Klantkosten goedkeuren en genereren

U kunt klantkosten goedkeuren nadat u de resultaten van tijd- en materiaalberekeningen hebt gecontroleerd en gecorrigeerd.

Nadat de klantkosten zijn goedgekeurd, genereert u facturen op basis van alle klantkosten. Er worden klantkosten gegenereerd voor alle werkorders en niet alleen voor de werkorder die op het tabblad Lijstweergave is geselecteerd.

Om klantkosten goed te keuren en te genereren moet u het volgende doen:

  1. Selecteer Werk > Services bedrijfsmiddelenbeheer > AMS-klantkosten goedkeuren.
  2. Selecteer de werkorder waarvoor klantkosten moeten worden goedgekeurd en klik vervolgens op het tabblad Recordweergave. De velden Kostennummer, Uitvoerdatum, Klant, Aanvrager en Klantencontract worden automatisch ingevuld.
    NB

    Met Kostennummer worden verschillende facturen aan dezelfde werkorder gekoppeld.

  3. Geef de volgende gegevens op:
    Status
    Voer de status in van de kosten van de klant. Hieronder vindt u een omschrijving van de mogelijke statuswaarden voor klantkosten:
    Optie Omschrijving
    Goedgekeurd De werkorderkosten worden gefactureerd. Alle velden worden beschermd behalve Status.
    Gegevensfout Een door het systeem gegenereerde status. De werkorderkosten worden niet gefactureerd. U kunt Status, Blijven doorberekenen en Correcties desgewenst bijwerken.
    Uitsluiten van facturering De werkorderkosten worden niet gefactureerd. U kunt Status, Blijven doorberekenen en Correcties desgewenst bijwerken.
    Gefactureerd Een door het systeem gegenereerde status die aangeeft dat de kosten worden gefactureerd. Alle velden zijn beschermd.

    Nadat u de factuur hebt gegenereerd, verandert de Status automatisch in Gefactureerd.

    Niet goedgekeurd Standaardstatus van de berekeningen. U kunt Status, Blijven doorberekenen en Correcties desgewenst bijwerken.
    Blijven doorberekenen
    Selecteer deze optie zodat factuurkosten voor dezelfde werkorder gegenereerd kunnen blijven worden. Als deze optie wordt geselecteerd, wordt een nieuw Kostennummer aangemaakt wanneer klantkosten worden gegenereerd, wordt een nieuw nummer toegewezen aan een nieuwe berekende kostenrecord en wordt het verschil in prijs tussen de werkelijke en de bestaande berekeningen weergegeven.
    NB

    Blijven doorberekenen wordt automatisch geselecteerd voor berekeningen van niet-gereedgemelde werkorders.

    Opmerkingen
    Voer hier opmerkingen in met betrekking tot de werkorderkosten.
    Correcties
    Voer hier het bedrag in om de werkorderkosten aan te passen. Voer verlagingen als negatieve bedragen in.
  4. Klik op Alle klantkosten genereren.
  5. Voer de gegevens in de velden Organisatie, Werkorder, Klant, Afdeling, Object en Project in waarvoor u de werkorderkosten wilt berekenen.
  6. Geef de volgende gegevens op:
    Vrijgegeven werkorders
    Selecteer deze optie als u alleen werkorderkosten voor vrijgegeven werkorders wilt berekenen.
    Rapport afdrukken
    Selecteer deze optie als u een rapport met alle berekende werkorderkosten wilt afdrukken.
    Gereedgemeld vanaf en Gereedgemeld tot
    Voer hier voor de werkorder de gereedmeldingsperiode in waarvoor werkorderkosten moeten worden berekend.
    Gereedgemelde werkorders
    Selecteer deze optie als u alleen werkorderkosten voor gereedgemelde werkorders wilt berekenen.
  7. Klik op Berekenen.
    NB

    Als u geen criteria voor het genereren van kosten hebt opgegeven, worden de kosten voor alle werkorders van het type JOB of PPM gegenereerd met de status Vrijgegeven of Gereedgemeld. In het systeem wordt gecontroleerd of de werkorders geen moederwerkorder hebben en dat de klantkosten niet de Status Goedgekeurd, Niet factureren of Gefactureerd hebben.