Serviceaanvragen aanmaken

Wanneer tenants een verzoek om onderhoud indienen, kunt u daarvoor een serviceaanvraag aanmaken. Via de zoekbalk kunt u snel informatie met betrekking tot de beller opzoeken. Als de bellerrecord niet bestaat, kunt u een nieuwe bellerrecord aanmaken. Als de bellerrecord wel bestaat, kunt u eventueel de gegevens van de beller bewerken en vervolgens gegevens voor de serviceaanvraag invoeren.

Om serviceaanvragen aan te maken moet u het volgende doen:

  1. Selecteer Werk > Serviceaanvragen.
  2. Klik op Nieuwe record.
    In het veld Melddatum en -tijd worden automatisch de huidige datum en tijd ingevuld.
  3. Geef de volgende gegevens op:
    Organisatie
    Voer hier de organisatie in waartoe de serviceaanvraag behoort, als u met beveiliging per organisatie werkt.
    Beller zoeken op
    Selecteer hier de gewenste zoekcriteria.

    Voer een waarde bij met daarin in en klik vervolgens op Zoeken. Er wordt gezocht naar een bellerrecord die voldoet aan de zoekcriteria wat het volgende resultaat oplevert:

    • Een overeenkomende bellerrecord wordt weergegeven
      De velden Naam aanvrager, Telefoon aanvrager, E-mail aanvrager, Klant, Klanttype, Eigendom, Gebouw en Verdieping/unit worden automatisch ingevuld.
    • Er is geen exacte overeenkomst gevonden, maar wel verschillende bellerrecords waarvan het begin overeenkomt met de zoekcriteria
      Het pop-upvenster Bellers wordt geopend. Als u de gewenste bellerrecord in de lijst ziet, selecteert u de bellerrecord waarvoor u een serviceaanvraag wilt aanmaken en klikt u vervolgens op OK. De velden Naam aanvrager, Telefoon aanvrager, E-mail aanvrager, Klant, Klanttype, Eigendom, Gebouw en Verdieping/unit worden (indien beschikbaar) automatisch ingevuld.
    • Er zijn geen bellerrecords die aan de zoekcriteria voldoen
      Maak een nieuwe bellerrecord aan.
    Serviceaanvraag
    Voer in het veld ernaast een omschrijving van de serviceaanvraag in.
    Servicecode
    Voer hier de code van de aangevraagde service in. Systeem, Prioriteit, Standaardresponstijd, Werkelijke responstijd, Werkelijke tijd openen, Kostenraming en de valuta worden ingevoerd, als die gegevens beschikbaar zijn.
    Systeem
    Voer hier de code voor het systeem in waarvoor reparaties nodig zijn.
    Prioriteit
    Selecteer hier de prioriteit van de serviceaanvraag.
    Klasse
    Voer hier de klasse van de serviceaanvraag in.
    Status
    Selecteer hier de status van de serviceaanvraag.
    Type serviceaanvraag
    Selecteer hier het type serviceaanvraag.
    Naam aanvrager
    Voer hier de naam in van degene die de service aanvraagt.
    Telefoon aanvrager
    Voer hier het telefoonnummer in van de persoon die de service aanvraagt.
    E-mail aanvrager
    Voer hier het e-mailadres in van de persoon die de service aanvraagt.
    Referentienummer
    Voer hier het referentienummer voor de service in.
    Naam contactpersoon
    Voer hier de naam in van de contactpersoon op de locatie waar de service moet worden uitgevoerd.
    Telefoon contactpersoon
    Voer hier het telefoonnummer van de contactpersoon in.
    E-mail contactpersoon
    Voer hier het e-mailadres van de contactpersoon in.
    Toegewezen aan
    Voer hier de naam in van de persoon die verantwoordelijk is voor het werk.
    Klant
    Voer hier de klantnaam van de aanvrager in, bijvoorbeeld de naam van het bedrijf waarvoor deze persoon werkt.
    Eigendom
    Voer de naam in van het eigendom waarvoor de service moet worden verleend.
    Gebouw
    Voer hier de naam in van het gebouw waarvoor een service moet worden verleend.
    Verdieping/unit
    Voer hier de naam in van de verdieping/unit waarvoor de service moet worden verleend.
    Gebied
    Voer hier de naam in van het gebied waar de service moet worden verleend.
  4. Voer hier uw eventuele opmerkingen over de serviceaanvraag in.
  5. Klik op Record opslaan.
    Bij Aangemaakt door wordt automatisch de Gebruiker-ID ingevuld van de persoon die de serviceaanvraag heeft opgesteld. Bij Aangemaakt op komen de datum en tijd waarop de serviceaanvraag is aangemaakt.
    NB

    Het systeem controleert of de aangemaakte serviceaanvraag een duplicaat of herhaling is. Als de serviceaanvraag een duplicaat of herhaling betreft, wordt een lijst met mogelijke resultaten weergegeven met daarbij de vraag of u de nieuwe serviceaanvragen wilt markeren als duplicaat of herhaling. Als u aangeeft een bestaande serviceaanvraag te willen dupliceren of herhalen, wordt de serviceaanvraag gemarkeerd als respectievelijk Bovenliggende serviceaanvraag dupliceren of Herhaalde bovenliggende entiteit.

    Als u een lijst wilt weergeven met alle aanvragen voor een specifieke beller, klikt u met de rechtermuisknop op het scherm Serviceaanvragen en kiest u Aanvragen voor beller weergeven.

    Als u een lijst wilt weergeven met alle aanvragen van de opgegeven klant, klikt u met de rechtermuisknop op het scherm Serviceaanvragen en kiest u Aanvragen voor klant weergeven.

    Als u een werkorder voor de serviceaanvraag wilt maken, klikt u met de rechtermuisknop ergens op het scherm Serviceaanvragen en kiest u vervolgens Werkorder aanmaken. Wanneer u een werkorder aanmaakt, wordt een werkorder gegenereerd waaraan u een of meer activiteiten kunt toewijzen. Het nieuwe werkordernummer is hetzelfde als het serviceaanvraagnummer, maar het wordt voorafgegaan door de letters "SR" ("Service Request", serviceaanvraag).