Reserveringen definiëren

U kunt een reservering definiëren voor een klant voor de registratie van de verhuur van objecten voor korte perioden en voor de kosten op basis van gebruikstoeslagen voor een periode (uren, dagen en weken) en/of voor het gebruik gemeten in een specifieke eenheid (mijlen, kilometers en draai-uren). De reservering kan ook vaste kosten omvatten, zoals brandstofkosten of reparatiekosten voor afhandeling van schade tijdens de verhuurperiode.

Om reserveringen te definiëren, moet u het volgende doen:

Selecteer Werk > Contractbeheer > Reserveringen.
Klik op Nieuwe record.

Geef de volgende gegevens op:

Organisatie: Voer hier de organisatie in waarvoor de reservering wordt aangemaakt, als u met beveiliging per organisatie werkt.

AANVRAAG, RESERVERING: Voer hier een unieke code voor de reservering in en geef in het veld ernaast een omschrijving ervan. Wanneer u de record opslaat, wordt automatisch een reserveringsnummer toegewezen.

Status

Selecteer hier een status voor de reservering. Selecteer een van de volgende statuswaarden:


Status	Omschrijving
Niet gereed	Selecteer deze status als de reservering kan worden bewerkt en niet is goedgekeurd. NB Wanneer de status Niet gereed is, kunnen alle velden worden gewijzigd met uitzondering van de volgende: Verhuur aan klanten Organisatie Aangemaakt door Aangemaakt op Voltooid
Uitgegeven	Status moet worden gewijzigd in Uitgegeven wanneer de reserveringsobjecten aan de klant worden uitgegeven.
Geretourneerd	Status moet worden gewijzigd van Uitgegeven in Geretourneerd wanneer de klant het reserveringsobject retourneert.
Voltooid	Status moet worden gewijzigd van Geretourneerd in Gereedgemeld wanneer de reservering gereed is. NB De status wordt automatisch bijgewerkt van Gereed in Voltooid op basis van de datum waarop de Verhuur gereed is en de installatieparameter CCFIDAYS die op het tabblad Opties van Organisatie is gedefinieerd.
Geannuleerd	Selecteer deze status als het contract geen invloed meer heeft op reserveringen.

Type reservering: Voer hier het type verhuur in voor de reservering.
NB
Als de gebruiker de optie Leenauto selecteert, wordt Ontvangen objecten ingeschakeld. Als de gebruiker Poolauto selecteert, wordt Ontvangen objecten beschermd.

Objecten: Voer hier het object in waarop de reservering van toepassing is.

Ontvangen objecten: Voer hier de gegevens van de ontvangen objecten in.
NB
Het geselecteerde object voor Type verhuur is het object dat wordt geleend terwijl het ontvangen object wordt gerepareerd. Dit veld wordt alleen ingeschakeld wanneer Type verhuur wordt ingesteld op Leenauto.

Verhuur-sjabloon: Voer hier de sjabloon in die moet worden toegepast op de klantreservering.

Klasse: Voer hier de klasse van de reservering in.

Uitgeven aan: Voer hier de klant in die het gereserveerde object ontvangt.

Klant: Voer hier de unieke code van de klant in.

Contactpersoon klant: Voer hier de naam van de contactpersoon klant in.

Voer Telefoon (werk) en E-mailadres van de klant in.

E-mail factuur verzenden: Selecteer deze optie om de factuur van de klantreservering aan de klant te e-mailen.

Voer Rijbewijsnummer, Kostencode en Belastingcode in.

Voer de gegevens in op de velden Uitgiftedatum/-tijd, Uitgiftelocatie, Uitgiftestand en Brandstofniveau uitgifte voor het verhuurobject.

Voer de gegevens in op de velden Retourdatum/-tijd, Retourlocatie, Retourstand en Brandstofniveau retour voor het verhuurobject.

Voer de gegevens in op de velden Gecorrigeerde uren, Gecorrigeerde dagen, Gecorrigeerd verbruik en Gecorrigeerd brandstofverbruik als de berekende waarden moeten worden overschreven.

De waarden voor de factuurdetails, zoals Berekende uren, Berekend brandstofverbruik, Nettobedrag, Belastingbedrag en Brutobedrag, worden ingevuld.

Klik op Record opslaan. Het resereringsnummer wordt gegenereerd.

NB
Als u een factuur wilt genereren, klikt u met de rechtermuisknop op het scherm en selecteert u vervolgens Factuur genereren.