Toelichting op factureringsproces van het wagenpark

Via het wagenparksysteem krijgen de wagenparkklanten een factuur voor het gebruik van hun pool- of leenauto of hun vast toegewezen auto. Ook andere voertuigkosten worden in rekening gebracht, zoals de kosten van onderhoud (werk en onderdelen), activiteiten die niet rechtstreeks met onderhoud in verband staan, brandstof, verzekering en de uitzonderingen die aan de voertuigbon worden gekoppeld.

Het factureringsproces is het onderdeel van de wagenparkmodule waarin facturen worden gegenereerd voor wagenparkklanten. Dit is een automatisch proces en wordt bepaald door Begindatum proces en Begintijd proces op het tabblad Factureringsschema's van het scherm Wagenparkconfiguratie. De factureringsperioden worden bepaald door de Einddatum periode voor elk factureringsschema op het tabblad Factureringsschema's van het scherm Wagenparkconfiguratie. Op basis van deze datum worden facturen voor het wagenpark gegenereerd.

Als om wat voor reden dan ook de facturen niet automatisch worden gegenereerd, kunt u het factureringsproces met de hand starten. Daartoe klikt u op Factureringsproces uitvoeren op het tabblad Parameters van het scherm Wagenparkconfiguratie.

Als bij het handmatig starten van het factureringsproces geen factuur wordt gemaakt voor perioden die aan een Einddatum periode zijn gekoppeld die vóór de meest recente Einddatum periode valt, worden de facturen voor de vroegste niet-gefactureerde periode gegenereerd. Vervolgens worden facturen voor de volgende vroegste niet-gefactureerde periode gefactureerd totdat alle niet-gefactureerde perioden (die de vervaldatum voorbij zijn) zijn verwerkt.

U kunt ook de huidige kosten voor een klant weergeven. Daartoe klikt u op Huidige kosten op het tabblad Factureringshistorie van het scherm Wagenparkklanten. Alle kosten tot aan de huidige systeemdatum worden berekend en weergegeven. Door de huidige kosten te bekijken krijgt u een idee van de kosten van die periode tot op heden.

Ten slotte kunt u de laatste factuur van een specifieke klant opnieuw genereren. Daartoe klikt u op Factuur opnieuw genereren op het scherm Wagenparkfacturen. De facturen die zijn gekoppeld aan de laatste factureringsperiode, worden weergegeven. Benut de mogelijkheid om facturen opnieuw te genereren om vergissingen te corrigeren. U genereert dan een nieuwe factuur in plaats van een aanpassing in te voeren. De wijzigingen zijn zichtbaar op de daaropvolgende factuur.

Zie Wagenparkfacturen wijzigen voor meer informatie over wagenparkfacturen.