Toelichting op terminologie van wagenparkbeheer

Een specifiek type bedrijfsmiddel dat in de wagenparkmodule wordt gebruikt.

Voorbeeld: Als u een bestelbusje uit uw wagenpark wilt classificeren als voertuig in het systeem, moet u Voertuig selecteren op het scherm Bedrijfsmiddelen.

Het wagenpark is een verzameling voertuigen die ofwel kort aan medewerkers worden uitgeleend (in het systeem aangegeven met 'poolauto's' en 'leenauto's') of die als permanent transportmiddel ter beschikking worden gesteld van de medewerkers ('vast toegewezen auto's' genoemd).

Voorbeeld: De wagenparkmodule dient voor het beheer van het complete wagenpark van een bedrijf, organisatie enzovoort.

Voertuigbonnen dienen voor het bijhouden van de uitgifte en retour van voertuigen uit het wagenpark.

Voorbeeld: U maakt een voertuigbon aan om een specifiek voertuig bij te houden in het systeem. Via deze bon is bekend wanneer het voertuig wordt uitgegeven aan en wordt teruggebracht door een bepaalde medewerker. Ook worden hiermee allerlei andere kenmerken van het voertuig bijgehouden, zoals de kilometerstand, de parkeerlocatie en de hoeveelheid brandstof.

De status van een voertuigbon verandert gedurende de levenscyclus ervan. Hierna volgt een overzicht van de statuscodes.

Uitgegeven

Hiermee wordt aangegeven dat het voertuig momenteel aan een medewerker is uitgegeven en dat het bedrijfsmiddel in kwestie niet meer in het wagenpark beschikbaar is.

Geretourneerd

Hiermee wordt aangegeven dat het voertuig door de medewerker is teruggebracht en dat het bedrijfsmiddel in kwestie weer beschikbaar is in het wagenpark.

Voltooid

Hiermee wordt aangegeven dat de bon is voltooid, klaar voor facturering. De bon is nu klaar voor uitgifte.

In het wagenpark wordt onderscheid gemaakt tussen drie typen voertuigen. Hierna volgt een overzicht van de typen voertuigen.

Poolauto

Een voertuig dat een tijdelijk transportmiddel is voor medewerkers. Als een medewerker een auto uit de pool nodig heeft voor een specifieke taak bijvoorbeeld, wordt een poolauto toegewezen uit het wagenpark.

Leenauto

Een voertuig dat een tijdelijk transportmiddel is voor medewerkers, met name wanneer hun vast toegewezen auto niet beschikbaar is. Wanneer de auto van een medewerker moet worden gerepareerd, wordt een leenauto toegewezen uit het wagenpark totdat de vast toegewezen auto is gerepareerd.

Vast toegewezen auto

Een voertuig dat langdurig aan een medewerker is toegewezen. Vast toegewezen auto's zijn vaak auto's van de zaak die voor weken, maanden of jaren tegelijk aan een medewerker ter beschikking worden gesteld.

Een uitzondering betekent dat er extra kosten aan een voertuigbon worden gekoppeld voor uitzonderlijke omstandigheden in verband met het voertuig. Uitzonderingscodes worden gekoppeld aan voertuigbonnen op het tabblad Uitzonderingen van het scherm Voertuigbonnen.

Voorbeeld: Gebruik een uitzonderingscode om extra kosten in rekening te brengen bij klanten die een auto terugbrengen met te weinig brandstof in de tank.

Met een aanpassing koppelt u een credit of debet aan een eerdere factuur. Aanpassingen zijn zichtbaar op de daaropvolgende factuur. Als u een bon wilt corrigeren die met een verkeerde kostencode is gefactureerd, voert u een nieuwe Kostencode in. Aanpassingen zijn mogelijk voor een poolauto, leenauto en vast toegewezen auto.

Voorbeeld: Als er aan een klant van uw wagenpark te veel kilometers in rekening is gebracht tijdens de vorige factureringsperiode, maakt u een credit om de klant op de volgende factuur te vergoeden.

Facturen worden door het factureringsproces gegenereerd volgens een specifiek factureringsschema. De frequentie waarmee facturen worden gegenereerd, wordt bepaald door de factureringsperiode (factureringsschema). Klanten van het wagenpark kunnen de facturen ook weergeven.

Voorbeeld: U kunt een factuur voor een specifieke klant uit een specifieke factureringsperiode weergeven.

Perioden bepalen de factureringsschema's die het factureringsproces aansturen. Aan het einde van het factureringsschema worden facturen voor de klant gegenereerd die overeenstemmen met de Einddatum periode van het factureringsschema.

Voorbeeld: Facturering per week, maand, kwartaal enzovoort is mogelijk.

Een factureringscode bepaalt de normale kosten die aan de klant in rekening wordt gebracht voor de diverse factureringscategorieën. De facturerings- en prijsverhogingscodes bepalen samen (wanneer ze aan specifieke wagenparkklanten worden gekoppeld) de totale tarieven voor de factureringscategorieën.

Voorbeeld: U maakt een factureringscode voor de gebruikskosten aan en koppelt vervolgens een tarief aan die factureringscode. Aan de klanten van het wagenpark worden dan de gebruikskosten in rekening gebracht.

Met prijsverhogingen worden de extra kosten bedoeld die boven op het normale tarief (van de factureringscode) in rekening worden gebracht. De facturerings- en prijsverhogingscodes bepalen samen (wanneer ze aan specifieke wagenparkklanten worden gekoppeld) de totale tarieven voor de factureringscategorieën.

Voorbeeld: U maakt een prijsverhogingscode voor de gebruikskosten aan en koppelt vervolgens een tarief aan die prijsverhogingscode. Wanneer een prijsverhoging nodig is, wordt die aan de klanten van het wagenpark in rekening gebracht voor de gebruikskosten.

Een groep die wordt gebruikt voor het werken met voertuigen uit het wagenpark en die voor dat voertuig een factuur krijgen.

Voorbeeld: U maakt een klant aan die overeenstemt met een specifieke afdeling van het bedrijf. Een bedrijf definieert bijvoorbeeld een afdeling Water & Riolering als één klant van het wagenpark en een afdeling P+R als een andere klant.