Voertuigbonnen aanmaken

U maakt voertuigbonnen aan om de uitgifte en retour van voertuigen uit het wagenpark te kunnen bijhouden. Het wagenpark is een verzameling voertuigen die ofwel kort aan medewerkers worden uitgeleend (in het systeem aangegeven met 'poolauto's' en 'leenauto's') of die langdurig ter beschikking worden gesteld ('vast toegewezen auto's' genoemd).

NB

U moet over specifieke rechten voor voertuigbonnen beschikken om records voor voertuigbonnen te kunnen toevoegen, bijwerken en verwijderen.

Om voertuigbonnen aan te maken moet u het volgende doen.

  1. Selecteer Werk > Wagenpark > Voertuigbonnen wagenpark.
  2. Klik op Nieuwe record.
    Aangemaakt op en Aangemaakt door worden automatisch ingevuld.
  3. Geef de volgende gegevens op:
    Type bon
    Kies een van de volgende opties:
    • Poolauto
      Selecteer deze optie om aan te geven dat het voertuig een poolauto is.
    • Leenauto
      Selecteer deze optie om aan te geven dat het voertuig een leenauto is.
    • Vast toegewezen auto
      Selecteer deze optie om aan te geven dat het voertuig een vast toegewezen auto is.
    Bonstatus
    Kies een van de volgende opties:
    • Uitgegeven
      Selecteer deze optie om aan te geven dat het voertuig wordt uitgegeven.
    • Geretourneerd
      Selecteer deze optie om aan te geven dat het voertuig is teruggebracht.
    • Voltooid
      Selecteer deze optie om aan te geven dat de bon is voltooid, klaar voor facturering.
    Voertuig
    Voer hier het voertuig in dat u aan de voertuigbon wilt koppelen. De omschrijving van het voertuig en de velden Voertuigorganisatie, Werkplaats, Voertuigstatus, Brandstofpeil uitgifte, Parkeerlocatie uitgifte en Kilometerstand uitgifte worden automatisch ingevuld.
    Ontvangen voertuig
    Voer hier het ontvangen voertuig in dat u aan de voertuigbon wilt koppelen. De beschrijving van het ontvangen voertuig en de velden Organisatie ontvangen voertuig en Status ontvangen voertuig worden automatisch ingevuld.
    NB

    Ontvangen voertuig kan alleen worden opgegeven voor bonnen voor leenauto's.

    Uitgegeven aan
    Voer hier de medewerker in aan wie u het voertuig wilt uitgeven. De gegevens bij Kostencode, Klant wagenpark, Organisatie klant wagenpark, Nummer rijbewijs en Telefoonnummer worden automatisch ingevuld.
    Kostencode
    Voer hier de kostencode in waaraan u de voertuigbon wilt koppelen.
    Nummer rijbewijs
    Voer hier het nummer van het rijbewijs van de medewerker in.
    Overig
    Voer hier de bezoekende medewerker in aan wie u het voertuig wilt uitgeven.
    NB

    Bij Uitgegeven aan en/of Overig moet een medewerker worden ingevoerd.

    Telefoonnummer
    Voer hier het telefoonnummer van de medewerker in.
    Klant wagenpark
    Voer hier de klant in die van het wagenpark gebruikmaakt en die u aan de voertuigbon wilt koppelen. Organisatie klant wagenpark wordt automatisch ingevuld.
    Bonklasse
    Voer hier de klasse van de bon in.
    Brandstofpeil uitgifte
    Voer hier in hoeveel brandstof in het voertuig aanwezig is op het moment van uitgifte. De hoeveelheid wordt automatisch overgenomen van de laatste bon (indien aanwezig).
    Parkeerlocatie uitgifte
    Voer hier de locatie in waar het voertuig zich bevindt op het moment van uitgifte. De locatie wordt automatisch overgenomen van de laatste bon (indien aanwezig).
    Kilometerstand uitgifte
    Voer hier de kilometerstand van het voertuig in op het moment van uitgifte. De kilometerstand wordt automatisch overgenomen van de laatste bon of meterstand (de hoogste waarde wordt overgenomen).
    Datum/tijd uitgifte
    Voer hier de datum en tijd in waarop het voertuig wordt uitgegeven.
    NB

    Datum/tijd uitgifte kan niet later vallen dan de systeemdatum/-tijd of de Datum/tijd retour.

    Verwachte datum/tijd retour
    Voer hier de geschatte datum en tijd in waarop het voertuig wordt terugverwacht.

    Gebruik de volgende velden voor de retour van eerder uitgegeven voertuigen:

    Brandstofpeil retour
    Voer hier in hoeveel brandstof in het voertuig aanwezig is op het moment van retour.
    Parkeerlocatie retour
    Voer hier de locatie in waar het voertuig zich bevindt op het moment van retour.
    Kilometerstand retour
    Voer hier de kilometerstand van het voertuig in op het moment van retour.
    Datum/tijd retour
    Voer hier de datum en tijd in waarop het voertuig wordt teruggebracht. Uren gebruikt en Kilometers gebruikt worden automatisch ingevuld.
    Uren
    Voer hier het aantal uren in dat voor het voertuig moet worden gefactureerd.
    Kilometerstand
    Voer hier het aantal kilometers in dat voor het voertuig moet worden gefactureerd.
  4. Klik op Record opslaan. De velden Bon, Datum/tijd uitgifte en Uitgegeven door worden automatisch ingevuld. Ook de velden Factureringscode en Code prijsverhoging die zijn gekoppeld aan Voertuig, Klasse, Categorie, Type en Klant wagenpark worden automatisch ingevuld.
    NB

    Als er uitzonderingen aan de voertuigbon zijn gekoppeld, wordt Uitzonderingen geselecteerd.

    Op het moment waarop een voertuigbon met de status Geretourneerd wordt opgeslagen, worden de velden Terug naar, Kostprijs uren met valuta, Kostprijs kilometers met valuta, Kostprijs uitzonderingen met valuta, Totale kosten met valuta en Einddatum periode ingevuld.

    Op het moment waarop een voertuigbon met de status Voltooid wordt opgeslagen, wordt Datum/tijd gereedgemeld ingevuld.

    Klik op Facturering vaste toewijzing om de factureringsdetails weer te geven van elke periode waarin de bon voor een vast toegewezen auto is gefactureerd.