Kopgegevens van een boekstuk voor een factuur aanmaken
Voor de bestelde materialen maakt u eerst de kopgegevens van het boekstuk voor een gewone factuur aan.
U kunt een boekstuk voor een factuur alleen verwijderen als het boekstuk de status Niet gereed heeft. Boekstukken waaraan regels zijn gekoppeld, kunnen niet worden verwijderd.
- Selecteer Inkoop > Boekstukken voor facturen.
- Klik op Nieuwe record.
-
Geef de volgende gegevens op:
- Organisatie
- Voer hier de organisatie in waartoe het boekstuk behoort, als u met beveiliging per organisatie werkt.
- Boekstuk voor factuur
- Geef in het veld ernaast een omschrijving van het boekstuk. Wanneer u de record opslaat, wordt automatisch een boekstuknummer toegekend.
- Registratiedatum
- Voer hier de registratiedatum van het boekstuk in.
NB
De Registratiedatum kan niet vóór de Factuurdatum vallen.
- Status
- Selecteer hier de status van het boekstuk. NB
Als er geen regels aan het boekstuk zijn toegevoegd, kan de status van het boekstuk alleen op Niet gereed of Geannuleerd staan. Dit geldt niet voor boekstukken voor facturen zonder bijbehorende inkooporder.
Boekstukken van het type Factuur kunnen alleen na controle worden goedgekeurd.
Boekstukken van het type Debetnota of Creditnota kunnen alleen worden goedgekeurd als het Boekstuk voor oorspronkelijke factuur is goedgekeurd en als het boekstuk uw goedkeuringslimieten niet overschrijdt.
Als u de status van het boekstuk wijzigt in Niet gereed, krijgen alle bijbehorende regels de status Niet gecontroleerd.
- Type
- Selecteer hier het type boekstuk. Kies een van de volgende opties:
Optie Omschrijving Creditnota Selecteer deze optie om aan te geven dat er een credit aan het boekstuk is toegevoegd. Debetnota Selecteer deze optie om aan te geven dat er een debet aan het boekstuk is toegevoegd. Factuur Selecteer deze optie om aan te geven dat het boekstuk voor een factuur is bestemd. Niet-toegekende kosten Selecteer deze optie om aan te geven dat het boekstuk voor niet-toegekende kosten is. Als deze optie is geselecteerd, worden de velden Subtotaal regels, Belastingbedrag en Totaal boekstuk bijgewerkt op basis van de bijbehorende waarden van het tabblad Niet-toegekende kosten.
Als deze optie is geselecteerd, wordt het tabblad Regels beschermd.
Niet-ink.order Selecteer deze optie om aan te geven dat het boekstuk een leveranciersfactuur is waaraan geen regels mogen zijn gekoppeld, bijvoorbeeld energierekeningen. - Factuur leverancier
- Voer hier het factuurnummer van de leverancier in.
- Factuurdatum
- Voer hier de factuurdatum van de leverancier in.
- Leverancier
- Voer hier de leverancier in van wie u de factuur hebt ontvangen. De velden Organisatie leverancier, Valuta en Wisselkoers worden automatisch ingevuld. NB
Als u een waarde wilt opgeven bij Leverancier en Inkooporder, moet de leverancier op de Inkooporder gelijk zijn aan de bij Leverancier opgegeven waarde.
- Valuta
- Voer hier de valuta van het boekstuk in.
- Wisselkoers
- Voer hier de koers voor de valuta in.
- Klasse
- Voer hier de klasse van het boekstuk in. Het veld Organisatie klasse wordt automatisch gevuld.
- Retour
- Selecteer deze optie om een retour aan te geven.
- Boekstuk voor oorspronkelijke factuur
- Voer het oorspronkelijke boekstuk in. Oorspronkelijke factuur leverancier wordt automatisch gevuld.
NB
Voor boekstukken van het type Creditnota of Debetnota moet een Boekstuk voor oorspronkelijke factuur worden ingevoerd. Als het oorspronkelijke boekstuk een niet-toegekende kostenfactuur is, worden de regels voor credit- of debetnota's beperkt tot de regels op het oorspronkelijke boekstuk.
- Inkooporder
- Voer hier de inkooporder in op basis waarvan u boekstukregels wilt aanmaken.
NB
U kunt ervoor kiezen om geen waarde in te voeren bij Leverancier en in plaats daarvan alleen een Inkooporder op te geven. Hierdoor worden de regels van het boekstuk beperkt tot de regels van de inkooporder uit de kopgegevens van het boekstuk. Dit betekent dat Leverancier, Organisatie leverancier, Valuta en Wisselkoers worden ingevuld op basis van de leverancier van de inkooporder.
U kunt geen Inkooporder invoeren voor boekstukken voor facturen zonder bijbehorende inkooporder.
- Uiterste betaaldatum
- Voer hier de datum in waarop dit boekstuk betaald moet zijn.
NB
De Betaaldatum kan niet vóór de Registratiedatum vallen.
- Betalen aan
- De leverancier aan wie het boekstuk moet worden betaald
NB
Betalen aan moet de leverancier zijn die bij Leverancier is opgegeven of een gerelateerde dochter of moeder daarvan.
- Datum betaald
- Voer hier de datum in waarop deze factuur in werkelijkheid is betaald.
-
Klik op Record opslaan.
NB
Na goedkeuring van het boekstuk wordt Goedgekeurd door ingevuld en wordt de inkooporderregel voor elke regel van het boekstuk bijgewerkt met de hoeveelheid en waarde van de factuur die bij het boekstuk hoort.
Na toevoeging van de kosten aan het boekstuk wordt Totaal boekstuk weergegeven.