Kosten voor klantencontracten definiëren

U kunt kostendefinities voor een klantencontract definiëren om te bepalen welke systeemfacturen het contract bevat en hoe de factuur wordt gegenereerd. Kostendefinities worden per contractartikel gefactureerd (bijvoorbeeld een object, project of werkorder).

Bij het definiëren van kostendefinities worden aanpassingen opgegeven voor factuurtransacties voor verschillende kostencategorieën, subcategorieën en niveaus, op basis waarvan mede wordt bepaald wanneer en hoe kosten worden gefactureerd aan klanten tijdens het genereren van facturen.

Zie de volgende tabel voor gegevens over categorieën en subcategorieën van kostendefinities die beschikbaar zijn voor selectie:


Kostencategorie	Omschrijving	Kostensubcategorie
Werkorderkosten	Selecteer deze optie om kostendefinitierecords te koppelen aan facturen voor werkorderkosten.	Capaciteit Ingehuurde capaciteit Services Voorraadartikelen Directe inkoop Kosten gereedschap Alle kostentypen
Verkooptransacties	Selecteer deze optie om kostendefinitierecords te koppelen aan facturen voor werkordergerelateerde kosten tegen een vaste verkoopprijs.	Serviceprobleemcodes PO-schema's Standaard werkorder Taken Artikelen Alle verkoopentiteiten
Brandstofkosten	Selecteer deze optie om kostendefinitierecords te koppelen aan facturen voor brandstofuitgiften in het brandstofbeheersysteem.	Diesel Alle brandstoffen
Energiekosten	Selecteer deze optie om kostendefinitierecords te koppelen aan facturen voor energiegebruik zoals elektriciteit of gas.	Artikelsoort Alle energie-artikelsoorten
Gebruikskosten	Selecteer deze optie om kostendefinitierecords te koppelen aan facturen voor gebruik per periode (bijvoorbeeld huur per maand) of per gebruik (bijvoorbeeld gereden kilometers).	Periode Per uur Per dag Per week Per maand Per kwartaal Per jaar Gebruik Mijl
Eenmalige kosten	Selecteer deze optie om kostendefinitierecords te koppelen aan facturen voor eenmalige kosten, zoals administratiekosten, advocaatkosten, brandstof (huurcontract) enzovoort. NB Subcategorieën bevinden zich hier aan het begin en het einde van een contract.

Om kosten te definiëren voor klantencontracten moet u het volgende doen:

Selecteer Werk > Contractbeheer > Klantencontracten.
Selecteer het contract waarvoor u kosten wilt definiëren en klik op het tabblad Kostendefinities.
Klik op Record toevoegen.
Geef de volgende gegevens op:
Contractartikel

Voer hier het contractartikel in waarvoor kosten moeten worden gedefinieerd. Contractartikelen bestaan uit objecten, projecten of werkorders. De beschrijving van het contractartikel en de toepasselijke velden Werkorder, Project of Objecten Organisatie contractartikel worden automatisch ingevuld.
NB
Laat Contractartikel leeg als u deze kosten voor alle contractartikelen in de kopgegevens van het klantencontract wilt definiëren.

Factuurorganisatie

Voer hier de factuurorganisatie in de kopgegevens van het klantencontract in. Bij Broncode worden automatisch gegevens over de herkomst van de record ingevuld.

Factuuromschrijving

Voer een omschrijving in van de factuurtransactie voor de hier gedefinieerde kosten. Deze omschrijving wordt bij het genereren op de factuur weergegeven.

Factuur

Selecteer deze optie om deze kostenregel op te nemen die op de factuur is gedefinieerd.
NB
Gebruik Factuur om uitzonderingen te maken, bijvoorbeeld als u alle werkorderkosten behalve de gereedschapskosten wilt factureren.

Conditie(s) factuur

Specifiek voor kostenniveaus, kostencategorie-aanpassingen en subcategorie-aanpassingen. Selecteer deze optie om deze regel te factureren als de kosten van het lagere kostenniveau opgeteld meer zijn dan nul.

Kostencategorie

Selecteer de categorie van de kosten die in de bovenstaande tabel zijn gedefinieerd voor het klantencontract om het te factureren type van de kosten te bepalen.
Kostenniveau
Selecteer het niveau van facturering voor de kosten die hier zijn gedefinieerd voor het klantencontract. Selecteer een van de kostenniveaus om als volgt te factureren:
- Aanpassing transactie
  
  Selecteer deze optie om de klant te factureren voor de kosten die hier op transactieniveau zijn gedefinieerd, zoals artikelen bevoorraden of brandstof uitgeven.
- Aanpassing subcategorie
  
  Selecteer deze optie om de klant te factureren voor de kosten die hier op groepsniveau zijn gedefinieerd. Zo kunt u Aanpassing subcategorie selecteren om 50 EUR administratiekosten toe te voegen wanneer materialen uit het magazijn worden uitgegeven, of Aanpassing subcategorie selecteren om een belasting van 2% op alle brandstofuitgiften toe te voegen.
- Aanpassing kostencategorie
  
  Selecteer deze optie om de klant te factureren voor de kosten die hier zijn gedefinieerd op kostencategorieniveau. Zo kunt u Aanpassing kostencategorie selecteren om op te geven dat de eerste 250 EUR van de werkorderkosten worden opgenomen in de huurkosten van de ruimte zodat deze kosteloos zijn.
Kostensubcategorie

Selecteer het subcategorieniveau van facturering voor de kosten die hier zijn gedefinieerd voor het klantencontract. Deze selectie is afhankelijk van de selectie die u voor Kostencategorie hebt gemaakt.

Tarief

Voer hier de prijs in die op de factuur moet worden gebruikt voor Energiekosten, Gebruikskosten en Eenmalige kosten.

Percentage aanpassing vóór

Voer hier het percentage in waarmee het transactiebedrag moet worden aangepast voordat aanpassingen op de prijs of transactie worden toegepast.

Prijs per eenheid aanpassing

Voer hier de aanpassing in die op de transactieprijs moet worden toegepast.

Aanpassingstransactie

Voer hier de aanpassing in die op de transactie moet worden toegepast.

Percentage aanpassing na

Voer hier het percentage in waarmee het transactiebedrag moet worden aangepast nadat Percentage aanpassing vóór, prijs- of transactie-aanpassingen worden toegepast.

Minimumhoeveelheid

Voer hier de minimum te factureren hoeveelheid in.
NB
De transactiehoeveelheid wordt vergeleken met Minimumhoeveelheid en als de transactiehoeveelheid minder is, wordt de minimumhoeveelheid gefactureerd.

Minimumkosten

Voer hier de minimaal te factureren kostenwaarde in.

Maximumkosten

Voer hier de maximaal te factureren kostenwaarde in.

Zonder kosten tot en met

Voer hier een geldbedrag in om aan te geven met welk bedrag de factuur wordt verminderd, of het bedrag dat zonder kosten is. Bijvoorbeeld: de eerste 100 EUR van werkorderkosten zijn gratis.

Belastbaar

Selecteer deze optie om aan te geven dat deze transactieregel belastbaar is op de factuur.

Belastingcode

Voer hier het belastingtarief in dat op de kosten van het contractartikel moet worden toegepast.

Eenheid gebruik

Voer hier de eenheid in, zoals mijl of kilometer, waarop het gebruiksgebaseerde tarief wordt toegepast.

Kosten geschat gebruik

Selecteer deze optie om schattingen voor het gebruik en energieverbruik van het object of kostendefinities toe te voegen aan de periodieke facturen.
De klant wordt gefactureerd voor werkelijk gebruik dat is ingevoerd via meterstanden, maar wanneer meterstanden niet zijn bijgewerkt wordt ook het geschatte gebruik gefactureerd dat eronder is ingevoerd in Geschat gebruik per dag.

Doorgifte

Selecteer deze optie om het verschil tussen het werkelijke verbruik en gefactureerde Minimumhoeveelheid door te geven wanneer werkelijk verbruik minder is dan Minimumhoeveelheid.
NB
Het verschil wordt gebruikt in toekomstige facturen om oververbruik te compenseren. Een klant heeft bijvoorbeeld een Minimumhoeveelheid van 1000 kilometer per maand. Bij de klant wordt elke maand 1000 kilometer in rekening gebracht, maar mogelijk rijdt de klant een bepaalde maand slechts 900 kilometer. De klant zou dan 100 kilometer verliezen omdat bij het genereren van de factuur van de klant de Minimumhoeveelheid wordt gehanteerd.
Met Doorgifte kan deze 100 kilometer aan een buffer worden doorgegeven die in de volgende factuurperioden kan worden gebruikt als de klant meer dan de 1000 kilometer per maand gebruikt.

Beginwaarde meter

Voer hier de waarde van de meter aan het begin van het contract. Dit is de beginwaarde van de meter voor de eerste factuur.

Geschat dagelijks gebruik

Voer hier het geschatte gebruik per dag in dat op de factuur in rekening moet worden gebracht als Kosten geschat gebruik voorheen is geselecteerd. De klant wordt tijdens het genereren van facturen gefactureerd voor geschat gebruik per dag of energieverbruik wanneer werkelijk gebruik via meterstanden niet bekend of onvolledig is.

Vakgroep

Voer hier de vakgroep van de kostendefinitie in. Dit is alleen relevant voor werkorderkosten en als u uitzonderingen wilt maken voor bepaalde vakgroepen.

Uurtype

Geef hier het type besteding van de kostendefinitie op. Dit is alleen relevant voor werkorderkosten en als u uitzonderingen wilt maken voor bepaalde uurtypen.

Artikelklasse

Voer hier de artikelklasse van de kostendefinitie in. Dit is alleen relevant voor werkorderkosten en als u uitzonderingen wilt maken voor bepaalde artikelklassen.

Werkelijk gebruik

Selecteer deze optie als het object of contractartikel een eigen meter heeft (watermeter, gasmeter of elektriciteitsmeter) op basis waarvan energieverbruik kan worden gemeten.

Vloeroppervlak gebruiken

Selecteer deze optie als het object of het contractartikel geen eigen meter heeft en u energieverbruik wilt meten en bijhouden op basis van de energierekening voor het gebouw, dat wil zeggen: Herkomst energierekening.
NB
Als u aangeeft vloeroppervlak te willen gebruiken in de berekeningen, wordt het factuurpercentage berekend op basis van het vloeroppervlak van het contractartikel en dat van de herkomst energierekening, zoals het gebouw waarin het contractartikel zich bevindt.

Factuurpercentage

Voer hier het percentage in van de energierekening of het te factureren werkelijke verbruik.

Herkomst energierekening

Voer hier de herkomst van de energierekening in, meestal één object, om aan het contractartikel te koppelen. De beschrijving van de herkomst van de energierekening en Herkomstorganisatie energierekening worden automatisch ingevuld.
NB
Met de herkomst van de energierekening worden het energieverbruik en het tarief bepaald, als Tarief leeg is gelaten voor deze kostendefinitierecord.
Klik op Bevestigen.

NB
Klik op Belastingcodes opnieuw instellen om belastingcodes opnieuw in te stellen op basis van de geselecteerde waarden voor de gekoppelde contractartikelen.
Klik op Ontbrekende meters koppelen voor alle contractartikelen waarbij een verbruiksgebaseerde kostendefinitie verwijst naar een metereenheid die niet aanwezig is voor het object. Deze meter wordt aan het object toegevoegd.

Klik op Energievoorkeuren bijwerken om de energie-instellingen op te slaan van alle artikelsoorten en alle objecten waarnaar op het contract wordt verwezen.