Offerteaanvragen definiëren

Offerteaanvragen zijn records met artikelen en services die naar leveranciers worden verzonden om offertes met prijzen op te vragen. Voordat u aanvragen naar leveranciers verzendt, moet u offerteaanvraaggegevens definiëren.

Om offerteaanvragen te definiëren moet u het volgende doen:

  1. Selecteer Inkoop > Offertes > Offerteaanvragen.
  2. Klik op Nieuwe record. De velden Valuta, Gevraagde responsdatum, Aangemaakt door en Aanvraagdatum worden automatisch ingevuld.
  3. Geef de volgende gegevens op:
    Organisatie
    Voer hier de organisatie in waartoe de offerteaanvraag behoort, als u met beveiliging per organisatie werkt.
    Omschrijving offerteaanvraag
    Voer hier een omschrijving voor de offerteaanvraag in.

    Voer de offerteaanvraagdetails in:

    Status
    Kies een van de volgende opties:
    • Niet gereed
    • Gereed voor verzenden
    • Verzonden naar leverancier
      NB

      Als de Status op Verzonden naar leverancier staat, worden offerterecords aangemaakt voor elke leverancier op het tabblad Leveranciers en worden voor het offerterecord artikelen en services gekopieerd naar resp. de tabbladen Artikelen en Services.

    • Offertes ontvangen
      NB

      Deze Status wordt automatisch toegekend als de eerste offerte met prijzen wordt bijgewerkt en de Status van de offerte in Ontvangen wordt gewijzigd.

    • Alle offertes ontvangen
    • Gegund
      NB

      Indien de Status op Gegund staat, worden Gegund door en Datum gegund automatisch ingevuld en worden de kostenwaarden berekend.

    • Geannuleerd
    Valuta
    Voer hier de valuta van de offerte in.
    Magazijn
    Voer hier het magazijn in waarop de offerteaanvraag van toepassing is.
    Aanvrager
    Geef hier de medewerker op die de offertes aanvraagt.
    Responsdatum
    Voer hier de datum in waarop de offertes moeten zijn ontvangen.
    Project
    Voer hier het project in waarop de offerteaanvraag van toepassing is.
    Projectbudget
    Voer hier het projectbudget in waarop de offerteaanvraag van toepassing is.
    NB

    Geef hier het Project of Project - budget op. De velden kunnen niet tegelijkertijd worden ingevuld.

    Werkorder
    Voer hier de werkorder in die gekoppeld is aan de offerteaanvraag. Het veld Object wordt automatisch ingevuld.
    Werkorder-activiteit
    Voer hier de werkorderactiviteit in die gekoppeld is aan de offerteaanvraag.
    NB

    Geef hier de Werkorder of de Werkorder - activiteit op. De velden kunnen niet tegelijkertijd worden ingevuld.

    Objecten
    Geef het object op waarvoor u een offerte aanvraagt als de DMO-werkorder is opgegeven. De velden Organisatie object en Gerelateerde werkorder worden automatisch ingevuld.
    Inkoper
    Voer hier de inkoper voor de offerteaanvraag in.
    Afleveradres
    Voer hier het afleveradres voor de offerteaanvraag in.
    Klasse
    Voer hier de klasse voor de offerteaanvraag in. Het veld Organisatie klasse wordt automatisch gevuld.

    Geef de afdrukopties voor de offerteaanvraag op:

    Individuele regels
    Selecteer deze optie om voor elke weergegeven regel een regel aan te maken.
    Hoev. met vroegste vervaldatum optellen
    Selecteer deze optie om offerteregels aan te maken voor elk artikel en voor elke combinatie van vakgroep en taak die de vroegste Vervaldatum voor de groepering toewijst.
    Hoeveelheden per vervaldatum optellen
    Selecteer deze optie om offerteregels aan te maken voor elk artikel en elke combinatie van vakgroep en taak die op Vervaldatum gegroepeerd zijn.
    Offerteaanvraag automatisch afdrukken
    Selecteer deze optie om de record automatisch af te drukken als de Status op Verzonden naar leverancier wordt gezet.

    Geef de offerteaanvraagdetails op:

    Verzenden met
    Voer hier de verzendwijze in voor de offerteaanvragen.
    Betalingsvoorwaarden
    Voer hier de betalingsvoorwaarden voor de offerteaanvragen in.
    Vrachtvoorwaarden
    Voer hier de vrachtvoorwaarden voor de offerteaanvragen in.
    FOB-punt
    Voer hier het FOB-punt voor de offerteaanvragen in.
    Wijze van betaling
    Voer hier de wijze van betaling voor de offerteaanvragen in.

    Voer hier de e-mailgegevens in.

    Onderwerp e-mail
    Voer hier de onderwerpregel van de e-mail in.
    Berichttekst e-mail
    Voer hier de hoofdtekst van de e-mail in.
  4. Klik op Record opslaan.