kan iedere gebruiker de regel goedkeuren.

Aanvraagregel

Voer hier een inkoopaanvraag en regel in om services toe te voegen aan de regel op basis van een bestaande inkoopaanvraag voor services.

Als u met de hand een Inkoopaanvraag opgeeft, wordt het regelnummer automatisch ingevuld, mits er op de inkoopaanvraag maar één regel bestaat die aan de zoekcriteria voldoet en mits de regel geldig is. Als de inkoopaanvraag meerdere regels bevat die aan de criteria voldoen, blijft dit veld leeg.

Als de geselecteerde Inkoopaanvraag - regel artikelen bevat die zijn gerelateerd aan een werkorder met meerdere objecten, worden de velden Werkorder - activiteit, Object, Objectorganisatie en Gerelateerde werkorder op basis van de inkoopaanvraag/regel ingevuld.

Werkorder-activiteit

Voer hier het werkordernummer en de activiteit in als de serviceregel is bedoeld voor externe services. Als er geen werkorder of activiteit is gekoppeld aan de regel, klikt u op Werkorder/activiteit aanmaken. Er wordt een nieuw werkordernummer en/of een nieuwe activiteit aangemaakt. Wijzig de werkorder op het scherm Werkorders en pas vervolgens de activiteit aan op het tabblad Activiteiten van het scherm Werkorders.

Als u met de hand een Werkorder - activiteit invoert, wordt het regelnummer automatisch ingevuld, mits er op de werkorder/activiteit maar één regel bestaat die aan de zoekcriteria voldoet en mits de regel geldig is. Als de werkorder/activiteit meerdere regels bevat die aan de criteria voldoen, blijft dit veld leeg.

U kunt alleen details van services toevoegen aan een inkooporder die is gekoppeld aan een werkorder/activiteit met de status Gereedgemeld.

U kunt geen werkorder met meerdere objecten op het tabblad Services aanmaken. Als de geselecteerde Werkorder – activiteit een werkorder met meerdere objecten is, wordt Object ingeschakeld en is het veld verplicht.

Job

Voer hier de job in.

Objecten

Kies een van de volgende opties als de werkorder een werkorder met meerdere objecten is:

Voer een specifiek object in waarnaar de kosten van de service moeten worden gedistribueerd.
Alle objecten invoeren om de kosten van de service gelijkmatig te distribueren naar elke objectrecord van de werkorder.
WO-kopgegevensobject invoeren om de kosten van de service alleen naar de kopgegevens van de werkorder te distribueren.

Wanneer een orderregel wordt gekoppeld aan een werkorder met meerdere objecten, wordt de inkooporderregel alleen naar de activiteit van de moederwerkorder met meerdere objecten gekopieerd. De inkooporderregel wordt niet ingevuld voor de activiteiten van de gerelateerde werkorder.

Vakgroep

Voer hier een vakgroep in als de service onder contract wordt uitbesteed.

Taakplan

Voer hier een taak in als de service onder contract wordt uitbesteed. Vakgroep, Uren aangevraagd, Prijs en de valuta worden automatisch ingevuld.

Uren aangevraagd

Voer hier het aantal uren in dat nodig is om de service uit te voeren.

Prijs

Voer hier de kosten van de service in en geef in het veld ernaast de valuta op.

Als de installatieparameter POCURR op YES staat, kunt u de valuta aanpassen.

Vervaldatum

Voer hier de datum in waarop de service moet zijn uitgevoerd.

Belastingcode

Voer hier de belastingcode in die de service moet worden gekoppeld.

Koers bevriezen

Selecteer deze optie om de wisselkoers gedurende het volledige goedkeuringsproces van de inkooporder te bevriezen.

Als u Koers bevriezen niet selecteert, wordt de koers bijgewerkt op het moment waarop u de inkooporder goedkeurt.

Klik op Bevestigen.

NB
Als u een serviceregel wilt verwijderen, selecteert u de betreffende regel en klikt u vervolgens op Serviceregel verwijderen. U kunt alleen regels van een inkooporder verwijderen als de kopgegevens van de inkooporder de status Niet gereed hebben.

Klik op Opmerkingen toevoegen/wijzigen om opmerkingen aan de taal toe te voegen.